Tapahtumamarkkinointi on olennainen osa onnistunutta tapahtumaa. Mutta miten mitata sen tehokkuutta? Ilmoittautumisten määrä on yksi tärkeimmistä mittareista jokaiselle tapahtumajärjestäjälle – mutta pelkkä lukumäärä ei riitä. Jotta markkinointia voi kehittää, täytyy tietää, mistä kanavista ilmoittautumiset tulivat ja miten ne tuotettiin. Tässä artikkelissa käymme läpi, mitä mittareita tapahtumamarkkinoinnissa kannattaa seurata, ja miten tapahtumamarkkinoinnin analytiikka teknisesti onnistuu.
Miksi tapahtumamarkkinointia pitää mitata?
Jokaisen tapahtumajärjestäjän tavoite on yksinkertainen: saada mahdollisimman paljon lippuja myytyä tai ilmoittautumisia kerättyä mahdollisimman pienellä budjetilla. Ilman mittaamista markkinoinnin tehokkuutta ei kuitenkaan voi arvioida – eikä kehittää.
Tapahtumamarkkinoinnin mittaaminen auttaa:
- Ymmärtämään, mitkä kanavat tuottavat parhaiten osallistujia
- Kohdentamaan budjetin tehokkaasti
- Parantamaan seuraavien tapahtumien markkinointistrategiaa
- Todentamaan markkinoinnin arvoa esimerkiksi yritysjohdolle
Kaipaatko työkalua lipunmyyntiin tai ilmoittautumisten vastaanottoon? Lue lisää tapahtumanhallinnasta Eventillalla!
Tärkeimmät mittarit tapahtuman markkinoinnissa
1. Ilmoittautumisten määrä ja lähde
Kuinka monta ilmoittautumista markkinointi tuotti ja mistä ne tulivat? Esimerkiksi:
- Uutiskirjeet
- Sosiaalinen media (esim. Facebook, LinkedIn)
- Google-mainonta
- Kumppanien kautta tulleet ilmoittautumiset
2. Ilmoittautumisten laatu
Kaikki ilmoittautumiset eivät ole samanarvoisia. Arvioi, kuinka hyvin osallistujat vastaavat kohderyhmää ja osallistuvatko he lopulta tapahtumaan. Seuraa esimerkiksi:
- No-show-prosentti
- Palaavat vs. uudet osallistujat
- Asiakkaat vs. ei-asiakkaat
CRM-integraation avulla saat osallistumistiedot suoraan asiakasrekisteriisi ja voit yhdistää ne ostoprosesseihin. Kurkkaa täältä, integroituuko Eventilla teidän CRM:äänne.
3. CTR ja konversioprosentti
CTR kertoo, kuinka moni mainoksen nähneistä klikkaa itsensä tapahtuman ilmoittautumissivulle. Konversioprosenttia kannattaa seurata sekä mainoskohtaisesti että koko tapahtumasivun osalta – mikäli itse tapahtumasivun konversioprosentti on kautta linjan hurjan matala, ei mainonnan kehittäminen välttämättä lisää ilmoittautumisia!
4. Tapahtumailmoittautumisen hinta
Kun ilmoittautumiset on kohdistettu oikeisiin lähteisiin, voidaan laskea, paljonko yksittäinen ilmoittautuminen maksoi eri kanavissa. Aseta tälle mittarille tavoitehinta oman liiketoimintasi mukaan: joillekin 5 € per ilmoittautuminen on liikaa, kun taas toiset maksavat mielellään enemmän, jos asiakkuuspotentiaali on korkea.
Vinkki! Tapahtumailmoittautumisen keskihintaa voidaan hyödyntää tapahtuman tuoton arvioinnissa: esimerkiksi Eventillan budjetointityökaluun markkinointikustannukset voidaan lisätä tapahtuman kiinteinä kuluina, jolloin järjestelmä ottaa ne huomioon osallistujakohtaista katetta laskiessaan.
Työkalut tapahtumamarkkinoinnin analytiikkaan
Verkkosivuanalytiikka: (esim. Google Analytics, Matomo)
Ensimmäinen askel tapahtumamarkkinoinnin analytiikassa on tapahtumasivun seurannan rakentaminen. Varmista, että ilmoittautumisjärjestelmäsi mahdollistaa jonkin analytiikkatyökalun hyödyntämisen! Tärkeimmät tapahtumasivulla seurattavat tapahtumat ovat tapahtumasivun katselut ja ilmoittautumislomakkeen lähetys.
Eikö tapahtumasivu konvertoi? Nappaa täältä vinkit toimivampaan tapahtumasivuun!
Sähköpostityökalut (esim. Mailchimp, LianaMailer, ActiveCampaign)
Sähköpostien avausprosentit, klikkausmäärät ja peruutukset kertovat viestien toimivuudesta, mutta myös uutiskirjelistan laadusta.
- Varmista, että sähköpostit linkittyvät analytiikkaan (esim. UTM-tunnisteilla)
Haluatko kutsua aiemman tapahtumasi osallistujat tapahtumaasi, tai varmistaa ettei kutsu lähde jo ilmoittautuneille? Lue LianaCloudin Eventilla-integraatiosta täältä!
Tapahtumanhallintatyökalut ja ilmoittautumisjärjestelmät
Tapahtumanhallintajärjestelmät tarjoavat selkeässä muodossa tiedot ilmoittautumismääristä, mahdollistavat osallistujien laadun arvioinnin lomakekysymyksillä ja keräävät tapahtuman talouspuolen yhteen näkymään budjetointityökalussa. Varmista, että käyttämäsi ilmoittautumisjärjestelmä mahdollistaa seurannan asennuksen!
Maksetun mainonnan analytiikka (Meta, LinkedIn, GoogleAds)
Mainosalustojen raportit paljastavat, miten kampanjat toimivat ja mistä yleisöt koostuvat. Muista valita mainoskampanjoistasi vain kaikista tärkeimmät mittarit seurattavaksi, muutoin mainonnan seuranta voi muodostua liian monimutkaiseksi. Alkuun pääsee hyvin seuraamalla mainosten tavoittavuutta, klikkauksia ja konversioprosenttia.
Muista myös: yhdistä datalähteet
Verkkosivuanalytikka, sähköpostityökalut, tapahtumanhallinta sekä maksetun mainonnan analytiikka tulee vielä saada pelaamaan yhteen, jotta saa kokonaisvaltaisen kuvan tapahtumamarkkinointisi tehokkuudesta. Dataa voi seurata esimerkiksi analytiikkatyökalusta, tai luoda itselleen juuri sopivan analytiikkanäkymän esimerkiksi Looker Studioon.
Yhteenveto: rakenna analytiikka, optimoi ja opi
Tapahtumamarkkinoinnin mittaaminen ei ole rakettitiedettä – mutta se vaatii hieman teknistä ymmärrystä, kärsivällisyyttä pystytykseen ja tietysti oikeita työkaluja. Kerralla kuntoon rakennettu tapahtumamarkkinoinnin analytiikka palvelee kuitenkin taustalla pitkään, joten pystysvaiheessa käytetty aika maksaa kyllä itsensä takaisin toimivampana, tehokkaampana ja taloudellisempana tapahtumamarkkioinnilla!
