Budjetointityökalu helpottaa maksullisen tapahtuman talouden suunnittelua ja seurantaa – ennen tapahtumaa, tapahtuman aikana ja sen jälkeen. Eventillan budjetointityökalulla rakennat tapahtuman budjetin, vertailet suunniteltua ja toteutunutta myyntiä sekä kuluja ja näet kokonaisuuden selkeästi yhdessä paikassa. Käytännössä kyseessä on tapahtumajärjestäjän budjettilaskuri, joka päivittyy reaaliajassa lipunmyynnin edetessä.
Hyviä uutisia maksullisten tapahtumien järjestäjille!
Kehitimme Eventillaan uuden työkalun, joka tekee maksullisten tapahtumien budjetin hallinnasta vaivatonta. Uusi budjetointityökalu mahdollistaa nimensä mukaisesti tapahtuman budjetin laatimisen, mutta myös suunnitellun budjetin vertaamisen toteutuneeseen myyntiin sekä kuluihin. Budjetointityökalulla voi seurata tapahtuman myynnin kehitystä ennen tapahtumaa. Tarvitseeko jonkin tapahtuman tai koulutuksen markkinointiin laittaa lisää paukkuja? Etenkin paljon maksullisia koulutuksia järjestävät koulutustalot ovat koekäytössä ihastuneet tähän työkaluun!
Mitä budjetointityökalu tekee käytännössä?
Budjetointityökalu löytyy Eventillasta tapahtuman muokkauksen yhteydestä. Maksulliseen tapahtumaan voi luoda halutun määrän erilaisia lippuja, eli erilaisia ilmoittautumistyyppejä. Usein esimerkiksi ajoissa ostetut liput ovat halvempia “Early Bird” -lippuja, VIP-asiakkaille myydään erikoishintaan lisäpalveluita tai eritellään live- ja onlineosallistumiset eri hintaisiksi. Kun jokaiselle ilmoittautumistyypille on merkitty hinnat, on aika siirtyä budjetointityökalun puolelle kirjaamaan tapahtuman odotettuja myyntejä.
- Laadi tapahtuman budjetti etukäteen
- Kirjaa odotettu myynti ja odotetut kulut
- Kirjaa toteutunut myynti ja toteutuneet kulut
- Tarkastele suunniteltua ja toteutunutta tapahtumabudjettia
- Kehitä tapahtumiasi pitkäjänteisesti
- Hallitse koko tapahtuman maksuprosessi
Laadi tapahtuman budjetti etukäteen
Odotetut myynnit koostuvat lipunmyynnistä ja muusta odotetusta myynnistä. Odotettuun lipunmyyntiin kirjataan yksinkertaisesti se määrä, mitä odotat mitäkin lippua myytävän. Lippujen hinnat täyttyvät työkaluun automaattisesti!
Pssst. Tarjoatko alennuksia lipuistasi? Eventillaan kirjatut alekoodit ja niiden kautta saadut alennukset näkyvät tapahtumabudjetin yhteenvedossa. Niiden kirjaamisesta ei siis tarvitse erikseen huolehtia!
Kirjaa odotettu myynti ja odotetut kulut
Muu odotettu myynti on esimerkiksi oheistuotteiden, lisäpalveluiden tai sponsorirahojen kaltaista tuottoa. Se kirjataan budjettiin erikseen kiinteinä summina.
Odotetun myynnin jälkeen tapahtuman budjetti kaipaa odotettuja kuluja. Niitä voidaan lisätä osallistujakohtaisesti tai kiinteinä kuluina. Kiinteisiin kuluihin merkitään esimerkiksi tilavuokra ja osallistujakohtaisiin kuluihin lounaskulut. Osallistujakohtaisten kulujen määrä kasvaa reaaliajassa sitä mukaa, kun tapahtumaan saadaan ilmoittautumisia.
Kirjaa toteutunut myynti ja toteutuneet kulut
Tapahtuman jälkeen on aika verrata suunniteltua budjettia toteutuneeseen. Lipunmyynnistä saadut tulot päivittyvät automaattisesti tapahtumabudjetin yhteenvetoon, joten niitä ei tarvitse käsin kirjata. Toteutunut muu myynti sen sijaan täytyy tarkistaa manuaalisesti. Budjetointityökalu ehdottaa toteutuneeksi myynniksi aiemmin kirjaamaasi odotettua myyntiä, joten jos kaikki meni täysin suunnitelmien mukaan voit vain tallentaa ehdotetut summat. Harvoin kuitenkaan budjetointivaiheessa osataan ihan tarkkaan sanoa myyntimääriä, joten toteutunut muu myynti useimmiten kirjataan käsin. Toteutuneet kulut -välilehdellä voi viilata vielä todelliset kulut kohdilleen.
Tarkastele suunniteltua ja toteutunutta tapahtumabudjettia
Yhteenvedossa on samalle sivulle koottu sekä tapahtuman suunniteltu, että toteutunut budjetti. Yhteen taulukkoon kootusta raportista on helppo verrata suunniteltuja ja toteutuneita lukuja keskenään. Budjetointityökalu laskee myös automaattisesti katteen per osallistuja sekä tapahtuman tuottoprosentin.
Kehitä tapahtumiasi pitkäjänteisesti
Yhteenvetosivulla tapahtuman talouden tarkastelu ja analysointi on helppoa. Kun yhteen näkymään on kerätty eriteltynä koko tapahtuman taloudellinen rakenne, on selkeästi nähtävissä millä osa-alueella on vielä kehitettävää. Omien tapahtumien maksuliikenteen seuraaminen pitkäjänteisesti Eventillan budjetointityökalun avulla mahdollistaa jatkuvan kehityksen.
Hallitse koko tapahtuman maksuprosessi Eventillassa
Tarkasti laaditun tapahtumabudjetin lisäksi tapahtuman maksuliikenne kannattaa järjestää mahdollisimman sujuvaksi. Eventilla tarjoaa oman verkkomaksumoduulin, jonka avulla verkkomaksujen, luottokorttimaksujen ja mobiilimaksujen vastaanottaminen käy käden käänteessä. Verkkomaksumoduulin lisäksi tapahtumamaksut on mahdollista kerätä oman, Eventillaan integroidun maksutavan avulla tai laskuttaa maksut osallistujilta.
Jotta tärkeät tiedot siirtyvät ilman manuaalista työtä kaikkiin käytössä oleviin järjestelmiin, kannattaa Eventilla integroida esimerkiksi taloushallintoon, CRM-järjestelmään, jäsenrekisteriin tai laskutustietojärjestelmään. Tarjoamiimme integraatioihin voi tutustua tarkemmin täällä.
Haluatko budjetoinnin ja lipunmyynnin samaan paikkaan?
Usein kysyttyjä kysymyksiä:
- Onko budjetointityökalu myös budjettilaskuri? Kyllä. Budjetointityökalu toimii käytännössä budjettilaskurina: se kokoaa suunnitellun myynnin ja kulut sekä päivittää toteutuman yhteenvedoksi, jolloin näet tilanteen nopeasti.
- Päivittyykö lipunmyynti budjettiin automaattisesti? Kyllä. Lipunmyynnistä saadut tulot päivittyvät automaattisesti budjetin yhteenvetoon, jolloin sinun ei tarvitse kirjata myyntiä käsin.
- Voinko lisätä sekä kiinteitä että osallistujakohtaisia kuluja? Kyllä. Voit kirjata esimerkiksi tilavuokran kiinteänä kuluna ja lounaskulut osallistujakohtaisina kuluina, jotka kasvavat ilmoittautumisten mukana.
- Mihin budjetointityökalu auttaa eniten ennen tapahtumaa? Se auttaa seuraamaan myynnin kehitystä ja reagoimaan ajoissa, jos jokin lipputyyppi tai koulutus tarvitsee lisää markkinointipanostuksia.
Kirjoittajasta
Kirjoittajasta
