Webinaarin järjestäminen – mikä on webinaari ja miten se järjestetään?

Webinaarit ovat vakiinnuttaneet oman tärkeän osansa tapahtuma-alalla. Webinaarin järjestäminen on yksi yritysten tehokkaimmista markkinointi- ja viestintäkeinoista – erityisen suosittuja webinaarit ovat etenkin B2B-yritysten toiminnassa. Webinaarit saavuttavat kuitenkin jatkuvasti enemmän suosiota myös kuluttajapuolella – webinaari on loistava tapa opettaa uutta, herättää ajatuksia, jakaa tarinoita ja rakentaa brändiä laajalle yleisölle kohtuullisin kustannuksin.

Mutta miten järjestää webinaari? Millaisia työkaluja webinaarin järjestämiseen tarvitaan? Millainen on paras webinaarijärjestelmä? Entä riittääkö nettiyhteyteni webinaarin pitämiseen? Tässä artikkelissa käymme läpi kaiken, mitä webinaarin järjestäminen vaatii – löydät vinkkejä ensimmäisen webinaarisi järjestämiseen tai webinaariesi kehittämiseen.

Tästä artikkelista löydät…

• Mikä on webinaari?
• Miksi webinaari on niin tehokas työkalu?
• Striimi, webinaari ja hybriditapahtuma – mitä eroa niillä on?
• Webinaarin järjestäminen askel askeleelta
• Usein kysytyt kysymykset webinaareista

Mikä on webinaari?

Webinaari eli verkkoseminaari on verkossa järjestettävä, reaaliaikainen tapahtuma, joihin osallistuja liittyy mukaan omalta laitteeltaan. Webinaarit ovat suosittu, kustannustehokas tapahtuma- ja markkinointimuoto sekä loistava keino välittää tietoa laajalle yleisölle.

Miksi webinaari on niin tehokas työkalu?

Tapahtumat ovat merkittävä osa monen yrityksen markkinointia. Webinaari on oiva ratkaisu silloin, kun paikan päälle kokoontuminen ei jostain syystä onnistu, halutaan mahdollistaa osallistuminen mistä tahansa maailmankolkasta tai helpottaa esimerkiksi työmatkojen ja kiireisten aikataulujen sovittelua.

Webinaarit mahdollistavat…

• Laajempi yleisö: Poista maantieteelliset esteet ja mahdollista osallistuminen mistä päin maailmaa tahansa.
• Kustannustehokkuus: Säästät tilavuokrissa, tarjoiluissa ja logistiikassa, mikä tekee siitä erinomaisen sijoitetun pääoman tuoton (ROI) kanavan.
• Tehokkaampi ajankäyttö: Sekä järjestäjät että osallistujat säästävät matkustamiseen kuluvaa aikaa.
• Arvokas osallistujadata: Keräät tarkkaa tietoa osallistujista ja heidän aktiivisuudestaan, mikä auttaa markkinoinnin kohdentamisessa ja myynnin edistämisessä.

Webinaarit ovat uusien ihmisten tavoittamisen lisäksi loistava työkalu myös sidosryhmäsuhteiden hoitoon. Entistä useammat yritykset järjestävät webinaareja olemassa oleville asiakkailleen ja järjestöt hyödyntävät verkkotapahtumia omille jäsenilleen.

Striimi, webinaari ja hybriditapahtuma – mitä eroa niillä on?

Termit menevät helposti sekaisin, joten selkeytetään ne:

• Striimaus: Tarkoittaa reaaliaikaista livelähetystä, usein yksisuuntaista (esim. konsertin tai tiedotustilaisuuden lähetys).
• Webinaari: On myös livelähetys, mutta sisältää tyypillisesti koulutuksellisen ja interaktiivisen elementin, kuten Q&A-osion, chat-keskustelun tai äänestyksiä.
• Hybriditapahtuma: Yhdistää parhaat puolet live- ja verkkotapahtumista. Osa yleisöstä on fyysisesti paikalla ja osa seuraa lähetystä etänä.

Webinaarin järjestäminen askel askeleelta

1. Valitse oikea webinaarijärjestelmä
2. Hanki tarvittavat välineet
3. Hallitse ilmoittautumiset ja viestintä ammattimaisesti
4. Varmista verkkoyhteys ja tekninen onnistuminen
5. Harjoittele etä-esiintymistä

1. Valitse oikea webinaarijärjestelmä

Webinaarin tekninen selkäranka on webinaarialusta, jonka kautta lähetys välitetään. Tunnettuja alustoja ovat esimerkiksi Zoom, GoToWebinar, WebinarJam ja Microsoft Teams. Oikean alustan valinta riippuu tarpeistasi, kuten osallistujamäärästä ja kaivatuista interaktiivisista ominaisuuksista. Alustan integraatiomahdollisuudet kannattaa myös huomioida – kun webinaarijärjestelmä integroituu tapahtumanhallintajärjestelmään, vähenee manuaalinen klikkailu huomattavasti.

2. Hanki tarvittavat välineet

Vähintään tarvitset tietokoneen ja ohjelmiston, mutta ammattimaisen laadun varmistamiseksi suosittelemme panostamaan myös seuraaviin:

• Laadukas kamera: Erillinen kamera tuottaa huomattavasti parempaa kuvaa kuin kannettavan tietokoneen sisäänrakennettu web-kamera.
• Ulkoinen mikrofoni: Selkeä ääni on webinaarin tärkein elementti. Varmista äänenlaatu kunnollisella mikrofonilla.
• Rauhallinen tila: Järjestä lähetys rauhallisesta tilasta, jossa on hyvä akustiikka ja vakaa verkkoyhteys.

3. Hallitse ilmoittautumiset ja viestintä ammattimaisesti

Webinaarialusta hoitaa itse lähetyksen, mutta miten hallinnoit kaikkea ennen ja sen jälkeen? Tässä kohtaa tapahtumanhallintajärjestelmä, kuten Eventilla, astuu kuvaan.

Eventilla ei itsessään ole webinaarialusta, vaan se on järjestelmä, joka integroidaan saumattomasti esimerkiksi Zoomin tai Teamsin kanssa. Tämä webinaari-integraatio tarkoittaa, että järjestelmät keskustelevat keskenään, mikä automatisoi työtäsi ja tekee prosessista ammattimaisen:

• Brändätyt tapahtumasivut: Luo webinaarillesi visuaalisesti tyylikäs ilmoittautumissivu.
• Automatisoitu, yhtenäinen viestintä: Lähetä vahvistusviestit, muistutukset ja palautekyselyt automaattisesti – ja yhtenäisellä visuaalisella ilmeellä, ilman kielen vaihtumista kesken viestinnän tai muuta epäyhdenmukaisuutta.
• Henkilökohtaiset webinaarilinkit: Jokainen osallistuja saa oman, uniikin linkkinsä, mikä mahdollistaa läsnäolon tarkan seurannan.
• Maksulliset webinaarit: Haluatko myydä lippuja verkkokoulutukseen? Eventillan kautta se onnistuu vaivattomasti.

4. Varmista verkkoyhteys ja tekninen onnistuminen

Tekninen epäonnistuminen on aina webinaarin järjestäjän isoin pelko – se todella voi latistaa webinaarin tunnelman. Pelkkä hyvä verkkoyhteys ei riitä, vaan onnistuminen vaatii huolellista ennakointia ja testausta.

• Varmista aina ensisijaisesti langallinen verkkoyhteys, ja pidä varalla vähintään yksi, mutta mieluiten useampi mobiiliverkkoyhteys eri operaattoreilta.
• Tärkein vaihe on kuitenkin perusteellinen ennakkotestaus: käy koko lähetys läpi etukäteen, mieluiten useita kertoja, jotta mahdolliset ongelmat laitteiston tai ohjelmistojen kanssa paljastuvat ajoissa.
• Mikäli mahdollista, varaa vähintään yksi henkilö tekniseksi tueksi vastaamaan osallistujien kysymyksiin ja ratkomaan mahdollisia ongelmia, jotta esiintyjä voi keskittyä täysin sisältöön.
• Muista myös yksinkertainen perussääntö: käynnistä esitykseen käytettävä tietokone uudelleen ennen lähetyksen alkua, jotta se toimii mahdollisimman sulavasti.

5. Harjoittele etä-esiintymistä

Esiintyjänä kehittyminen vaatii ennen kaikkea rohkeutta harjoitella ja altistaa itsensä esiintymistilanteille. Kannattaa muistaa, että esiintymistaidot eivät ole itseisarvo, vaan väline viestin perille saamiseksi. Tehokkaimpia keinoja kehittyä ovat:

• Katso omia esiintymisiäsi. Tehokkain tapa tunnistaa omia kehityskohteita on omien esiintymisten katsominen tallenteelta, vaikka se aluksi tuntuisikin epämiellyttävältä.
  • Vinkki: Katso tallenne ensin ilman ääntä, jotta voit keskittyä puhtaasti kehonkieleen ja maneereihin. Tämän jälkeen kuuntele esitys ilman kuvaa, jolloin huomio kiinnittyy äänenkäyttöön, puheen rytmiin ja täytesanoihin.
• Pyydä aktiivisesti palautetta. Toinen olennainen osa harjoittelua on palautteen pyytäminen – niin yleisöltä kuin luotetulta kollegalta, joka osaa antaa rakentavia neuvoja esiintymisen kannalta tärkeistä asioista.
• Suhtaudu mokiin oppimiskokemuksina. Harjoittelun myötä opit myös suhtautumaan inhimillisiin virheisiin rennommin. Ne eivät ole epäonnistumisia, vaan osa luontevaa esiintymistä ja kehitystä.

Katso alta webinaaritallenne: Kaikki tapahtumista(ni): Onnistu etäesiintymisessä!

Usein kysytyt kysymykset webinaareista (UKK)

• Millainen verkkoyhteys webinaarin pitämiseen vaaditaan?
  Vakauden varmistamiseksi suosittelemme aina käyttämään langallista verkkoyhteyttä. On myös viisasta pitää langaton verkko (esim. mobiilidata) varayhteytenä saatavilla, jotta voit nopeasti vaihtaa verkkoa ongelmatilanteessa.
• Mitä webinaari-integraatio käytännössä tarkoittaa?
  Webinaari-integraatiolla tarkoitetaan Eventillan yhdistämistä webinaarijärjestelmään, kuten Zoomiin tai Teamsiin. Integraation avulla osallistujatieto kulkee automaattisesti järjestelmien välillä. Kun henkilö ilmoittautuu Eventillan kautta, hänelle luodaan samalla pääsy webinaariin, ja osallistumistieto siirtyy takaisin Eventillaan raportointia ja jatkoviestintää varten.
• Sisältyykö webinaarialustan (esim. Zoom) lisenssi Eventillan hintaan?
  Ei sisälly. Eventillan integraation hinta ei kata varsinaisen webinaarijärjestelmän lisenssiä, vaan se tulee hankkia erikseen suoraan palveluntarjoajalta (esim. Zoomilta). Integraatio on silta, joka yhdistää nämä kaksi järjestelmääsi.
• Mitä tarkoittaa henkilökohtainen webinaarilinkki?
  Se on jokaiselle osallistujalle yksilöity, uniikki linkki, jota klikkaamalla hän pääsee liittymään lähetykseen. Koska linkki on henkilökohtainen, sen avulla voidaan luotettavasti seurata, kuka on osallistunut webinaariin ja kuinka kauan hän on ollut paikalla.