Tapahtumakutsu on usein ensimmäinen kosketuspiste potentiaalisiin osallistujiin. Moni tapahtumajärjestäjä painii kuitenkin kutsuhaasteiden kanssa – tapahtumakutsuja ei aina avata niin innokkaasti kuin järjestäjä toivoisi, tai ilmoittautumisia ei synny. Tässä blogiartikkelissa käymme läpi, miten varmistat, että tapahtumakutsusi avataan, kutsu herättää kiinnostuksen ja tietysti myös konvertoi mahdollisimman paljon ilmoittautujia tapahtumaasi.
Miten tehokas tapahtumakutsu kirjoitetaan?
- Selkeä ja houkutteleva tapahtumakutsun otsikko
- Kerro kutsussa selkeästi, mistä tapahtumassa on kyse
- Varmista tapahtumakutsun brändinmukaisuus
- Näin varmistat kutsun konversion: selkeä CTA
- Varmista kutsulähetyksen tekninen onnistuminen
1. Selkeä ja houkutteleva tapahtumakutsun otsikko
Hyvä tapahtumakutsun otsikko kiteyttää tapahtuman ytimen ja houkuttelee lukemaan lisää. Toimiva otsikko herättää huomiota, on relevantti, aiheuttaa uteliaisuutta ja lupaa jotain arvokasta.
Tapahtumakutsun otsikossa kannattaa hyödyntää:
- Vahvoja verbejä “Inspiroidu uusista ideoista tapahtumakutsuihin!”
- Numeroita ja hyötyjä “Opi luomaan 40% paremmin konvertoiva tapahtumakutsu”
- Kysymyksiä “Eivätkö tapahtumakutsusi toimi?”
- Kiireen tuntua “Vielä ehdit ilmoittautua oppimaan, miten toimiva tapahtumakutsu luodaan!”
- Provosoivia väitteitä “Geneeriset tapahtumakutsusi ovat ajanhukkaa”
Huomioi, että otsikko ja lähettäjän nimi määrittävät, avataanko kutsua vai ei. Käytä siis otsikon hiomiseen aikaa, ja kokeile erilaisi otsikoita löytääksesi juuri omaa kohderyhmääsi puhuttelevan tyylin!
Kaipaatko helpompaa kutsuprosessia? Lue tapahtumakutsujen automatisoinnista täältä.
2. Kerro kutsussa selkeästi, mistä tapahtumassa on kyse
Varmista, että kutsusta löytyy kaikki tarpeellinen informaatio tapahtumasta. Myös tapahtumasta saatava hyöty, oli se sitten uuden oppimista tai vain uusia ihania kokemuksia, on tärkeää kertoa kutsussa!
Varmista, että tapahtumakutsusta löytyy:
- Tärkein informaatio ja tapahtuman hyöty heti alusta
- Tieto mitä tapahtuu, missä ja milloin
- Kenelle tapahtuma on suunnattu?
- Miksi osallistuminen kannattaa?
Vinkki! Käytä luetteloita ja väliotsikoita parantamaan luettavuutta.
3. Varmista tapahtumakutsun brändinmukaisuus
Toimiva tapahtumakutsu on visuaalisesti organisaatiosi tai tapahtumasi brändin mukainen. Tämä ei ole pelkkää visuaalista viilausta, vaan lisää kutsusi luotettavuutta vastaanottajan silmissä. Tyylikäs, brändinmukainen tapahtumakutsu on myös henkilökohtainen mainos, joka luo tapahtuman järjestäjästä ammattimaisen kuvan – myös niille, jotka eivät päädy ilmoittautumaan tapahtumaasi!
Vinkki! Eventillan avulla voit luoda kutsusta kiitosviestiin asti brändätyn tapahtumaviestinnän, ja varmistaa tapahtumasi digitaalisen osallistujakokemuksen tyylikkyyden.
4. Näin varmistat kutsun konversion: selkeä CTA
Ilmoittautumispainikkeen tulisi olla helposti löydettävissä ja selkeä. Mikäli kutsusi meinaa venähtää pitkäksi, voit lisätä CTA-painikkeen useampaan kohtaan tapahtumakutsua. Huolehdi, että CTA-painike erottuu selvästi taustasta värinsä ja muotoilunsa avulla. Jätä painikkeen ympärille myös riittävästi vapaata tilaa.
Toimivia CTA-tekstejä ovat esimerkiksi:
- ”Ilmoittaudu nyt”
- ”Varaa paikkasi”
- “Haluan mukaan”
- “Nappaa paikkasi heti!”
Lue lisää vinkkejä toimivaan CTA-kehotteeseen artikkelistamme täältä!
5. Varmista kutsulähetyksen tekninen onnistuminen
Hyväkään tapahtumakutsu ei konvertoi, jos sitä ei saada perille vastaanottajien inboxiin. Miten välttää tapahtumakutsun joutuminen sähköpostissa roskapostilaatikkoon?
- Lähettäjän nimi ja sähköpostiosoite ovat uskottavia ja tunnistettavia. Älä käytä geneerisiä osoitteita kuten noreply@ – ne saattavat lisätä riskiä joutua roskapostisuodattimiin.
- SPF-, DKIM- ja DMARC-tietueet on asetettu oikein. Nämä varmennukset kertovat vastaanottavalle palvelimelle, että sinulla on oikeus lähettää viestejä kyseisen domainin nimissä.
- Lähetä viestit tunnetun sähköpostityökalun tai tapahtumajärjestelmän kautta. Hyvä maine ja oikea tekninen toteutus nostavat läpimenoprosenttia merkittävästi. Eventilla lähettää kutsut omien, valmiiksi varmennettujen sähköpostipalvelimien kautta.
- Kirjoita kutsuviestiin riittävästi tekstiä suhteessa kuviin. Pelkillä kuvilla rakennettu kutsu voi jäädä näkymättömiin – tai pahimmillaan suoraan roskapostiksi.
Hyvin laadittu tapahtumakutsu on avainasemassa osallistujien houkuttelemisessa ja tapahtuman onnistumisessa. Panostamalla kutsun sisältöön ja ulkoasuun varmistat, että viestisi tavoittaa oikean yleisön ja herättää kiinnostuksen osallistua.
