TALLENNE: Kaikki tapahtumista(ni): Tapahtumastrategia haltuun – suunnittele, sitouta ja onnistu

Helmikuussa 2026 Eventillan Kaikki tapahtumista(ni) -webinaarisarjan jaksossa sukellettiin tapahtumastrategian maailmaan. Asiantuntijavieraana Kati Vasell (Finland Events) jakoi konkreettisia näkemyksiä siitä, miten tapahtumat sidotaan osaksi liiketoiminnan tavoitteita ja miten vältetään yleisimmät sudenkuopat.

Katso webinaaritallenne:

Mikäli upotus ei näy, voit katsoa tallenteen myös suoraan Youtubesta.

1. Tapahtumastrategia on joukko valintoja

Strategia ei ole vain hieno sana, vaan pitkän aikavälin suunnitelma ja tietoisia valintoja. Jotta tapahtumat eivät jäisi irrallisiksi tilaisuuksiksi, niiden tulee tukea suoraan yrityksen missiota, visiota ja kasvutavoitteita.

• Pois tulipaloista: Strateginen suunnittelu auttaa siirtymään ”adhoc-tekemisestä” ja jatkuvasta tulipalojen sammuttelusta hallittuun kokonaisuuteen.
• Resurssien optimointi: Kun tapahtumat on suunniteltu hyvissä ajoin, säästetään rahaa, aikaa ja työntekijöiden hermoja. Esimerkiksi saman tekniikan tai tilan hyödyntäminen useassa peräkkäisessä tilaisuudessa tuo merkittäviä säästöjä.
• Yhteinen suunta: Strategia varmistaa, että eri osastot (kuten markkinointi ja HR) keskustelevat keskenään, jolloin päällekkäiset järjestelmähankinnat vältetään ja parhaat toimintamallit leviävät läpi organisaation.

2. Vuosikello strategisena työkaluna

Vuosikello on yksi tärkeimmistä työkaluista tapahtumajärjestäjän arjessa. Se auttaa visualisoimaan vuoden kulun ja varmistamaan, että jokaiselle kohderyhmälle on tarjolla jotakin merkityksellistä.

• Kohderyhmät haltuun: Käytä vuosikellossa esimerkiksi värikoodausta eri kohderyhmille (esim. markkinointi, kanta-asiakkaat, oma henkilöstö). Näin näet yhdellä silmäyksellä, onko suunnitelma tasapainossa.
• Rytmitä ja ennakoi: Vuosikello auttaa tunnistamaan kiirehuiput ja jakamaan vastuita tiimin sisällä. Se helpottaa myös budjetin saamista johdolta, kun jokainen panostus on perusteltu osana kokonaisuutta.

3. Mittaa sitä, mitä tavoittelet

Mittaamisen tulisi aina pohjautua asetettuihin tavoitteisiin, ei pelkkään mututuntumaan. Vaikka hyvä ruoka ja kiitollinen asiakas ovat tärkeitä, ne eivät kerro koko totuutta tapahtuman vaikuttavuudesta.

• Konkreettiset mittarit: Mieti, onko tavoitteena tunnettuuden lisääminen, uudet liidit, eurot vai henkilöstön sitoutuminen. Valitse mittarit (esim. osallistujamäärä, NPS, buukatut palaverit) tämän mukaan.
• Hyödynnä ilmoittautumisdataa: Kysy olennaisia asioita jo ilmoittautumislomakkeella. Tieto esimerkiksi osallistujan paikkakunnasta tai asiakkuuden tilasta on arvokasta dataa strategian onnistumisen arvioinnissa.

4. Vältä nämä: Epäonnistumisen suurimmat riskit

Kati Vasel nosti esiin kolme kriittistä tekijää, jotka voivat romuttaa hyvänkin tapahtuman:

1. Ennakkovalmisteluiden puute: Adhok-tekeminen johtaa sekavaan lopputulokseen, josta puuttuu punainen lanka.
2. Puutteellinen viestintä: Jos sisäinen tai ulkoinen viestintä epäonnistuu, osallistujat eivät löydä paikalle tai tiimi ei tiedä vastuujaon rajoja.
3. Budjetin epäselvyys: On tiedettävä tarkasti kuka vastaa kuluista ja mistä varat tulevat. Reaaliaikainen seuranta, kuten Eventillan interaktiivinen budjetointityökalu, auttaa pysymään ajan tasalla yllätyksiltä välttyen.