Juhlien järjestäminen

Ilmoittautumiset juhliin

Juhlien järjestäminen vie aikaa ja muistettavaa riittää. Sujuvalla tapahtumanhallintajärjestelmällä vähennät työtaakkaasi ja teet juhlista ainutlaatuiset. Eventillan avulla voit järjestää kaikki juhlat aina yritystilaisuuksista hääjuhliin. Tee juhlista omannäköisesi ja yksilöi osallistujien kokemus kutsuista kiitosviesteihin – näin varmistat että juhlistasi tulee ikimuistoiset.

Juhlien hallinta Eventillalla

Eventilla on helppokäyttöinen tapahtumanhallinnan palvelu verkossa. Järjestelmä mahdollistaa juhliisi tapahtumasivun, johon keräät kaiken tarpeellisen tiedon juhliesi osallistujille helposti ilman koodaustaitoja. Sähköpostikutsut rakennat juhliesi ilmeeseen sopiviksi ja tapahtumasivun kautta hallinnoit juhlien osallistujia, joko keräämällä ilmoittautumisia, osallistumisen vahvistuksia tai myymällä lippuja juhliisi. Ajastetulla viestinnällä jaat käytännön ohjeet kätevästi kerralla kaikille juhlijoille – ja juhliisi osallistuminen on helppoa! Eventillan avulla järjestät juhlat haluamasi ilmeen mukaisesti, oli kyseessä sitten yrityksen vuosipäivät tai hääjuhla.

Juhlaprosessi vaivattomasti verkossa

Eventillan avulla luot nopeasti juhlillesi oman verkkosivun, johon voit koota kaikki osallistujien tarvitsemat tiedot. Sähköpostikutsujen avulla voit pyytää osallistujiasi vahvistamaan tulonsa tiettyyn päivämäärään mennessä, ja ajastaa tarvittaessa lähetettävän muistutusviestin heille jotka eivät vielä ole vastanneet kutsuusi. Voit luoda juhliin erilaisia osallistumistyyppejä, esimerkiksi VIP-vieraat, esiintyjät ja muut osallistujat erikseen. Ilmoittautumislomakkeella kysyt osallistujilta kaikki tarvittavat tiedot juhlapäivää varten, esimerkiksi tarpeen kyyditykselle sekä ruokavaliotiedot. Eventilla on tietoturvallinen tapa hallinnoida osallistujien henkilötietoja. Tarvittaessa esimerkiksi ruokavaliotiedot voi jakaa catering:ille anonyymisti omana digitaalisena raporttinaan.

Kutsu osallistujat juhliisi sähköpostitse
Jaa kaikki tarvittavat tiedot tapahtumasivulla
Kysy tarvittavat tiedot ilmoittautumislomakkeella
Kerää ilmoittautumiset ja muistuta osallistujia tarvittaessa
Hallitse juhlien osallistujien henkilötiedot turvallisesti
Jaa tarvittavat osallistujatiedot digitaalisesti

Juhlien verkkosivu, kutsut ja osallistujahallinta samalla järjestelmällä

Juhlatila valmiina vastaanottamaan juhlijat

Pidä juhliesi kutsut, tapahtumasivu, muistutukset ja muu viestintä yhtenäisenä. Luo tapahtumallesi oma ilme tai pidä se yrityksesi brändin mukaisena. Kohdenna ja ajasta viestintää osallistujille ennen juhlia, niiden aikana ja jälkikäteen.

Ilmoittautuminen ja sisäänpääsy ovat ensikosketus juhliisi. Muotoile ilmoittautumislomake juuri tarpeidesi mukaan: voit esimerkiksi varmistaa osallistujien erikoisruokavaliot tai tarjota heille kyydityksen kotiin lisämaksusta, koska maksujen periminen onnistuu samalla sivulla.

Henkilökohtaisten QR-koodien avulla luot osallistujillesi yksilöidyn tapahtumakokemuksen. Eventilla mahdollistaa myös teemaasi sopivien nimikylttien tulostamisen, jotta juhlavieraasi voivat verkostoitua keskenään.

Osallistujamäärä on oleellinen tieto monessa juhlien järjestämisen vaiheessa. Eventilla mahdollistaa oman osallistumisen perumisen itse, jolloin juhlien järjestäjän sähköposti ei täyty viimehetken estymisten ilmoituksista. Osallistujaraportti on myös helppo jakaa linkkinä tietoa tarvitseville, oli kyseessä sitten bussikuski tai istumajärjestyksen laatija. Digitaalinen raportti on aina ajantasalla!

Miksi juhlien järjestäminen Eventillalla kannattaa?

Juhlien tapahtumasivu helposti

Luo tapahtumasivu nopeasti, ilman koodaustaitoja ja aina oman ilmeenne mukaan.

Helpot sähköpostikutsut

Lähetä kutsut ajoissa ja muistuta heitä jotka eivät vielä ole reagoineet.

Ilmoittautumislomake

Kysy kaikki tarvittavat tiedot yhdellä lomakkeella. Kyytitarpeet, pöytäseuruetoiveet ja erikoisruokavaliot muutamalla klikkauksella!

Omien tietojen muokkaus

Joku unohti ilmoittaa allergiastaan, toinen ottaakin avecin mukaansa… Kun omien tietojen muokkaaminen on osallistujalle mahdollista, ei juhlien järjestäjän aikaa kulu tällaiseen säätöön!

Henkilötietojen hallinta

Henkilötiedot on mahdollista anonymisoida juhlien jälkeen ja digitaaliset, aikarajoitetut raportit eivät unohdu kenenkään läppärille!

Myös osallistumismaksut samalla järjestelmällä

Eventilla sopii myös maksullisten juhlien järjestämiseen tai lisämaksullisten palveluiden myyntiin muuten ilmaisissa juhlissa.

Saumaton sisäänpääsy juhliin

Eventillasta osallistuja saa mobiilimuotoisen QR-koodin, jonka voi halutessaan myös tulostaa. Juhlien sisäänpääsyssä QR-koodi skannataan helppokäyttöisellä EventillaApp-sovelluksella, joka pitää kirjaa sisään tulleiden tiedoista. Ja näin juhlat voivat alkaa!

Vinkki juhliin

”Juhlien järjestelyissä ruoka on usein pääosassa. Ilmoittautumislomakkeella voit antaa osallistujien valita oman menunsa valmiista vaihtoehdoista. Lomakkeella voit myös tiedustella osallistujien ruokavaliorajoitukset etukäteen ja automatisoida tietojen lähettämisen suoraan catering-palvelulle.”

Minna Eventillalta