TALLENNE: Tapahtumaprosessin tehostaminen – Automatisoi 5 eniten aikaa vievää vaihetta

Tapahtumajärjestäjän arki kuluu usein manuaalisessa työssä: taulukoiden pyörittämisessä, tietojen päivittämisessä ja jatkuvassa sähköpostirumbassa. Maaliskuussa 2026 järjestetyssä Eventillan webinaarissa markkinointipäällikkö Vilma Autio ja tekninen johtaja Markus Haataja purkivat ne viisi osa-aluetta, jotka syövät eniten aikaa ja kuinka ne voidaan taklata automaation avulla.

Katso webinaaritallenne:

Mikäli upotus ei näy, voit katsoa tallenteen myös suoraan Youtubesta.

1. Osallistujatietojen hallinta

Osallistujatiedot ovat harvoin staattisia; muutokset, peruutukset ja erityistoiveet, kuten avecit tai ruokavaliot, vaativat jatkuvaa päivittämistä.

• Salli osallistujien muokata tai perua ilmoittautumisensa itse.
• Voit asettaa takarajan (esim. 24h ennen h-hetkeä), minkä jälkeen muokkaukset lukittuvat.
• Suosituissa tapahtumissa jonotuslista on tehokas tapa pienentää ”no-show”-prosenttia, kun peruuntuneet paikat vapautuvat heti seuraavalle.
• Rikasta dataa hakemalla tietoja automaattisesti esimerkiksi jäsenrekisteristä tai YTJ:stä.

2. Viestinnän automatisointi

Älykäs viestiputki hoitaa kutsut, vahvistukset, muistutusviestit ja kiitokset ilman, että järjestäjän tarvitsee lähettää jokaista viestiä erikseen.

• Hyödynnä automaattisia muuttujia (kuten tapahtuman nimi tai alkamisaika), jolloin viestit pysyvät ajan tasalla, vaikka aikataulu muuttuisi viime hetkellä.
• Voit suodattaa viestit lähtemään vain tietylle joukolle, esimerkiksi lähettämällä bussiaikataulun vain kuljetuksen valinneille.
• Koulutustapahtumissa voit automatisoida osallistumistodistusten lähetyksen heti suoritusmerkinnän jälkeen.

3. Sidosryhmien koordinointi

Tapahtuma vaatii viestintää muillekin kuin osallistujille: cateringille, esiintyjille, sponsoreille ja vapaaehtoisille.

• Tuo sidosryhmät mukaan tapahtumaan käyttämällä piilotettuja lipputyyppejä, jolloin viestintä heidän suuntaansa on yhtä sujuvaa kuin osallistujillekin.
• Luo reaaliaikaisia raporttilinkkejä (esim. cateringille ruokavalioista), jotka ovat aina ajan tasalla ja voidaan suojata salasanalla tietoturvallisesti.

4. Maksut ja laskutus

Maksuliikenteen tulisi hoitua suoraan ilmoittautumisen yhteydessä ilman manuaalista naputtelua.

• Tarjoa monipuoliset maksutavat, kuten verkkopankit, luottokortit, MobilePay tai Klarna integraatioiden avulla.
• Vie laskutusdata suoraan yrityksen reskontraan (esim. Procountor tai Netvisor), jolloin talousosasto hoitaa oman tonttinsa ilman siiloutunutta dataa.
• Seuraa reaaliaikaisesti esimerkiksi lipunmyynnin kehittymistä suhteessa odotettuihin tavoitteisiin suoraan hallintatyökalusta.

5. Raportointi ja jälkityö

Tapahtuman päättyminen ei tarkoita työn loppumista, vaan datan analysointia ja jatkohyödyntämistä.

• Huolehdi, että osallistujadata siirtyy automaattisesti asiakkuudenhallintajärjestelmään.
• Analysoi trendejä – mitkä aiheet kiinnostavat ja ketkä osallistujat ovat teille uusia kontakteja. Automaation ansiosta tätä ei tarvitse kaivaa käsin, vaan data on heti oikeassa paikassa.