Eventillan ominaisuudet

Tapahtumanhallinnan työkalut käytössäsi Tapahtuman-
hallinnan työkalut käytössäsi

Tiedämme, että tapahtuman järjestäminen vaatii paljon työtä. Siksi Eventilla on tukenasi koko tapahtuman elinkaaren ajan. Toimiva järjestelmä jättää sinulle aikaa keskittyä olennaiseen silloin, kun turhille kommelluksille ei ole tilaa.

Ennen tapahtumaa

Ennen H-hetkiä on huolehdittava monista järjestelyistä. Ennen tapahtumaa Eventilla tukee sinua tapahtuman markkinoinnissa, viestinnässä, kutsuissa, ilmoittautumisissa sekä lipunmyynnissä. Kaikki viestintä on brändisi mukaista ja vakuuttaa osallistujan tilaisuutesi ammattimaisuudesta.

Tapahtumasivu on tilaisuutesi koti. Sivu on täysin brändi-ilmeesi mukainen, responsiivinen ja helposti muokattavissa. Sen ylläpitämiseen ei tarvita omaa julkaisujärjestelmää, palvelinta tai IT-osaston apua, sillä Eventilla toimii helppokäyttöisellä sovelluksella.

Eventillan kautta lähetät brändisi mukaiset kutsut ja muistutukset. Voit viestiä osallistujille sähköpostitse tai tekstiviestitse ja kohdentaa viestit tietyille osallistujaryhmille. Personoitu vahvistusviesti toimitetaan osallistujalle välittömästi. Se voi sisältää uniikin QR-koodin, jolla varmennetaan sisäänpääsy tapahtumaan.

Tapahtumasivulla on helppokäyttöinen lomake, jolla osallistuja ilmoittautuu mukaan tai ostaa lipun tapahtumaan. Lomakkeen sisältö määritellään kohderyhmän mukaan. Voit myös luoda automatisoidun jonotuslistan tai sallia osallistujan omien tietojen muokkaamisen.

Luo erilaisia lippuja ja oheistuotteita, kuten VIP-paketit, ajastetut early bird -alennukset tai ruokailuvaihtoehdot. Eventilla mahdollistaa verkkomaksut, laskutuksen tai muut maksuvaihtoehdot. Omalla tapahtumasivullasi hallitset tuotteita itse, eivätkä kilpailevat tapahtumat ole esillä.

Tapahtuman aikana

Toimiva järjestelmä jättää sinulle aikaa keskittyä olennaiseen, myös tapahtuman aikana. Eventillan avulla mahdollistat jouhevan sisäänpääsyn, räätälöit osallistujakokemuksen yksilöllisesti ja lähetät ajantasaista viestintää.

Rekisteröi osallistujien sisäänpääsy mutkattomasti Eventilla-sovelluksen sekä vahvistusviestin QR-koodin avulla. Nopea skannaaminen vähentää turhaa jonottamista ja kaikki tallentuu raportteihin. Yhdellä lipulla pääsee sisään vain kerran, joten lippujen väärinkäyttö kopioimalla ei ole mahdollista.

Eventillan kautta luot osallistujille brändisi teeman mukaiset nimikyltit, jotka helpottavat verkostoitumista. Voit myös luoda osallistujatodistuksia tai muita dokumentteja.

Osallistujan tapahtumakokemus voidaan personoida henkilökohtaisen QR-koodin avulla. Näin määrittelet esimerkiksi VIP-lipun ominaisuudet ja ohjaat osallistujat oikeille paikoille.

Toimiva viestintä on tärkeää myös tapahtuman aikana. Eventilla-sovelluksestasi voit automatisoida ja kohdentaa viestejä osallistujille sähköpostitse tai tekstiviestitse.

Tapahtuman jälkeen

Voit vaikuttaa osallistujan kokemukseen myös tapahtuman jälkeen viestimällä kohdistetusti, keräämällä palautetta ja jakamalla materiaaleja. Voit myös viedä arvokkaat kohtaamiset liideiksi myynnillesi.

Luo ja lähetä palautekyselyt osallistujille suoraan Eventillasta. Eventilla koostaa palautteesi raporteiksi, joiden avulla voit tehdä seuraavasta tapahtumastasi vieläkin paremman. Kaikille sattuu joskus virheitä, mutta ainakaan niitä ei tarvitse toistaa!

Jaa tilaisuuden materiaalit tai webinaaritallenne jälkikäteen, jotta osallistujat voivat hyötyä niistä myös tulevaisuudessa. Voit kohdentaa materiaalien jakamisen osallistumistietojen perusteella.

Eventillassa voit viestiä osallistujille myös tilaisuuden jälkeen. Tämä onkin oiva mahdollisuus markkinoida seuraavaa tapahtumaasi tai vaikkapa muistuttaa löytötavaroiden noutamisesta. Kohdenna viestintää tai markkinointia osallistujatietojen mukaan.

Osallistujatiedon hallinta

Tapahtuman jälkeen sinulla on käsissäsi nippu tärkeää tietoa, jota tulee tietysti hyödyntää. Eventillassa hallitset osallistujien tietoja helposti ja monipuolisesti, tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Koosta osallistujatiedoista raportteja tai tilastoja ja jaa haluamasi tiedot reaaliaikaisesti niitä tarvitseville. Raporttien avulla opit tuntemaan kohderyhmäsi paremmin. Voit ajastaa tietojen poistamisen ja anonymisoinnin. Ei enää loputonta exceleiden pyörittelyä!

Kerätty palaute auttaa sinua parantamaan tapahtumiasi tulevaisuudessa ja osallistujatietojen avulla voit kohdentaa markkinointia paremmin. Integraatioiden kautta data siirtyy suoraan haluamaasi järjestelmään, kuten markkinoinnin automaatioihin, CRM-järjestelmään tai taloushallintoon. Vie tärkeät liidit suoraan myynnille ja rikasta arvokasta osallistujadataa.

Eventilla auttaa sinua käsittelemään tietoa GDPR:n mukaisesti mahdollistamalla rekisteriselosteet, tietosuojaselosteet, omien tietojen tarkastamisen ja anonymisoinnin.

Voit suorittaa tai ajastaa osallistujatietojen tai osan niistä anonymisoinnin. Vain henkilötiedot poistetaan, jolloin tilastot, kuten osallistujamäärät tapahtumittain, pysyvät tiedossa.

Asiakaspalvelu

Tiedämme, että tapahtumat ovat hektistä aikaa. On tärkeää, että tekniikka toimii ja apua on saatavilla. Siksi Eventillan asiakaspalvelu- ja tukitiimi vastaavat kysymyksiisi mahdollisimman nopeasti. Käytössämme on kehittynyt tikettijärjestelmä, jolla tarjoamme parhaan tuen. Palvelumme on valvonnassa vuorokauden ympäri, jotta sinä voit keskittyä tapahtumaasi täysin.

Kiinnostuitko?

Ota yhteyttä, niin kerromme lisää.