TALLENNE: Kaikki tapahtumista(ni): Osallistujakokemus – miten se luodaan?

Tapahtumien maailmassa osallistujakokemus on se kriittinen tekijä, joka ratkaisee, jääkö tilaisuus unholaan vai muistetaanko se vielä vuosienkin päästä. Eventillan Kaikki tapahtumistani -webinaarisarjassa markkinointipäällikkö Vilma Autio ja tapahtuma-alan legenda Helena Wallo syventyivät siihen, miten aidosti sykähdyttävä osallistujakokemus rakennetaan.

Webinaarissa jaettiin parhaat vinkit tavoitteiden asettamiseen, tapahtumapersoonien hyödyntämiseen, rohkeisiin valintoihin ja aistien herättelyyn tapahtumasuunnittelussa.

Katso webinaaritallenne:

Mikäli upotus ei näy, voit katsoa tallenteen myös suoraan Youtubesta.

1. Tavoitteet ohjaavat koko osallistujakokemusta

Osallistujakokemus ei ole vain itse tapahtumapäivä, vaan se alkaa ensimmäisestä mainoksesta tai kutsusta ja jatkuu jälkimarkkinointiin asti. Jotta tämä pitkä kaari pysyy yhtenäisenä, kaikella tekemisellä täytyy olla ”punainen lanka”, joka juontaa juurensa tapahtuman tavoitteista.

Helena Wallo kehottaa asettamaan tavoitteet rohkeasti korkealle ja jakamaan ne kolmeen tasoon:

• Mielikuvatavoitteet: Millaiseksi brändi halutaan kokea (esim. idearikas tai ekologinen)?
• Vaikuttavuustavoitteet: Mitä haluamme osallistujan oppivan tai tekevän tapahtuman jälkeen (esim. 10 uutta verkostokontaktia tai uuden taidon oppiminen)?
• Tekniset tavoitteet: Numeeriset mittarit, kuten tavoiteltu osallistujamäärä tai palautteen NPS-luku.

2. Tunne yleisösi: Tapahtumapersoonat avuksi

Kohderyhmä on terminä usein liian ympäripyöreä ja johtaa siihen, että järjestäjä suunnittelee tapahtuman vain itselleen. Tehokkaampi työkalu on luoda tapahtumapersoonia, jotka ovat sekoitus faktaa ja fiktioita. Persoonat auttavat konkretisoimaan, kenelle tapahtumaa todella rakennetaan ja mitä erilaiset osallistujat arvostavat.

• Ekstrovertti Elsa: Tulee tapahtumaan ensisijaisesti tutustumaan uusiin ihmisiin ja verkostoituu sujuvasti jo narikkajonossa.
• Ujo Uolevi: Kaipaa aitoja kohtaamisia, mutta tarvitsee matalan kynnyksen fasilitoituja aktiviteetteja uskaltautuakseen mukaan keskusteluun.
• Paavo Polkupyöräilijä: Arvostaa ekologisuutta, käytännöllisyyttä ja toivoo sujuvaa saapumisreittiä pyörälleen.

3. Rohkeus ja luovuus: Maailmaa ei muuteta istumalla

Tasaisen paksut seminaarit harvoin jättävät syvää muistijälkeä. Luovuus ei vaadi suurta budjettia, vaan aikaa ideointiin ja rohkeutta kokeilla jotain täysin erilaista.

• Riko rutiinit: Kuka on sanonut, että tuolien on oltava suorissa riveissä? Entä jos tapahtuma alkaisikin yhteisellä pakopelillä, jonka oikea tavoite on osallistujien verkostoituminen?
• Osallista tekemään: Aikuisetkin kaipaavat leikkimielisyyttä ja fyysistä tekemistä asiantuntijapuheiden lomaan. Anna ihmisten ratkoa ongelmia yhdessä, piirtää tai kokeilla jotain uutta.
• Salli epäonnistuminen: Aina löytyy joku, joka kritisoi rohkeita valintoja. Kriittinen palaute on kuitenkin arvokasta oppia tulevaan – tärkeintä on, että uskalsitte yrittää ja erottua.

4. Aistit vahvojen muistijälkien luojana

Ihminen muistaa tapahtumat vahvemmin, kun aisteja herätellään monipuolisesti. Monotoninen luennointi ei riitä, vaan osallistujille on tarjottava ”mieleentarttumapintoja”.

• Visuaalisuus: Valaistus, tilan asettelu ja brändin värit luovat alitajuisesti tunnelmaa ja mielikuvia heti ovelta alkaen.
• Tuntoaisti: Fyysinen tekeminen ja konkreettisten asioiden kokeileminen tekevät kokemuksesta elävämmän verrattuna pelkkään kuunteluun.
• Hajuaisti: Tuoksut luovat vahvoja muistijälkiä, mutta muista myös tarkoituksellinen tuoksuttomuus esimerkiksi migreeniherkkien huomioimiseksi.
• Makuaisti: Tarjoilujen ei tarvitse olla vain vatsantäytettä. Yllätä osallistujat erilaisella esillepanolla tai teemaan sopivalla makumaailmalla.

Tapahtuma on parhaimmillaan kuin ”love story” osallistujan ja järjestäjän välillä. Kun herätät tunteita, asetat tavoitteet korkealle ja huomioit erilaiset persoonat aisteineen, luot kokemuksen, johon halutaan palata yhä uudestaan.