Hybriditapahtuman järjestäminen
Hybriditapahtuma toimii livenä ja verkossa
Hybriditapahtuma yhdistää verkkotapahtuman ja livetapahtuman. Hybridi tapahtumaan voi siis osallistua sekä verkossa, että livenä paikan päällä. Eventillan avulla hybriditapahtuman järjestäminen sujuu vaivattomasti – ja aina brändisi mukaisesti.
Hybriditapahtuma
Hybriditapahtuman järjestäminen vaivatta
Eventilla on helppokäyttöinen tapahtumanhallinnan palvelu verkossa. Järjestelmä mahdollistaa hybriditapahtumalle tapahtumasivun, viestinnän sekä ilmoittautumiset ja lipunmyynnin. Hybriditapahtumassa tärkeä viestinnän kohdennus onnistuu järjestelmällä helposti jolloin osallistuminen sekä verkossa että paikan päällä on vaivatonta. Hybriditapahtuman järjestäminen on kahden tapahtuman järjestämistä yhtäaikaa – joten tapahtumajärjestäjän täytyy voida keskittyä itse olennaiseen ja jättää automatisoitavissa olevat asiat toimivan tapahtumanhalllintajärjestelmän huoleksi!
Tapahtumanhallinta hybriditapahtumassa
Miksi tapahtumanhallintajärjestelmä?
Tapahtumanhallintajärjestelmä mahdollistaa hybriditapahtumalle tärkeät digitaaliset materiaalit: tapahtumasivun, ilmoittautumiset sekä kohdennetun tapahtumaviestinnän. Myös osallistumistyypin vaihtaminen onnistuu tarvittaessa ilman järjestäjän manuaalista työtä ja maksullisen tapahtuman lipun hinta voidaan palauttaa automaattisesti peruutuksen sattuessa. Hybriditapahtuman osallistujat kirjataan automaattisesti sisään etätoteutuksessa ja tapahtumaan paikan päälle saapuvien QR-koodilliset liput luetaan maksuttomalla EventillaApp-sovelluksella.
Hybridi tapahtumassa kerätty tärkeä data saadaan myös siirrettyä muihin käytössä oleviin järjestelmiin kun CRM-järjestelmään tai taloushallinnon järjestelmään.
Tapahtumasivu
Eventillan avulla luot hybriditapahtumalle monisivuisen tapahtumasivun täysin ilman koodaustaitoja. Hybriditapahtuman omalla sivulla osallistuja valitsee haluamansa osallistumistyypin ja ilmoittautuu tai maksaa osallistumismaksun. Onnistuneen ilmoittautumisen jälkeen lähetät automatisoidusti linkin hybriditapahtuman etätoteutukseen tai QR-koodin paikan päällä tehtävää rekisteröimistä varten.
- Monisivuinen tapahtumasivu hybriditapahtumalle
- Ilmoittautumislomake ja osallistumismaksut
- Linkki onlinetoteutukseen tai QR-koodi paikan päälle
Hybridi tapahtuman ilmoittautumiset
Eventilla mahdollistaa jokaiselle tapahtumalle rajattoman määrän osallistumistyyppejä, mikä on tarpeen hybriditapahtumaa järjestettäessä. Ilmoittautumisten hallintaan on monia hyödyllisiä ominaisuuksia: lipunmyynnin ajastukset ja hintamuutokset, avec-ilmoittautumiset sekä jonotuslista tapahtuman livetoteutuksen täyttymistä silmällä pitäen. Hybriditapahtumassa on monta liikkuvaa osaa, joten ilmoittautumisten vastaanoton automatisointi helpottaa valtavasti!
Aseta ja automatisoi mm. nämä:
- Osallistumistyypit ja eri hinnat
- Jonotuslista livetapahtumaan
- Sähköinen pääsylippu QR -koodilla
Tapahtumaviestintä
Hybriditapahtumassa on vähintään kaksi osallistumistyyppiä: live- ja verkko-osallistuminen. Niiden kävijöiden kokemus ja tarpeet eroavat toisistaan, joten on tärkeää kohdentaa myös viestintä osallistujatyypin mukaisesti. Eventillan avulla voit helposti jaotella viestinnän eri tarpeiden mukaan – esimerkiksi webinaarilinkin lähtemään vain verkossa osallistujille.
- Kutsut
- Muistutusviestit
- Kiitokset
- Palautekyselyt
- Osallistumistodistukset
Mika TiainenGrowth and Marketing Director, Liana TechnologiesEventilla on meille liiketoimintakriittisesti hyvin tärkeä palvelu, jolla toteutamme meidän prospekteille ja asiakkaille kiinnostavia webinaareja.
Vinkkejä hybriditapahtumiin
Hybriditapahtuman osallistujilla on erilaisia viestintätarpeita: osa tarvitsee saapumisohjeita, osa taas tietoja webinaariin liittymisestä. Siksi on tärkeää kohdentaa oikeanlaista viestintää osallistujatyypin mukaan. Eventillan avulla voit luoda erilaiset vahvistusviestit kummallekin osallistujaryhmälle ja automatisoida viestinnän ilmoittautumistyypin perusteella.
Ominaisuudet hybriditapahtumiin
Eventilla hybriditapahtumiin
Rajaton määrä osallistumistyyppejä
Hybriditapahtumassa on aina vähintään kaksi eri osallistumistyyppiä, usein enemmänkin.
Kirjaa länsäolotiedot
Läsnäolotiedot saadaan hybriditapahtuman etäpuolelta automaattisesti ja paikan päällä voidaan hyödyntää maksutonta EventillaApp-sovellusta.
Kohdennettu viestintä
Hybriditapahtumassa osallistumisen selkeys ja helppous ovat avainasemassa. Viesti kohdennetusti osallistumistyypin mukaan.
Palautekysely osallistumistyypin mukaan
Kohdenna hybriditapahtuman palautekysely osallistumistyypin mukaan. Palautteen avulla järjestät aina vain parempia tapahtumia!
Vastaanota osallistumismaksut
Maksullisen hybriditapahtuman järjestämisessä lipunmyynnin ominaisuudet säästävät aikaa ja hermoja.
Toteutus oman brändisi mukaan
Kaikki Eventillalla luodut materiaalit hybriditapahtumaasi ovat täysin oman brändisi mukaisia, aina verkko-osoitteita myöten.
Webinaari-integraatio hybriditapahtumassa
Varmista tapahtumasi online-osuuden onnistuminen Eventillan webinaari-integraation avulla. Integraatiolla vältät linkin toimittamisessa kirjoitusvirheet ja inhimilliset näppäilyvirheet, kun henkilökohtainen liittymislinkki haetaan suoraan webinaarijärjestelmästä. Saat myös luotua hybridi tapahtumalle webinaarin suoraan Eventillasta, jolloin tapahtuman luojalla ei tarvitse edes olla tunnuksia käytössä olevaan webinaarijärjestelmään!
Etkö löytänyt käyttämäsi järjestelmää listasta? Kysy mahdollisuuksista myös muihin alustoihin.
WebinarJam
Helppokäyttöinen webinaarialusta.
GoToWebinar
Webinaarijärjestelmä.
Lue lisää
Microsoft Teams
Tiimityöskentely ja online-kokoukset.
Lue lisää
Eventilla-paketit hybriditapahtumiin
Asiakkaiden rakastama hybriditapahtuma kumppani.
Kiinnostuitko?
Ota yhteyttä, niin kerromme lisää. Voit myös varata demon suoraan asiantuntijaltamme.