Varmasti jokainen, joka työssään tai harrastuksessaan järjestää tapahtumia, hoitaa järjestelyt parhaansa mukaan. Kaikki tapahtumajärjestäjät toivovat osallistujien viihtyvän ja jopa hyötyvän. Loistavan tapahtuman järjestäminen ei kuitenkaan ole helppoa! Mistä sitten tietää, kuinka hyvin onnistui? No palautetta pyytämällä tietysti.
Palautteen pyytäminen saattaa helposti unohtua, sillä siinä vaiheessa kun sen aika tulee on moni ehtinyt jo huokaista helpotuksesta. Kiireisistä järjestelyistä selvittiin ja ainakin oman porukan mielestä ihan kunnialla. Kehitystä ei kuitenkaan osata suunnata oikeaan osoitteeseen, jos palautetta ei kysytä, tai jos sitä kysytään liian yleisellä tasolla. Kirjoitimme aiemmassa blogipostauksessani NPS:n hyödyntämisestä tapahtumien onnistumisen mittarina, joten suositteluhalukkuuteen ei nyt tässä tekstissä sukelleta enää sen syvemmin. Jos tapahtumista haluaa kehittää todellisia timantteja, kannattaa palautetta pyytää myös aivan konkreettisella tasolla.
Palautetta kannattaa kerätä esimerkiksi:
Tapahtumaviestinnästä
Oliko viestintä selkeää ja oikea-aikaista? Viestittiinkö tarpeeksi ja oliko tarpeellinen info helposti löydettävissä?
Ihmiset luovivat tänä päivänä melkoisessa informaatiotulvassa, joten oikea-aikainen ja tavoittava viestintä on valtavan tärkeässä roolissa. Sähköpostit täyttyvät uutiskirjeistä ja kiireellisistä todo-asioista, joten yksi yksittäinen viesti tapahtumaan liittyen hukkuu helposti. On siis järkevää selvittää tapahtumiesi osallistujilta, kokivatko he viestintäsi riittäväksi.
Teknisestä toteutuksesta
Etenkin virtuaali- ja hybriditapahtumissa tekniikalla on hurjasti väliä. Tökkikö ääni? Näkyikö kuva ja jaettu ruutu?
Teknisiltä kömmähdyksiltä ei välttämättä paraskaan valmistautuminen suojaa, mutta perusasioissa kannattaa pyrkiä hyvään laatuun. Virtuaalisissa tapahtumissa osallistujien keskittyminen herpaantuu herkästi, eikä rakeinen kuva tai särisevä ääni auta asiaa ollenkaan. Muista siis kysyä osallistujilta, millaisina he kokivat teknisen laadun. Jos haasteita oli, ei niiden korjaaminen onneksi vaadi valtavaa budjettia – peruslaadukkaita mikkejä ja kameroita saa nykyään jo kohtuuhinnalla, eikä vuokraamisen mahdollisuutta kannata unohtaa.
Esiintyjistä
Karismalla ja esiintymiskokemuksella on väliä. Saiko joku esiintyjä kävijät erityisesti pauloihinsa?
Harjoitus tekee mestarin esiintymisessä, joten palautetta kannattaa ehdottomasti pyytää. Joku saattaa jännityksen vuoksi puhua hurjan nopeasti, toinen taas innostuu jaarittelemaan liiankin pitkästi omasta lempiaiheestaan. Jonkin alan erikoisosaaminen ei vielä tarkoita sitä, että henkilö olisi välttämättä paras valinta liveyleisön eteen – omasta tiimistä ja tuttavapiiristä löytyvät luontevat esiintyjät kannattaa valjastaa hommiin.
Avoimilla kentillä
Mikä harmitti tai ärsytti? Oliko tapahtumassa jotain positiivisia yllätyksiä?
Palautteen antajille kannattaa antaa mahdollisuus purkaa tuntojaan avoimeen kenttään. Etenkin jos osallistujalla on mielessään painavaa kritiikkiä tapahtumaa kohtaan, hän luultavasti haluaa päästä hieman avautumaan tapahtumajärjestäjälle. Ja mikä pettymys onkaan, jos tässä tilanteessa eteen aukeaa tiukan strukturoitu palautelomake joka ei anna mahdollisuutta kommentoida ollenkaan harmituksen aihetta.
Kuinka kannustaa palautteen antamiseen?
Hienostakaan palautekyselystä ei ole hyötyä, jos siihen ei saada vastauksia. Täysin varmaa tapaa saada tapahtuman kävijät antamaan palautetta ei toki ole. Palautteen pyytämiseen liittyy kuitenkin muutama sudenkuoppa, jotka välttämällä mahdollisuutesi onnistua paranevat huomattavasti. Varmista siis, että:
1. Kysyt palautetta pian tapahtuman jälkeen
Isoilla festivaaleilla palautekysely voidaan lähettää muutama päivä tapahtuman päättymisen jälkeen, sillä on odotettavissa että festarimuistot pysyvät tuoreina kävijöiden mielessä melko pitkään. Jos kuitenkin järjestät koulutuksia, kursseja tai webinaareja jotka eivät ehkä parhaimmillaankaan ole yhtä ikimuistoisia kuin festivaalit Suomen kesässä, kannattaa palautekysley lähettää osallistujille välittömästi tapahtuman päätyttyä.
2. Kerrot jo tapahtuman aikana, että palautetta tullaan pyytämään
Etenkin webinaareissa ja muissa verkkotapahtumissa on helppo kertoa osallistujille jossain tapahtuman vaiheessa, että palautetta tullaan keräämään tapahtuman jälkeen. Ääneen sanottu toive palautteesta voi innostaa ihmisiä sitä antamaaan hieman aktiivisemmin, ja he osaavat odottaa esimerkiksi sähköpostiin kilahtavaa viestiä.
3. Palautteen antaminen on helppoa
Palautelomakkeen täyttämiseen ei saa kulua liian kauaa aikaa. Vaikka osallistujien mielipidettä tekisi mieli kysyä kaikista tapahtuman osa-alueista, malta kuitenkin mielesi. Valitse lomakkeeseen muutama tärkein asia, joista haluat palautetta pyytää – etenkin jos tapahtumasi toistuu melko samalla konseptilla säännöllisesti voit aina välillä vaihtaa palautelomakkeen aiheita!
4. Kerrot miksi palautetta pyydetään
Voi tuntua itsestäänselvältä kirjata palautepyyntöön, että palautetta käytetään tapahtuman kehittämiseen ja parantamiseen. On kuitenkin järkevää aidosti perustella, miksi osallistujan kannattaisi käyttää tapahtuman jälkeen omaa aikaansa tapahtumajärjestäjän auttamiseen.
5. Tarvittaessa palkitse palautteen antajia
Jos palautteen saaminen on kovin nihkeää, voi osallistujia aivan hyvin kokeilla aktivoida jollain pienellä palkinnolla. Palautteen antajien kesken voidaan myös arpoa vaikkapa lippuja seuraavaan tapahtumaan tai lahjakortteja – kohderyhmästä riippuen. Parhaimmillaan palautteen antajien kannustamiseen käytetyt resurssit eivät ole kuluerä vaan investointi, joka kannattaa tulevaisuudessa kun tapahtumaan osataan kehittää.
Palautetta pyydettäessä kannattaa myös huomioida palautelomakkeen visuaalinen ilme. Helpointa on käyttää valmista palautetyökalua, josta lähtevät palautelomakkeet ovat varmasti tyylikkäästi brändisi näköisiä. On myös tärkeää saada kerätty palaute visuaalisesti miellyttävässä muodossa, jolloin sitä on helppo oikeasti hyödyntää. Jos kaipaat tyylikästä vaihtoehtoa tapahtumapalautteen keräämiseen, kannattaa tutustua tarkemmin meidän Eventilla Surveysiin.
