Webinaarin järjestäminen – kaikki verkkotapahtumista Eventillalla

07.10.2020 Kommentit (0)
Jaa

Webinaarit ja verkkotapahtumat ovat vallanneet tapahtumamaailmaa tänä vuonna entistäkin enemmän. Mutta kuinka webinaari oikein järjestetään? Millaisia työkaluja siihen vaaditaan? Millainen on paras webinaarijärjestelmä? Mikä ihmettä tarkoittaa webinaari-integraatio? Entä riittääkö nettiyhteyteni webinaarin pitämiseen? 

Kokosimme yhteen parhaat tärpit ja usein kysytyt kysymykset aiheen ympärillä.

Tästä postauksesta löydät…

Jäikö jokin mietityttämään? Kysy pois, tiimimme auttaa mielellään!

Mitä webinaarit ovat?

Webinaarit ovat verkkoseminaareja eli verkossa järjestettäviä tapahtumia, joihin osallistuja liittyy mukaan omalta laitteeltaan. Webinaareissa on perinteisesti yksi tai useampi puhuja. Myös yleisö voi joskus osallistua keskusteluun esimerkiksi kommenttikentän kautta tai panelisteina.

Miksi järjestää webinaareja?

Tapahtumat ovat merkittävä osa yrityksen markkinointia. Ja kuten olemme erityisesti kuluneena vuonna huomanneet, niitä voidaan onneksi toteuttaa myös verkossa. Verkkotapahtuma on oiva ratkaisu silloin, kun paikan päälle kokoontuminen ei jostain syystä onnistu, halutaan mahdollistaa osallistuminen mistä tahansa maailmankolkasta tai helpottaa esimerkiksi työmatkojen ja kiireisten aikataulujen sovittelua.

Verkkotapahtumat mahdollistavat…

    • Osallistumisen maantieteellisesti kauempaa ja näin kansainvälisempiä tapahtumia
    • Kustannushyötyjä
    • Tehokkaampaa ajankäyttöä
    • Turvallisen osallistujakokemuksen
    • Laajemman yleisön tavoittamisen
    • Osallistujadatan keräämisen

Henkilökohtainen myyntityö tai livetapahtumat eivät suinkaan ole mennyttä, mutta väitämme, että kilpailun mukana pysymiseen vaaditaan myös verkkosisältöjä ja -tapahtumia.

Mitä ovat hybriditapahtumat?

Hybriditapahtumat yhdistävät verkko- ja livetapahtumien parhaat puolet, kun osallistuja voi itse valita saapuuko fyysisesti paikalle vai seuraako tapahtumaa verkossa. 

Mikä on webinaarijärjestelmä? Mitä eroavaisuuksia webinaariohjelmistojen välillä on?

Webinaarijärjestelmän avulla luodaan webinaareja eli verkkotapahtumia. Järjestelmän kautta lähetetään osallistujille stream tai webinaarilähetys, jossa voi olla yksi tai useampi puhuja. Tunnettuja webinaarijärjestelmiä ovat Zoom, GoToWebinar sekä WebinarJam. Myös Microsoft Teamsin kautta voi järjestää verkkokokouksia.

Oikean webinaarijärjestelmän valitseminen riippuu omista tarpeistasi webinaarille. Ilmaispalveluilla pääsee jo hyvin alkuun, maksullisilla taas voi kasvattaa osallistujakapasiteettia ja saada käyttöön erilaisia ominaisuuksia. Juuri sinulle sopivan ohjelmiston valintaan voit hyödyntää webinaarityökalujen tarkistuslistaamme.

Onko Eventilla webinaarijärjestelmä?

Itsessään Eventilla ei ole webinaarijärjestelmä, eli sillä ei voi luoda webinaarilähetystä. Eventillalla voidaan hallita webinaariin sekä muihin tapahtumiin liittyviä ilmoittautumisia, kutsuja, viestintää ja osallistujadataa. Integroituna webinaarijärjestelmään Eventilla tekee verkkotapahtumastasi brändisi näköisen ja mahdollistaa tehokkaan viestinnän sekä raportoinnit.

Voiko Eventillalla järjestää webinaarin? Mikä on webinaarijärjestelmän ja Eventillan ero?

Webinaarijärjestelmällä voit luoda webinaarilähetyksen, johon osallistujat liittyvät mukaan tarjoamastasi linkistä.

Eventillalla voit luoda webinaarille tapahtumasivun, viestintää sekä raportteja sen osallistujista. Yksistään Eventillalla et siis voi järjestää webinaaria, mutta se tukee webinaarijärjestelmääsi brändisi näköisellä viestinnällä ja raporteilla webinaariin osallistuneista. Integraation avulla Eventilla toimii saumattomassa yhteistyössä webinaariohjelmistosi kanssa.

Mitä tarvitsen webinaarin järjestämiseen?

Tarvitset vähintään webinaariohjelmiston sekä tietokoneen. Webinaarilähetys kannattaa kuitenkin kuvata läppärin web-kameran sijaan oikean kameran sekä mikrofonin avulla (katso vinkkimme sopivan webinaarilaitteiston valintaan). Webinaari täytyy myös järjestää rauhallisessa tilassa, jossa on hyvä äänentoisto. Tutustu vinkkeihimme webinaaristudion rakentamisesta.

Lisäksi suosittelemme Eventillan webinaari-integraation käyttöönottoa. Integraatio Eventillan ja webinaarijärjestelmäsi välillä mahdollistaa yhtenäisen ja brändisi näköisen tapahtumasivun sekä viestinnän, kattavat raportit, osallistujatiedon siirtymisen, reaaliaikaiset osallistumistiedot sekä palautekyselyt. Myös maksullisten webinaarien järjestäminen (esim. verkkokoulutus) onnistuu Eventillan oman maksugatewayn kautta. Kysy lisää integraation käyttöönotosta.

Lue aiemmat postauksemme aiheesta:
Tapahtuman siirtäminen verkkoon
Webinaaristudion rakentaminen
Webinaaristudio pienellä budjetilla

Mitä tarkoittaa webinaari-integraatio?

Webinaari-integraatiolla tarkoitetaan Eventillan yhdistämistä webinaarijärjestelmään, kuten Zoom, GoToWebinar, WebinarJam tai Microsoft Teams. Integraation avulla osallistujatieto kulkee saumattomasti järjestelmien välillä, mikä mahdollistaa parempaa viestintää, raportointia sekä kohdentamista – siis toimivampaa webinaarin hallintaa. Integraatio myös mahdollistaa muiden Eventillan ominaisuuksien hyödyntämisen webinaarissasi.

Sisältyykö webinaarilisenssi Eventillan integraation hintaan?

Eventillan webinaari-integraation hinta ei sisällä lisenssiä toiseen järjestelmään (kuten Zoom, GoToWebinar tai WebinarJam), vaan lisenssi tulee hankkia suoraan palveluntarjoajalta. Integraation hinta määräytyy käyttämäsi webinaarijärjestelmän ja tarvittavan työn mukaisesti, kysy tarjous sähköpostitse.

Tarvitaanko webinaarissa moderaattori?

Webinaarissa on vähintään yksi puhuja tai panelisti. Lisäksi olisi hyvä, että itse lähetystä olisi hoitamassa teknisesti osaava henkilö, joka säätää lähetyksen kuntoon ja puuttuu tarvittaessa ongelmatilanteisiin. Jos webinaariyleisö on suuri ja keskustelupalsta avoin osallistujille, on hyvä varmistaa, että joku ehtii moderoimaan keskustelun kulkua ja ehkä vastaamaan tulleisiin kysymyksiin jo reaaliaikaisesti. Pienemmän mittakaavan webinaarilähetyksen kuitenkin saa jo käyntiin yhdenkin henkilön voimin.

Mitä eroa on streamilla ja webinaarilla?

Streamaus tai striimaus (engl. sanasta stream) tarkoittaa reaaliaikaista livelähetystä. Webinaarikin on yleensä reaaliaikainen livelähetys, mutta siihen sisältyy usein esimerkiksi kouluttamista, interaktiivisuutta yleisön kanssa tai muuta ohjelmaa, jonka sisältö ei välttämättä ole reaaliaikaisesti toteutettu. Webinaarilähetys voi siis sisältää suoran striimin, kun taas striimauksella viitataan vain suoran lähetyksen toistamiseen. 

Millainen verkkoyhteys vaaditaan webinaarin pitämiseen?

Suosittelemme, että webinaarin järjestelyissä käytetään langallista verkkoyhteyttä, jotta yhteys on mahdollisimman vakaa.

Mitä tarkoittaa henkilökohtainen webinaarilinkki?

Henkilökohtainen webinaarilinkki voidaan liittää webinaariviestintään, kuten ilmoittautumisvahvistukseen tai muistutusviesteihin. Se on yleensä painike, jota klikkaamalla osallistuja pääsee liittymään webinaarilähetykseen sen alkamisajankohtana. Linkin henkilökohtaisuus taas tarkoittaa sitä, että se on yksilöity erilaiseksi jokaiselle vastaanottajalle, mikä mahdollistaa henkilön osallistumistiedon (webinaariin liittyminen sekä poistuminen) seuraamisen. Henkilökohtaisen osallistumistiedon avulla voidaan siis kohdentaa erilaista viestintää osallistuneille ja estyneille henkilöille.

Kuinka mahdollistetaan tapahtumaan osallistuminen livenä ja webinaarissa?

Eventillassa voit helposti luoda hybriditapahtuman, eli tarjota osallistujalle mahdollisuuden seurata tapahtumaa paikan päällä tai verkossa. Toteutusvaihtoehtoja on kaksi:

  1. Luo tapahtumalle kaksi osallistumisvaihtoehtoa (eli ”lippua”), joista osallistuja voi valita esimerkiksi “Osallistun verkossa” tai “Osallistun livenä”. Vahvistusviestin asetuksissa voit valita kullekin lipulle lippukohtaisen vahvistusviestin, joten voit kustomoida viestintää lipputyypin mukaan: lähetä liveosallistujille saapumisohjeet paikan päälle ja verkko-osallistujille linkki webinaariin. Huomaathan, että lippukohtaisen vahvistusviestin ominaisuuden käyttöönotto vaatii yhteydenoton tukeen tai asiakkuudenhoitajallenne.
  2. Luo tapahtumalle yksi osallistumisvaihtoehto, jonka ilmoittautumislomakkeella osallistuja valitsee osallistuuko hän tapahtumaan verkossa vai livenä. Eventillan viestintä-osiossa voit kohdistaa erilaiset viestit tämän valinnan perusteella.

Käytännössä tapahtuma sitten toteutetaan perinteisesti live-lokaatiossa ja yleensä striimataan sieltä webinaariosallistujille verkon välityksellä. 

Kuinka luoda webinaari Eventillan integraation avulla?

  1. Luo webinaarilähetys valitsemassasi webinaariohjelmistossa, kuten Zoom, GoToWebinar, WebinarJam tai Microsoft Teams.
  2. Luo webinaarille tapahtuma Eventillassa: siis tapahtumasivu, ilmoittautumislomake ja viestintä (kutsut, muistutukset ja kiitokset).
  3. Jos yrityksellänne tai organisaatiollanne on käytössä Eventillan webinaari-integraatio, voit yhdistää webinaarin Eventillaan yhdellä klikkauksella. Tarkempia ohjeita löydät tukisivustoltamme.
  4. Yhdistämisen jälkeen voit luoda Eventillassa lähettämiisi viesteihin (kuten ilmoittautumiseen ja muistutukseen) webinaarilinkin, joka vie suoraan webinaarilähetykseen. Näin kaikki viestintä on oman brändisi mukaista, kuten Eventillasta yleensäkin.
  5. Webinaarin jälkeen voit hakea paikallaolijoiden tiedot ja osallistumisajat Eventillan raportteihin yhden klikkauksen kautta osallistumistiedoista. Näin voit kohdentaa erilaista viestintää paikalla olleille sekä estyneille: esimerkiksi kiitosviestit ja tallenne webinaarista.

Huom! Nämä ohjeet toimivat silloin, kun organisaatiollasi on käytössä Eventillan webinaari-integraatio. Jos näin ei ole tai et ole varma tilanteestanne, niin asiakasvastaava tarkistaa tilanteenne käden käänteessä.

 

Jäitkö vielä miettimään jotain webinaareihin liittyen? Ota rohkeasti yhteyttä, autamme mielellämme.

 

Kysyttävää?

Ota yhteyttä, niin kerromme lisää.

Kommentit

Tätä artikkelia ei ole vielä kommentoitu.