Blogi

Hallitse tapahtumaa, älä anna tapahtuman hallita sinua

Olen työharjoitteluni aikana useaan kertaan yllättänyt itseni jo miettimästä menneitä. Miettinyt niitä usein tuskallisiakin hetkiä ennen tapahtumaa, sumuista ympärivuorokautista tehokkuutta tapahtuman aikana, ja sitä onnistuneen tapahtuman jälkeistä kaikkensa antanutta  voittajan olotilaa. Onnistuneen tapahtuman taustalla on usein tuntien, päivien, jopa kuukausien uurastusta jotka kulminoituvat hyvin pieneen hetkeen tällä aikajanalla. Tapahtumien järjestäminen on ennen kaikkea ajan hallintaa, asioiden tehokasta organisointia ja raakaa työtä.


Tapahtuman suunnittelija ei tee tapahtumaa kuitenkaan yksin eikä vain tiiminsä kanssa. Onnistuneeseen tapahtumaan tarvitaan tietenkin osallistujat. Luin juuri case tutkimusta, jossa käsiteltiin kattavasti sitä miten suuri vaikutus tehokkaalla oman tonttinsa hoitavalla sähköisellä ilmoittautumisjärjestelmällä onkaan tapahtumanhallinnassa. Tässä tutkimuksessa tapahtumaan osallistujien määrä saatiin tuplaantumaan ja siihen käytetyt työtunnit merkittävästi vähenemään ihan vain helpottamalla rekisteröitymistä.


Sinulla on toki mahdollisuus valita. Haluatko pyöritellä exceleitä, vastata satoihin sähköposteihin, ehkä matkan varrella kadottaa muutaman sähköpostin tai kirjoitella kahvilassa servetin reunaan osallistujan tietoja ja parhaassa tapauksessa mittavaa listausta henkilön erityisruokavaliosta. Kuulostaako hullulta? Minusta tämä kuulostaa valitettavasti vain tutulta. Minä olen tehnyt tätä työkseni, ja miljoonaa muuta asiaa siinä sivussa. Niin en ole siis ollut täysipäiväinen tapahtumanjärjestäjä, harva meistä on, mutta johtamiini ravintolakokonaisuuksiin on kuulunut paljon myös erilaisten tapahtumien järjestämistä sekä tietenkin tarjoiluiden osalta tapahtumien sidosryhmänä toimimista.


Niin miksi oikeastaan eksyinkään työharjoitteluun Eventillalle? Siksi että etsiessäni minulle soveltuvaa harjoittelupaikkaa tutustuin Eventillaan ja ymmärsin välittömästi sen tarjoamat mahdollisuudet. Järjestelmä jolla kerätään kätevästi ilmoittautumiset ja ehkä mahdolliset maksutkin netissä 24/7, jaetaan reaaliaikaista tietoa sisäisesti sekä sidosryhmille ja vielä tehdään se näyttävästi tapahtuman tarpeisiin räätälöidyllä tapahtumasivulla. Miksipä en olisi kertomassa tätä markkinoijan roolissa muille samojen asioiden kanssa painiskeleville – tottakai haluan olla. Kuinka monta työtuntia ja harmaata hiusta Eventilla olisikaan minulta ja muilta vuosien varrella säästänyt. Olen jo oppinut matkan varrella että kaikkea ei tarvitse eikä pidä tehdä itse. Aikaa kannattaa opetella hallitsemaan ja käyttää viisaasti. Käytä siis aikaasi oikeasti oleelliseen ja hae tapahtumaasi rakentamaan osaavat kumppanit. Keskity omaan ydinsosaamisesi. Käytä uusia innovaatioita ja tekniikkaa apuna siellä missä se on mahdollista! Viesti asioista tehokkaasti ja tyylillä! Mitä hyötyjä se tarjoaa? Luultavasti onnistuneen tapahtuman, parhaassa tapauksessa jopa rennon tapahtuman järjestäjän, joka mahdollisesti pääsee jopa siinä pienessä tapahtuman hetkessä nauttimaan työnsä tuloksista.

Tuuli Mikkola

Työharjoittelija, työvoimakoulutus OAKK

Kauppatieteiden maisteri, restonomi

Lähes 20 vuotta erilaisissa HoReCa-alan työtehtävissä

Jätä kommentti