Lue myös uusin postauksemme tapahtumaviestinnästä 2020
Mitä kaikkea viestintää liittyykään tapahtumien järjestämiseen, ja kuinka se valjastetaan tehokäyttöön? Käymme läpi keinoja, joiden avulla toteutat tehokkaan viestinnän läpi tapahtuman elinkaaren.
Kuinka buukkaan tapahtuman täyteen?
Kaikki alkaa kutsusta, tai teaserista. Kutsu ja landing-sivu ovat usein ensivaikutelma sinusta asiakkaallesi. Haluat, että kaikki toimii, joten kutsu kannattaa toteuttaa responsiivisena. Näin kiireinen kutsuttu saa hänelle tärkeät tiedot heti ja vaivatta: mitä, missä, koska.
Jo ennen varsinaista kutsua viestintäteknologia on auttanut tapahtumanjärjestäjää. Markkinoinnin automaatio (CEM) on voitu valjastaa mukaan myös kutsuprosessiin. CEM:in avulla toteutettu automatisoitu viestintä mahdollistaa kutsujen kohdentamisen juuri oikeille henkilöille, heidän preferoimassaan kanavassa ja oikea-aikaisesti.
Tärkeässä tapahtumassa (eihän niitä ei-tärkeitä edes järjestetä) on hyvä tarkkailla tehokkuutta koko prosessin ajan. Jos osallistujatavoitteen tarkastamisen jättää viimeiselle ilmoittautumispäivälle, ollaan pahasti myöhässä. Kehittyneet järjestelmät mahdollistavat tarkan ja helpon tehokkuuden seurannan jo kutsuissa. Reagoivatko kutsumamme henkilöt? Koska kutsuja luetaan? Mikä otsikko toimii parhaiten? Näihin kysymyksiin saadaan helposti vastaus, kun käytetään kehittyneitä järjestelmiä.
Usein yksi kutsu ei riitä, vaan inboxiin hautautunut viesti vaatii uusintaa. Kutsumuistutuksen tehoja voidaan nostaa tarvittaessa muuttamalla viestiä aiemman käyttäytymisen mukaan. Täysin reagoimattomalle voi kokeilla jopa kanavan vaihtoa, automatiikan avulla se onnistuu näppärästi. Muista myös huomioida jo ilmoittautuneet, ettet lähetä muistutusta geneerisesti kaikille.
Pudota no-show lähelle nollaa
Jatka positiivista käyttäjäkokemusta ilmoittautumisen yhteydessä. Vahvistusviesti ilmoittautumistietoineen heti sähköpostiin ja mahdollisuus muokata omaa ilmoittautumista jälkikäteen. Jos otat vastaan ilmoittautumisia vain virka-aikana, voit olla melko varma, että halutuimmat (ja usein kiireisimmät) vieraasi ovat sidottuna muihin aktiviteettehin tai unohtavat. 24/7 ilmoittautumismahdollisuus, kattavat verkkomaksumahdollisuudet sekä välitön vahvistusviesti nostavat konversiota ilmoittautumissa, aivan samoin kuin verkkokaupassa.
Aina käy niin, että osa ilmoittautuneista ei pääse paikalle vaikka tarkoitus olikin. Jos tapahtumasi on ollut loppuun varattu, jonotuslista mahdollistaa osallistujajoukon pikaisen täydentämisen. Ennen tapahtumaa pidät tapahtuman mielessä hyödyllisillä teaser-viesteillä, puhujaesittelyillä ja infoviesteillä. Oletko jo kokeillut monikanavaista lähestymistä, esimerkiksi tervehdyksen muotoon verhottua muistutustekstiviestiä tapahtuma-aamuna tai edellisenä päivänä?
Mahdollista vuorovaikutus
Osallistujien välinen vuorovaikutus alkaa jo ennen tapahtumaa. Moni kertoo ennakkotunnelmistaan ja osa hakee tietoja, ketkä kollegat ovat tulossa. Mahdollista tietojen jakaminen sekä some-jaot kätevästi. Kerro myös, mikä on tapahtuman virallinen some #hashtag. Muista esitellä se myös some-kanavissasi, jotta myös sitä kautta tapahtumaasi törmäävät saavat tiedon.
Tapahtuman aikana voit halutessasi tuoda saliin esille some-seinän: usein puhujat jakavatkin jo spiikeissään osuvimmat some-kommentit.
Tulos tehdään tapahtuman jälkeen
Tapahtumallasi on joku tavoite. Sitouttaminen, kaupanteko tulevaisuudessa, tietoisuuden lisääminen tai joku muu. Usein tämän tavoittelu jätetään kesken ”kiitos ja hyvää kotimatkaa” kommenttiin. Kuinka hoidat tapahtuman jälkimarkkinoinnin? Kiitosviesti, esitysmateriaalit yleiseen jakoon vai pelkästään osallistuneille? Miten huomioit he, jotka ilmoittautuivat, mutta eivät saapuneet paikalle? Olihan tämä tieto kuitenkin kerättynä? Palautekyselyt auttavat huomaamaan, mitä parantaa seuraavaan tapahtumaan sekä antavat arvostuksen tunnetta osallistujalle: hänen mielipidettään kysytään ja se kiinnostaa.
Älä unohda viedä osallistujatietoa CRM:ään ja muista seurata tapahtuman jälkeistä asiakassuhdetta. Jatkaahan myynti sopivien liidien työstämistä? Mikä on sinun tapahtumasi ROI?
Kuulostiko kaikki tämä työläältä?
Sitä se ei itse asiassa ole. Tekniikka ei kirjoita sisältöjä tai keksi ohjelmaa tapahtumaasi, mutta hoitaa melko monta muuta puolestasi. Miksi käyttää omaa aikaa sähköpostikirjeenvaihtoon tai Excel-rumbaan, kun sen ajan voisi käyttää laadukkaan sisällön tuottamiseen? Vai oletko törmännyt tapahtumanjärjestäjään, joka toteaisi, että voi kun jäi paljon aikaa yli?
Eventilla on tapahtumasivuihin, ilmoittautumisiin ja verkkomaksuihin erikoistunut palvelu, joka integroituu vaivatta Postiviidakko-uutiskirjetyökaluun ja muihin Koodiviidakon tuotteisiin. Kun kaipaat tapahtumaasi tehoja, ota yhteyttä Eventillan myyntiin!
Tämä kirjoitus on julkaistu aiemmin vieraskynäartikkelina Koodiviidakon blogissa. Koodiviidakko on Eventilla Oy:n kumppani ja Suomen suurin markkinoinnin ja viestinnän pilvipalveluiden tuottaja, jolla on Suomen toimipisteiden lisäksi toimistot Dubaissa, Pariisissa, Berliinissä ja Hong Kongissa.
