Miten tavallisesta yritystapahtumasta rakennetaan alueellinen ilmiö, josta puhutaan aina New Yorkin Times Squarella asti? Ja miten osallistujat ja kumppanit saadaan sitoutettua niin vahvasti, että tapahtuman ympärille syntyy aito FOMO-efekti – pelko siitä, että jää jostain ainutlaatuisesta paitsi?
Eventillan Kaikki tapahtumista(ni) -webinaarissa markkinointipäällikkömme Vilma Autio sai vieraakseen Business Joensuun yritysasiantuntijan ja Pohjois-Karjalan oman ”Sohjonaisen” Pinja Konttisen. Keskustelun ytimessä oli Itä-Suomen suurin bisnesfestivaali SOHJO, joka on onnistunut pöläyttämään perinteisen seminaarikentän raameja ja kasvamaan muutamassa vuodessa 50 hengen verkostoitumistapaamisesta satojen osallistujien kansainväliseksi ilmiöksi.
Katso webinaaritallenne tästä:
Mikäli upotus ei näy, voit katsoa tallenteen myös suoraan YouTubesta.
1. Suuri visio ja ennakkomyynti kantavat pitkälle
SOHJO:n kasvu on osoitus siitä, että kansainvälisen tason suurtapahtuman voi järjestää onnistuneesti myös pääkaupunkiseudun ulkopuolella. Kun tapahtumaa lähdettiin vuonna 2024 kasvattamaan kunnianhimoisesti, Joensuussa perinteisen suuren tapahtuman kokorajoituksena pidettiin 100 ihmistä. SOHJO rikkoi nämä raamit keräämällä Kimmeliin 350 osallistujaa, ja seuraavana vuonna määrä tuplattiin jo 650 henkeen.
Kerralla hommaa isommalle laitettaessa aikaa oli vähän, joten ensimmäinen suuri kasvuvuosi vietiin läpi tiiviillä pro bono -kumppanuuksilla. Kun kumppaneille ja esiintyjille myytiin rohkeasti ja suoraselkäisesti visiota Itä-Suomen suurimmasta bisnesfestivaalista, lupaukset lunastettiin käytännössä. Menestyksekäs ensimmäinen askel loi lumipalloefektin, jonka ansiosta seuraavina vuosina mukaan saatiin suuria rahallisia kumppanuuksia ja brändejä aina Nasdaq Helsinkiä myöten.
2. Aktivoi kumppanit ja osallistujat – unohda perinteiset messuosastot
Tapahtuman ohjelma on loppujen lopuksi vain väline yhteisöllisyyden saavuttamiseksi. Jos osallistujat vain istuvat pyllyllään katsomassa lavaohjelmaa aamuyhdeksästä iltaviiteen, aitoa elämystä ei synny. Sama pätee kumppaneihin: pelkkä logon saaminen seinään tai flyereiden jakaminen tylsän messupöydän takana ei sitouta ketään.
SOHJO:ssa perinteiset osastot korvattiin toiminnallisilla kohtaamisilla. Esimerkiksi Joensuun kaupungin brändäämässä tilassa oli valokuvausseinän lisäksi fyysinen postilaatikko, josta osallistujat saivat lähettää valmiiksi maksettuja postikortteja kotiin. Tapahtumassa hyödynnettiin myös tekoälyavusteista yhteistaideteosta, jossa osallistujat piirsivät kameran alla kukkia, ja järjestelmä poimi kuvioita taideteokseen suoraan vieraiden vaatteiden kuoseista. Kun luovat ja teknologiset twistit kohtaavat, osallistujille jää aito muistijälki tekemisestä.
3. Yhteisöllisyys syntyy, kun pönötys unohdetaan
SOHJO:a on kutsuttu osuvasti yrityselämän Ilosaarirockiksi. Yhteisön voima piilee siinä, että tapahtumaan onnistutaan luomaan täysin avoin ja tasavertainen ilmapiiri. Pohjoiskarjalainen vieraanvaraisuus ja pönötyksen puute tarkoittavat käytännössä sitä, että korkeakouluopiskelijat, harjoittelijat, paikalliset yrittäjät, kaupunginjohtaja ja Yhdysvaltain delegaation liike-elämän huippunimet joivat kahvia ja ottivat selfieitä samassa massassa ilman hierarkioita.
Tapahtuman viestinnässä on tärkeää tasapainotella niin, että ohjeet ovat selkeät kaikille sidosryhmille, mutta sävy säilyy aitona ja helposti lähestyttävänä. Kun tapahtuma henkilöityy tekeviin ja helposti lähestyttäviin kasvoihin, kynnys tulla mukaan madaltuu entisestään.
4. Briefaa puhujat tapahtuman luonteen mukaisesti
Hyvä tunnelma kantaa useita tunteja kestävän tapahtuman läpi, kun tilan eri alueet on rauhoitettu eri toiminnoille. SOHJO:ssa pärätykset ja huippupuhujat sijoitettiin päivän alkuun ja aivan loppuun, kuten liike-ideakilpailun jännittävät pitchaukset, jolloin yleisö pysyy talossa sisällä. Muina aikoina esiintymislavat rauhoitettiin ja vieraat saivat kiertää verkostoitumisalueilla ja kabineteissa omaan tahtiinsa.
Kriittinen osa tunnelmanhallintaa on puhujien huolellinen briefaaminen. Ei riitä, että puhuja on ammattilainen, vaan hänen täytyy tietää, mihin kontekstiin hän on tulossa. Kun esiintyjille tehdään selväksi, että kyseessä on bisnesfestivaali, puheen tyyli, provosoivat kysymykset ja tarinankerronta mukautuvat vastaamaan yleisön odotuksia.
5. Kosmeettiset virheet eivät kaada suurta tunnetta
Tapahtumatuotannon kulisseissa sattuu ja tapahtuu aina, oli kyseessä sitten aloitteleva tai kokenut tekijä. SOHJO:ssakin koettiin tuskanhikeä, kun kansainvälinen puhuja saapui Joensuuhun ja huomasi unohtaneensa läppärinsä ja esityksensä lentokoneeseen. Paikallisten verkostojen ja nopeiden puheluiden ansiosta tietokone saatiin kuitenkin noudettua koneesta takaisin vuorokauden sisällä, eikä yleisö huomannut mitään.
Järjestäjän ei kannata stressata liikaa kosmeettisista virheistä tai siitä, jos jokin aivan kaikista korkealentoisin visio jää arjen kiireessä toteuttamatta. Yleisö ei tiedä, mitä olit suunnitellut – he kokevat vain sen tunteen, mikä paikan päällä vallitsee. Vastuullisuuden ja elämysten polulla valmiita ei olla koskaan, joten tärkeintä on aloittaa rohkeasti, kokeilla uutta ja kehittää tapahtumaa pala kerrallaan.
Haluatko luoda tapahtuman, joka sitouttaa osallistujat, osallistaa kumppanit ja rakentaa brändistäsi aidon ilmiön? Eventilla tarjoaa modernit työkalut osallistujahallintaan, automatisoituun kohdennettuun viestintään ja palautekyselyihin, jotta voit keskittyä luomaan unohtumattomia kohtaamisia kulisseissa.
Rakennetaanko seuraavasta tapahtumastasi ilmiö Eventillalla?
Kirjoittajasta
Kirjoittajasta
