Joulukuussa 2025 Eventillan koulutuksessa pureuduttiin ilmoittautumisprosessin hienosäätöön ja hallintaan. Markkinointipäällikkö Vilma Autio ja tekninen johtaja Markus Haataja kävivät läpi käytännön työkaluja ja asetuksia, joilla ilmoittautumisesta saadaan sujuva kokonaisuus.
Katso webinaaritallenne:
Mikäli upotus ei näy, voit katsoa tallenteen myös suoraan Youtubesta.
1. Ilmoittautumistyypit ja lippujen hallinta
Eventillassa puhutaan ”lipuista” myös silloin, kun kyseessä on maksuton tapahtuma. Samalle tapahtumalle voi luoda rajattomasti erilaisia lipputyyppejä, ja niiden kapasiteettia voidaan rajata tarkasti.
- Automaattiset ajastukset: Suhteellisten aikojen avulla Early Bird -hinnat ja lippujen näkyvyys voidaan automatisoida.
- Lippujen piilotus: Piilotettujen lippujen avulla voidaan tarjota esimerkiksi puhujille tai järjestäjille suoria ilmoittautumislinkkejä ohi julkisen myynnin.
- Ryhmä- ja AVEC-ilmoittautumiset: Järjestelmä mahdollistaa ryhmien ilmoittamisen kerralla tai seuralaisen tietojen keräämisen samalla lomakkeella.
2. Maksutavat, laskutus ja alennuskoodit
Maksullisten tapahtumien osalta webinaarissa käsiteltiin rahaliikenteen ja alennusten hallintaa.
- Maksukanavat: Käytössä ovat muun muassa Paytrail, MobilePay sekä osamaksuratkaisut.
- Laskutus ja integraatiot: YTJ- ja Tieke-integraatiot auttavat noutamaan viralliset laskutustiedot suoraan yrityksen nimellä, mikä vähentää virheitä.
- Alennuskoodilistat: Alennuskoodeja voidaan hallinnoida listoina, jolloin yksi koodi on helposti aktivoitavissa useisiin eri tapahtumiin samanaikaisesti.
3. Jonotuslista ja no-show-hallinta
Jonotuslista on työkalu kapasiteetin hallintaan erityisesti livetapahtumissa.
- Automaatio ja viiveet: Paikkojen vapautuminen voidaan asettaa automaattiseksi, jolloin järjestelmä tarkistaa tilanteen 15 minuutin välein.
- Viestintä: Jonotuslistan tehokas käyttö vaatii aktiivista viestintää peruutusehdoista ja vapaista paikoista osallistujille.
4. Osallistujatietojen hallinta ja check-in
Tietojen hallinta jatkuu ilmoittautumisen jälkeenkin muokkausoikeuksien ja läsnäoloseurannan muodossa.
- Eventilla App: Maksuton mobiilisovellus mahdollistaa check-init QR-koodilla tai nimilistalta.
- Läsnäolotiedot: Virtuaalitapahtumissa läsnäolotiedot voidaan hakea automaattisesti esimerkiksi Zoom-integraation kautta.
- Majoitusvaraukset: Kahden hengen huoneiden majoitukset voidaan toteuttaa hyödyntämällä AVEC-ilmoittautumista tai lomakkeen lisätietokenttiä.
Kirjoittajasta
Kirjoittajasta
