Marraskuussa 2025 Eventillan koulutuksessa pureuduttiin siihen, miten tapahtumadata saadaan tuottamaan arvoa. Vilma Autio ja Markus Haataja Eventillalta kävivät läpi, miten raportointia luodaan, miten dataa siirretään turvallisesti ja mitkä ovat tärkeimmät integraatiot.
Katso webinaaritallenne:
Mikäli upotus ei näy, voit katsoa tallenteen myös suoraan Youtubesta.
1. Tapahtumadata päätöksenteon ajurina
Tapahtumadata (ilmoittautumiset, läsnäolot, lomakevastaukset) on arvokasta tietoa, jota tulisi käyttää päätöksenteon ohjaamiseen eikä vain ”kiva tietää” -tietona. Vaikka 88 % järjestäjistä pitää dataa tärkeänä, sen täysimääräinen hyödyntäminen jää usein puolitiehen.
- Analyysi: Datan avulla voidaan optimoida resursseja ja ymmärtää, mitkä sisällöt kiinnostavat ja missä on kehittämisen varaa.
- Tekoäly: Tekoälyä voi hyödyntää isojen datamäärien analysoinnissa ja jopa poikkeamien syiden etsimisessä (esim. selittää yllättävät notkahdukset osallistujamäärissä).
2. Reaaliaikainen raportointi säästää aikaa ja on turvallista
Eventillassa raportit ovat reaaliaikaisia, ja niitä voidaan luoda joko tapahtumittain tai usean tapahtuman osalta.
- Turvallinen jakaminen: Jaettavat raportit mahdollistavat datan turvallisen siirtämisen (esim. cateringille tai kouluttajille).
- Anonymisointi: Anonymisointi varmistaa, että GDPR:n alaista henkilötietoa ei säilytetä turhaan, mutta numeerinen data (osallistujamäärät) pysyy oikeana. Tieto voidaan anonymisoida vaiheittain tarpeen mukaan.
- Budjetointi: Budjetointityökalu mahdollistaa tapahtuman tulojen ja kulujen seuraamisen reaaliajassa, mikä auttaa markkinointi- ja peruutuspäätösten tekemisessä.
3. Jatkohyödyntäminen vaatii analytiikan ja integraatiot
Tapahtumadata tulisi viedä sinne, missä sitä tarvitaan.
- Vältä manuaalista työtä: Integraatioiden pitää tehdä tylsä työ (tietojen naputtelu), jotta asiantuntijat voivat keskittyä datan hyödyntämiseen ja analysointiin.
- Analytiikka: Google Analyticsin tai Tag Managerin kytkeminen tapahtumaan on helppoa.
- Tärkeimmät integraatiot: Tapahtumadataa tulisi viedä ainakin CRM-järjestelmiin (liidit ja prospektit), taloushallintoon (laskutus ja maksut) ja markkinoinnin automaatioon (segmentointi ja jatkomarkkinointi).
- Vaiheistus: Integraatiot kannattaa aloittaa tärkeimmistä tarpeista ja toteuttaa ne vaiheittain. Datan puskeminen takautuvasti uusiin järjestelmiin on myös useimmiten mahdollista!
Kirjoittajasta
Kirjoittajasta
