Helsingin Ekonomien vuoden päätapahtuma, Ekonomi Summit, juhli kymmenettä vuottaan syyskuussa 2025. Tavoitteena oli järjestää 400 vieraalle unohtumaton ilta Helsingin Vanhalla Ylioppilastalolla, ja ylittää osallistujien odotukset tapahtumaa kohtaan juhlavuoden kunniaksi.
Automaatio takasi sujuvan startin jo ennen tapahtumapäivää
Onnistuneen tapahtuman perusta luotiin jo viikkoja aiemmin. Kaikki ilmoittautumiset kerättiin Eventillaan, jossa eri osallistujaryhmille – jäsenille, opiskelijoille ja kutsuvieraille – luotiin omat lipputyypit. Kriittinen osa prosessia oli Suomen Ekonomien jäsenrekisteri-integraatio, joka tarkisti ja vahvisti ilmoittautujan jäsenyyden automaattisesti. Kohdennetut ja automatisoidut muistutusviestit takasivat, että osallistujilla oli kaikki tarvittava tieto hyvissä ajoin. Tapahtumaviestinnän ja jonotuslistan hallinnan ansiosta loppuunmyydyn tapahtuman no-show-prosentti saatiin painettua ennätysalas.
Ovilla ei jonotettu – paitsi valokuvaajan pyynnöstä
Tunnelma oli odottava, kun ovet Vanhalla Ylioppilastalolla aukesivat. Osallistujien liput luettiin kaikissa älypuhelimissa toimivan EventillaAppin avulla, ja 400 vieraan saapuminen soljui sujuvasti. Sisääntulo oli niin tehokasta, että tapahtuman valokuvaaja kävi humoristisesti pyytämässä henkilökuntaa hidastamaan lippujen lukemista, jotta hän saisi hauskoja kuvia jonosta! Ruuhkaa ei siis päässyt syntymään, ja tilanteen päällä pysyttiin silloinkin kun ovelle saapui jonotuslistalle jääneitä toiveikkaita osallistujia kyselemään paikkaa tapahtumaan. Eventilla näyttää sisäänkirjatun henkilömäärän reaaliajassa, joten myös nämä vieraat pystyttiin palvelemaan ammattimaisesti ja tehokkaasti.
”Eventillan avulla pystyimme keskittymään olennaiseen: laadukkaan sisällön ja unohtumattoman tunnelman luomiseen. Järjestelmä hoiti osallistujahallinnan luotettavasti taustalla, ja tiesimme reaaliajassa, mitä tapahtumassa tapahtuu. Erityisesti jäsenrekisteri-integraatio ja sujuva sisäänpääsy toivat meille valtavan mielenrauhan.”
– Marjaana Töyli, Toiminnanjohtaja | Helsingin Ekonomit
Onnistunut ohjelma kruunasi illan
Sujuvien järjestelyiden ansiosta vieraat pääsivät nauttimaan illan annista täysin siemauksin. Verkostoituminen alkoi luontevasti Suomen Ekonomien. tietoiskujen ja sparrituokioiden parissa. Illan seminaariosuus alkoi Jussi Kärjen moderoimalla Tiina Heleniuksen, Jukka Niittymaan ja Aicha Manain tähdittämällä kasvupaneelilla, joka sai yleisön syttymään jopa spontaaneihin aplodeihin. Keynote-puhujat Mona Moisala ja Saku Tuominen vangitsivat yleisön vuoroin hiirenhiljaiseksi, vuoroin naurunremakan valtaan. Illan huipensi bilebändi Gebardin keikka, joka täytti tanssilattian iloisista juhlijoista illan kääntyessä kohti yötä.
Tapahtuma, joka näytti 100 % asiakkaalta
Vaikka Eventilla toimi tapahtuman taustajärjestelmänä, oli illan keskiössä Helsingin Ekonomien oma brändi. Illan aikana monissa keskusteluissa kuulimme pahoitteluja siitä, että osallistujat eivät olleet huomanneet ilmoittautuneensa tapahtumaan juuri Eventillalla. Meitä se ei haittaa – päinvastoin! Työkalumme täydellinen brändättävyys on meille ylpeyden aihe. Upea vuoden 2025 Ekonomi Summit oli täysin Helsingin Ekonomien oma tapahtuma, ja sen kuuluikin näyttää sataprosenttisesti heiltä. Me toimimme mielellämme onnistumisen mahdollistajana kulisseissa.
Artikkelin valokuvat: Heikkilä Photography
About the author
Kirjoittajasta
