TALLENNE: Kaikki tapahtumista(ni): Tapahtumien uusi normaali

Tapahtuma-ala on kokenut viime vuosina valtavan murroksen. Ensin siirryttiin yhdessä yössä täysin virtuaaliseen maailmaan, ja nyt tasapainoilemme liven, etäosallistumisen ja hybriditoteutuksien välimaastossa. Mutta millainen on tapahtumien uusi normaali ja mitä osallistujat todella nykypäivänä vaativat?

Eventillan Kaikki tapahtumistani -webinaarisarjassa markkinointipäällikkö Vilma Autio sai vieraakseen Helsingin Ekonomien toiminnanjohtajan Marjaana Töylin. Helsingin Ekonomit järjestää vuosittain jopa 200 tapahtumaa ja kerää niihin kymmeniä tuhansia osallistumisia, joten dataa ja kokemusta tapahtumien menestyksekkäästä johtamisesta todella löytyy.

Katso koulutustallenne:

Mikäli upotus ei näy, voit katsoa tallenteen myös suoraan YouTubesta.

1. Live vai verkko? Valitse formaatti tavoitteen mukaan

Korona-ajan pakottaman virtuaaliloikan jälkeen on huomattu, että molemmilla toteutustavoilla on oma selkeä paikkansa. Valinta liven ja verkon välillä tulisi aina perustua tapahtuman luonteeseen ja tavoitteeseen.

• Livetapahtumat: Kun tavoitteena on verkostoituminen ja aitojen kohtaamisten luominen, lähitapahtuma on ylivoimainen. Osallistujan vaatimustaso on kuitenkin kasvanut: pelkän luennon kuuntelemisen takia harva enää matkustaa paikan päälle. Livenä on tarjottava lisäarvoa, jota ruudun takaa ei voi kokea.
• Virtuaalitapahtumat: Webinaarit ovat ketterin tapa tavoittaa laaja yleisö. Esimerkiksi ruuhkavuosia eläville ammattilaisille virtuaalitapahtumat ovat usein ainoa mahdollisuus osallistua kiireisen arjen keskellä. Ne sopivat erinomaisesti yksisuuntaisempaan tiedonjakoon ja koulutuksiin.

2. Tallenteiden katselu on uusi osallistumisen muoto

Virtuaalitapahtumien no-show-prosenttia eli ilmoittautuneita, jotka eivät saavu linjoille, päivitellään usein, mutta ilmiötä kannattaa katsoa uudesta näkökulmasta. Marjaana Töyli huomauttaa, että tallenteiden kuluttaminen on kasvanut räjähdysmäisesti.

Tallenteen tilaaminen on osallistujalle joustava tapa kuluttaa sisältöä omien aikataulujen puitteissa. Datan perusteella tallenteiden katselukäyttäytyminen poikkeaa kuitenkin live-osallistumisesta: tunnin mittaisesta tallenteesta katsotaan keskimäärin noin 20 minuuttia. Osallistujat siis kelaavat ja etsivät juuri heille oleellisimman tiedon. Jälkimarkkinointi ja tallenteiden jakaminen ovat nykyään kriittinen osa tapahtuman elinkaarta ja sitouttamista.

3. Miten luoda onnistunut tapahtumakutsu?

Inboksit ovat täynnä viestejä, joten tapahtumakutsun on erotuttava massasta välittömästi. Onnistunut kutsu on selkeä ja kertoo heti, miksi lukijan tulisi investoida aikaansa.

• Iskevä otsikko: Otsikon tulee resonoida juuri oikean kohderyhmän kanssa.
• Koukuttava lupaus: Kerro lyhyesti ja ytimekkäästi, mitä lisäarvoa osallistuja saa.
• Selkeät raamit: Kerro avoimesti aikataulu ja tapahtuman luonne – onko kyseessä interaktiivinen workshop vai asiapitoinen, yksisuuntainen webinaari.

4. Tapahtumajärjestäjän ajanhallinta

Tapahtumien järjestämiseen saa helposti upotettua loputtomasti työntunteja. Ajanhallinnan ydin on selkeässä projektisuunnitelmassa.

Kalenteroi tapahtuman eri vaiheet ja aseta niille tiukat eräpäivät. Varaa kalenteristasi konkreettisia slotteja, esimerkiksi ”tiistaina klo 10–12 teen tapahtuman kutsun”, jotta et jää hiomaan yksittäistä huutomerkkiä koko päiväksi. Kuten markkinoinnissa yleensäkin, done is better than perfect pätee myös tapahtumaviestinnän toteutuksessa.

5. Ota haltuun tapahtumajärjestäjän 5K:n sääntö

Marjaana Töyli tiivisti tapahtumien menestysreseptin viiteen K-kirjaimeen, jotka jokaisen järjestäjän tulisi pitää mielessä:

• Kirkasta: Määrittele selkeä tavoite. Mikä on se asia, jota rikkaampana osallistuja lähtee tapahtumasta?
• Kohdenna: Kenelle tapahtuma on suunnattu? Mitä terävämpi kärki, sitä varmemmin viesti osuu tauluun.
• Kokeile: Uskalla testata uusia ideoita ja toteutustapoja.
• Kehitä: Kerää palautetta ja opi sekä onnistumisista että mahdollisista mahalaskuista.
• Kannusta: Muista tsempata ja kiittää tiimiä, vapaaehtoisia ja kaikkia tapahtuman tekemiseen osallistuvia.

Haluatko luoda osallistujillesi saumattoman tapahtumakokemuksen ja hallita ilmoittautumisia sekä viestintää tehokkaasti? Eventilla on modernin tapahtumajärjestäjän työkalu, joka skaalautuu niin kymmenen hengen workshopeihin kuin kymmenien tuhansien osallistujien webinaareihin.