Tapahtuman suunnittelu: onnistu näillä vinkeillä

Tapahtuman järjestäminen on projekti, jossa yhdistyvät tavoitteet, aikataulun hallinta, sisällöntuotanto, budjetointi, markkinointi, ilmoittautumisten hallinta ja itse tapahtumapäivän toteutus. Kun tapahtuman suunnittelu tehdään huolellisesti ja vaiheittain, tapahtumajärjestäjä pystyy minimoimaan yllätykset ja varmistamaan osallistujille sujuvan kokemuksen – oli kyseessä live-, etä- tai hybriditapahtuma.

Tässä artikkleissa käymme läpi tapahtuman suunnittelun tärkeimmät vaiheet ja annamme käytännön vinkkejä tapahtuman järjestämiseen. Saat myös selkeän tapahtuman järjestämisen muistilistan, jonka avulla rakennat tapahtuman aina ideasta jälkiseurantaan. Mukana on lisäksi roolitus: mitä tapahtuman suunnittelija tekee ja miten vastuut kannattaa jakaa.

Tästä artikkelista löydät:

1. Ideointi ja käsikirjoitus: tavoitteet, kohderyhmä ja ohjelma
2. Tapahtuman tyyppi: live, etä vai hybridi?
3. Tekninen toteutus: alusta, tila ja testaus
4. Ilmoittautumiset: järjestelmä, data ja GDPR
5. Tapahtuman markkinointi: suunnitelma ja kanavat
6. Jälkiseuranta: palaute, mittarit ja opit
7. Tapahtuman järjestäminen muistilista
8. Usein kysytyt kysymykset

1. Tapahtuman suunnittelun ensimmäinen vaihe: ideointi ja käsikirjoitus

Tapahtuman järjestäminen kannattaa aloittaa tavoitteesta: mitä haluat saavuttaa tapahtumalla? Esimerkiksi bränditietoisuuden kasvattaminen, uuden palvelun lanseeraus, liidien kerääminen, asiakassuhteiden vahvistaminen tai henkilöstön sitouttaminen vaativat hieman erilaisia ratkaisuja.

Määrittele kohderyhmä. Kenelle tapahtuma on suunnattu ja mikä heille on tärkeää? Kun kohderyhmä on selkeä, on helpompi valita teema, muotoilla viestit ja rakentaa ohjelma.

Käsikirjoitus on tapahtuman “selkäranka”. Hyvä käsikirjoitus sisältää:

• selkeän aikataulun (ennen, aikana ja jälkeen)
• ohjelman rungon (sisällöt, puhujat, tauot, siirtymät)
• vastuunjaon (kuka tekee mitä ja milloin)
• varasuunnitelmat (tekniikka, aikataulumuutokset, peruutukset)

Usein kannattaa valita yksi teema, jonka ympärille tapahtuma rakentuu. “Kaikkea kaikille” -teema hankaloittaa tapahtuman kaaren rakentamista ja haastaa etenkin markkinointia. Kun kohderyhmä on valittu oikein, kannattaa tapahtuman teema valita vain tätä kohderyhmää ajatellen.

Tapahtumajärjestäjä hyötyy tässä vaiheessa myös realistisesta aikataulusta: mitä aikaisemmin ohjelma ja runko ovat kasassa, sitä helpompi on tehdä loput päätökset (tila, tekniikka, ilmoittautumiset, markkinointi).

2. Tapahtuman suunnittelun toinen vaihe: tapahtuman tyyppi

Seuraava päätös tapahtuman suunnittelussa on tapahtuman muoto. Valinta vaikuttaa kaikkeen: aikatauluun, budjettiin, tekniikkaan, osallistujakokemukseen ja markkinointiin.

Haluatko järjestää perinteisen livetapahtuman? Silloin tapahtumapaikan valinta ja käytännön järjestelyt korostuvat. Muista myös selvittää, mitä lupia ja ilmoituksia livetapahtuman järjestäminen aiotussa mittakaavassa vaatii.

Ehkä sittenkin virtuaalitapahtuma? Etätapahtuma voi tavoittaa osallistujia laajemmalta maantieteelliseltä alueelta, mutta vaatii omanlaistaan suunnittelua. Kiinnitä erityistä huomiota no-show’n ehkäisyyn sekä etäyleisön mielenkiinnon ylläpitoon – nämä ovat etätapahtuman onnistumisessa kriittisiä.

Molemmat? Hybriditapahtuma! Hybriditapahtuma yhdistää etä- ja livetapahtuman hyvät puolet, mutta myös haastaa tapahtuman suunnittelijaa. Hybriditapahtuma onkin oikeastaan kaksi erillistä tapahtumaa yhtä aikaa, joten molempien osallistumistyyppien suunnitteluun tulee paneutua yhtä huolellisesti.

3. Tapahtuman suunnittelun kolmas vaihe: tekninen toteutus

Tekninen toteutus ratkaisee sen, tuntuuko tapahtuma sujuvalta vai onko tapahtumapäivä yhtä selviytymistä. Varmista, että tilassa on riittävä tekniikka, järjestit sitten live tai virtuaalitapahtuman. Tämä sisältää esimerkiksi äänentoiston, valaistuksen, internet-yhteyden ja screenit. Testaa tekniikka etukäteen varmistaaksesi, että kaikki toimii moitteettomasti.

Etätapahtumassa valitse tapahtuma-alusta huolella ja varmista, että osallistuminen on helppoa. Mikäli kohderyhmässäsi käytetään tyypillisesti esimerkiksi Zoom-webinaarialustaa, on usein järkevää pitäytyä tutussa vaihtoehdossa. Jos alusta on osallistujille uusi, ohjeista käyttö hyvissä ajoin-

Vinkki tapahtuman suunnittelijalle: tee tekninen “kuivaharjoittelu” samalla käsikirjoituksella kuin tapahtuma. Näin löydät ajoissa kohdat, joissa esimerkiksi dia vaihtuu väärässä kohtaa, videon ääni on liian hiljainen tai siirtymät venyvät.

4. Tapahtuman suunnittelun neljäs vaihe: ilmoittautumisten vastaanotto

Seuraava tärkeä vaihe tapahtuman järjestämisessä on sopivan ilmoittautumisjärjestelmän valinta. Tähän kannattaa käyttää vain ilmoittautumisten vastaanottoon tarkoitettuja järjestelmiä, sillä niistä löytyy eniten tapahtumajärjestäjää hyödyttäviä ominaisuuksia.

Muista myös, että ilmoittautumistiedot ovat henkilötietoja. Siksi niiden käsittelyssä on noudatettava erityistä huolellisuutta. Kertaa tapahtumajärjestäjän GDPR-vaatimukset ja varmista, että käytännöt (esim. suostumukset, rekisteriselosteet ja tietojen säilytys) ovat kunnossa.

Jos tapahtuma on maksullinen: tarvitset myös lipunmyynnin näkökulmasta oikean ratkaisun. Maksullisissa tapahtumissa on tärkeää, että sinulla on järjestelmä joka mahdollistaa lipunmyynnin (tai vähintäänkin laskutustietojen kysymisen).

5. Tapahtuman suunnittelun viides vaihe: tapahtuman markkinointi

Kun tapahtuman perusta on kunnossa, markkinointi ratkaisee osallistujamäärän. Luo selkeä markkinointisuunnitelma ja hyödynnä eri kanavia. Muista alussa määrittelemäsi kohderyhmä: selvitä mistä tavoitat juuri heidät ja mitä he haluavat kuulla.

Varmista, että markkinointimateriaalit ovat visuaalisesti houkuttelevia ja viestivät selkeästi tapahtuman olennaisimmat asiat: kenelle tapahtuma on, mitä hyötyä osallistuja saa, milloin ja missä, ja miten ilmoittautuminen tapahtuu.

Vinkki tapahtuman suunnittelijalle: tee osallistujan “polku” näkyväksi. Mistä hän kuulee tapahtumasta? Mihin hän klikkaa? Mitä hän näkee tapahtumasivulla? Mitä vahvistusviestissä kerrotaan? Kun polku on sujuva, ilmoittautumiskynnys laskee.

6. Muista myös tapahtuman jälkeinen seuranta

Onnistunut tapahtuman järjestäminen sisältää aina myös jälkiseurannan. Pyydä palautetta mahdollisimman pian tapahtuman päätyttyä (tai jo tapahtuman aikana), analysoi tuloksia ja seuraa, saavutitko tavoitteesi. Ota tuloksista opiksesi seuraavaa tapahtumaasi varten.

Jälkiseurannassa kannattaa katsoa esimerkiksi:

• ilmoittautuneiden ja osallistuneiden suhde (no-show)
• tapahtumasivun ja kampanjoiden konversio
• palautteen keskiarvot ja avoimet kommentit
• myynnin/liidien määrä (jos tavoitteena kaupallinen tulos)
• sisällön toimivuus (mikä ohjelma veti, missä energia laski)

7. Muita tärkeitä aiheita tapahtuman suunnittelussa

Maksut: Mikäli tapahtumaasi myydään lippuja, tarvitset järjestelmän joka mahdollistaa lipunmyynnin tai vähintäänkin laskutustietojen kysymisen.

Tapahtuman budjetti: Suunnittele tapahtuman budjetti ja muista myös seurata sitä reaaliajassa. Eventillan budjetointityökalu mahdollistaa reaaliaikaisen seurannan sekä kulujen kirjaamisen niin kiinteinä kuin osallistujakohtaisinakin.

Tapahtumanhallintajärjestelmä: Kun haluat hoitaa ilmoittautumiset, viestinnän ja osallistujatiedot turvallisesti yhdessä paikassa, tutustu tapahtumanhallintajärjestelmäämme.

8. Tapahtuman järjestäminen muistilista

Tapahtuman järjestämisessä on monta vaihetta ja yksityiskohtaa – on kuitenkin tärkeää ettei mikään vaihe unohdu! Nappaa tästä talteen tapahtuman järjestämisen muistilista, jotta voit aina nopeasti päästä tilanteen tasalle.

1. Tavoite: Miksi tapahtuma järjestetään ja miten onnistuminen mitataan?
2. Kohderyhmä: Kenelle tapahtuma on ja mikä hyöty osallistujalle luvataan?
3. Tyyppi: live / etä / hybridi (ja mitä se tarkoittaa käytännössä)
4. Käsikirjoitus: aikataulu, sisällöt, vastuut, varasuunnitelmat
5. Tekniikka: testit, varalaitteet, yhteydet, ohjeistus
6. Ilmoittautumiset: lomake, viestit, liput/maksut, GDPR
7. Markkinointi: suunnitelma, kanavat, materiaalit, muistutukset
8. Jälkiseuranta: palaute, raportointi, opit, jälkimarkkinointi

Onnistunut tapahtuman suunnittelu vaatii aikaa ja vaivaa, mutta hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Hyvin suunniteltu tapahtuma vahvistaa brändiä, luo uusia liiketoimintamahdollisuuksia ja jättää pysyvän vaikutuksen osallistujiin.

Usein kysytyt kysymykset tapahtuman järjestämisestä

• Mitä tapahtuman järjestäminen vaatii? Selkeän tavoitteen, realistisen aikataulun, hyvän käsikirjoituksen, toimivan tekniikan, sujuvan ilmoittautumisen sekä markkinoinnin ja jälkiseurannan.
• Mitä tekee tapahtumajärjestäjä? Tapahtumajärjestäjä vastaa kokonaisuudesta: aikatauluista, budjetista, toimittajista, riskienhallinnasta, viestinnästä ja siitä, että tapahtuma toteutuu suunnitellusti.
• Mitä tekee tapahtuman suunnittelija? Tapahtuman suunnittelija keskittyy usein sisältöön ja osallistujakokemukseen: teema, ohjelma, käsikirjoitus, puhujat ja se, että tapahtuma “tuntuu” osallistujalle hyvältä.
• Kuinka aikaisin tapahtuman suunnittelu kannattaa aloittaa? Pienissä tapahtumissa 4–8 viikkoa voi riittää, mutta isommissa tapahtumissa 3–12 kuukautta on usein realistisempi. Mitä enemmän osia (liput, sponsorit, hybridituotanto), sitä aiemmin kannattaa aloittaa.
• Miten vältän no-show’t etätapahtumassa? Panosta muistutusviesteihin, kalenterikutsuihin ja selkeään osallistumisohjeeseen – ja hyödynnä vinkkejä no-show’n ehkäisyyn.