Varmasti jokainen, joka järjestää tapahtumia, hoitaa järjestelyt parhaansa mukaan. Kaikki tapahtumajärjestäjät toivovat osallistujien viihtyvän ja jopa hyötyvän. Loistavan tapahtuman järjestäminen ei kuitenkaan ole helppoa! Toimiva tapahtuman palautekysely varmistaa, että jatkuvaa kehittymistä tapahtuu.
Kirjoitin aiemmassa blogipostauksessani NPS:n hyödyntämisestä tapahtumien onnistumisen mittarina, joten suositteluhalukkuuteen ei nyt tässä tekstissä sukelleta enää sen syvemmin. Jos tapahtumista haluaa kehittää todellisia timantteja, kannattaa palautetta pyytää myös konkreettisella tasolla.
Tässä artikkelissa käydään läpi:
- Mistä asioista palautetta kannattaa kysyä
- sekä annetaan vinkkejä palautteen saamisen varmistamiseksi!
Miten rakentaa toimiva palautekysely tapahtumalle?
Palautekysely ei saa olla liian pitkä, mutta kuitenkin siitä tulisi saada riittävästi informaatiota tulevien tapahtumien kehittämistä varten. Palautetta kannattaa pyytää esimerkiksi:
1. Tapahtumaviestinnästä
Oliko viestintä selkeää ja oikea-aikaista? Viestittiinkö tarpeeksi ja oliko tarpeellinen info helposti löydettävissä?
Ihmiset luovivat tänä päivänä melkoisessa informaatiotulvassa, joten oikea-aikainen ja tavoittava viestintä on valtavan tärkeässä roolissa. Sähköpostit täyttyvät uutiskirjeistä ja kiireellisistä todo-asioista, joten yksi yksittäinen viesti tapahtumaan liittyen hukkuu helposti. On siis järkevää selvittää tapahtumiesi osallistujilta, kokivatko he viestintäsi riittäväksi.
Tuliko tapahtumaviestinnästä negatiivista palautetta? Kehitä tapahtumaviestintääsi näillä vinkeillä!
2. Teknisestä toteutuksesta
Etenkin virtuaali- ja hybriditapahtumissa tekniikalla on hurjasti väliä. Tökkikö ääni? Näkyikö kuva ja jaettu ruutu?
Teknisiltä kömmähdyksiltä ei välttämättä paraskaan valmistautuminen suojaa, mutta perusasioissa kannattaa pyrkiä hyvään laatuun. Virtuaalisissa tapahtumissa osallistujien keskittyminen herpaantuu herkästi, eikä rakeinen kuva tai särisevä ääni auta asiaa ollenkaan. Muista siis kysyä osallistujilta, millaisina he kokivat teknisen laadun. Jos haasteita oli, ei niiden korjaaminen onneksi vaadi valtavaa budjettia – peruslaadukkaita mikkejä ja kameroita saa nykyään jo kohtuuhinnalla, eikä vuokraamisen mahdollisuutta kannata unohtaa. Nappaa täältä vinkkimme pienen budjetin webinaaristudion rakentamiseen!
3. Esiintyjistä
Karismalla ja esiintymiskokemuksella on väliä. Saiko joku esiintyjä kävijät erityisesti pauloihinsa?
Harjoitus tekee mestarin esiintymisessä, joten palautetta kannattaa ehdottomasti pyytää. Joku saattaa jännityksen vuoksi puhua hurjan nopeasti, toinen taas innostuu jaarittelemaan liiankin pitkästi omasta lempiaiheestaan. Jonkin alan erikoisosaaminen ei vielä tarkoita sitä, että henkilö olisi välttämättä paras valinta liveyleisön eteen – omasta tiimistä ja tuttavapiiristä löytyvät luontevat esiintyjät kannattaa valjastaa hommiin. Vinkkejä oman esiintymisen harjoittamiseen löydät Youtubesta webinaaritallenteeltamme Onnistu etäesiintymisessä!
4. Avoimilla kentillä
Mikä harmitti tai ärsytti? Oliko tapahtumassa jotain positiivisia yllätyksiä?
Palautteen antajille kannattaa antaa mahdollisuus purkaa tuntojaan avoimeen kenttään. Etenkin jos osallistujalla on mielessään painavaa kritiikkiä tapahtumaa kohtaan, hän luultavasti haluaa päästä hieman avautumaan tapahtumajärjestäjälle. Ja mikä pettymys onkaan, jos tässä tilanteessa eteen aukeaa tiukan strukturoitu palautelomake joka ei anna mahdollisuutta kommentoida ollenkaan harmituksen aihetta.
Kuinka kannustaa palautteen antamiseen?
- Kysy palautetta heti tapahtuman jälkeen
- Kerro jo tapahtuman aikana, että palautetta tullaan pyytämään
- Varmista että palautteen antaminen on helppoa
- Kerro miksi palautetta pyydetään
- Tarvittaessa palkitse palautteen antajia
Hienostakaan tapahtuman palautekyselystä ei ole hyötyä, jos siihen ei saada vastauksia. Täysin varmaa tapaa saada tapahtuman kävijät antamaan palautetta ei toki ole. Palautteen pyytämiseen liittyy kuitenkin muutama sudenkuoppa, jotka välttämällä mahdollisuutesi onnistua paranevat huomattavasti. Ota haltuun ainakin nämä hyvät käytänteet:
1. Kysy palautetta heti tapahtuman jälkeen
Isoilla festivaaleilla palautekysely voidaan lähettää muutama päivä tapahtuman päättymisen jälkeen, sillä on odotettavissa että festarimuistot pysyvät tuoreina kävijöiden mielessä melko pitkään. Jos kuitenkin järjestät koulutuksia, kursseja tai webinaareja jotka eivät ehkä parhaimmillaankaan ole yhtä ikimuistoisia kuin festivaalit Suomen kesässä, kannattaa näiden tapahtumien palautekysely lähettää osallistujille välittömästi tapahtuman päätyttyä.
Vinkki! Järjestä tapahtuman loppuun muutama minuutti palautekyselyyn vastaamista varten. Virtuaalitapahtumassa linkkaa kysely chattiin ja paikan päällä mahdollista vastaaminen omalla puhelimella QR-koodin kautta.
2. Kerro jo tapahtuman aikana, että palautetta tullaan pyytämään
Muista kertoa osallistujille jossain tapahtuman vaiheessa, että palautetta tullaan pyytämään tapahtuman jälkeen. Ääneen sanottu toive palautteesta voi innostaa ihmisiä antamaan palautetta hieman aktiivisemmin, ja he osaavat odottaa esimerkiksi sähköpostiin kilahtavaa viestiä.
3. Varmista että palautteen antaminen on helppoa
Palautelomakkeen täyttämiseen ei saa kulua liian kauaa aikaa. Vaikka osallistujien mielipidettä tekisi mieli kysyä kaikista tapahtuman osa-alueista, malta kuitenkin mielesi. Valitse lomakkeeseen muutama tärkein asia, joista haluat palautetta pyytää. Etenkin jos tapahtumasi toistuu melko samalla konseptilla säännöllisesti voit aina välillä vaihtaa palautelomakkeen aiheita!
4. Kerro miksi palautetta pyydetään
Voi tuntua itsestäänselvältä kirjata palautepyyntöön, että palautetta käytetään tapahtuman kehittämiseen ja parantamiseen. On kuitenkin järkevää aidosti perustella, miksi osallistujan kannattaisi käyttää tapahtuman jälkeen omaa aikaansa tapahtumajärjestäjän auttamiseen.
5. Tarvittaessa palkitse palautteen antajia
Jos tapahtuman palautekyselyn täyttäminen on kovin nihkeää, voi osallistujia aivan hyvin kokeilla aktivoida jollain pienellä palkinnolla. Palautteen antajien kesken voidaan myös arpoa vaikkapa lippuja seuraavaan tapahtumaan tai lahjakortteja – kohderyhmästä riippuen. Parhaimmillaan palautteen antajien kannustamiseen käytetyt resurssit eivät ole kuluerä vaan investointi, joka kannattaa tulevaisuudessa kun tapahtumaan osataan kehittää.
Palautetta pyydettäessä kannattaa myös huomioida palautekyselyn visuaalinen ilme. Helpointa on käyttää valmista palautetyökalua, josta lähtevät palautelomakkeet ovat varmasti tyylikkäästi brändisi näköisiä. On myös tärkeää saada palauteraportti helposti luettavassa muodossa, jolloin sitä on helppo oikeasti hyödyntää. Jos kaipaat tyylikästä vaihtoehtoa tapahtumapalautteen keräämiseen, kannattaa tutustua tarkemmin meidän Eventilla Surveysiin.
