Tapahtumaviestintä
Tapahtumaviestintä tarkoittaa kaikkea viestintää, jota lähetetään osallistujille ennen tapahtumaa, sen aikana ja jälkeen. Se sisältää muun muassa vahvistusviestit, muistutukset, ohjeistukset, materiaalien jakamisen ja palautekyselyt – eli kaiken, mikä tekee osallistumisesta helppoa ja kokemuksesta sujuvan.
Tapahtumaviestintä on suuressa roolissa tapahtuman osallistujakokemuksen luomisessa. Hyvin suunniteltu viestintä auttaa osallistujia valmistautumaan, löytämään oikeat tiedot oikeaan aikaan ja kokemaan tapahtuman sujuvana alusta loppuun. Selkeä kommunikaatio on tärkeää niin käytännön ohjeistuksissa, muistutuksissa kuin mahdollisten muutosten viestimisessäkin.
Tässä artikkelissa haluamme jakaa parhaat oppimme tapahtumaviestinnän toteuttamiseen, jotta sinä voit välttää yleisimmät sudenkuopat, joita autamme asiakkaitamme välttämään päivittäin. Törmäämme esimerkiksi usein siihen, että viestintä keskittyy kokonaan tapahtumaa edeltävään aikaan ja loppuu kuin seinään heti tapahtuman jälkeen – juuri silloin, kun osallistuja olisi vastaanottavaisimmillaan!
Me Eventillalla tapaammekin jakaa tapahtumaviestinnän kolmeen osaan: viestintä ennen tapahtumaa, viestintä tapahtuman aikana ja sen jälkeen. Omana osanaan toimii myös tapahtumien kriisiviestintä poikkeustilanteissa. Oli tapahtumasi sitten live- tai verkkotapahtuma, samat periaatteet pätevät.
Haluatko syventyä tapahtumaviestintään webinaaritallenteen parissa? Katso Onnistu tapahtumaviestinnässä! -koulutuksen tallenne YouTubesta.
Tästä artikkelista löydät…
- Tapahtumaviestinnän aikajana – mikä viesti lähtee milloin
- Tapahtumaviestinnän tyyli
- Tapahtumaviestinnän kohdentaminen
- Tapahtumaviestintä ennen tapahtumaa
- Viestintä tapahtuman aikana
- Viestintä tapahtuman jälkeen
1. Tapahtumaviestinnän aikajana – mikä viesti lähtee milloin
Toimiva tapahtumaviestintä on harvoin yksittäinen viesti – se on sarja oikein ajoitettuja kosketuksia, jotka kuljettavat osallistujaa ilmoittautumisesta tapahtuman jälkeiseen palautteeseen. Alla on runko, jota voit käyttää oman tapahtumasi viestinnän pohjana. Ajankohdat ovat suuntaa antavia; sovita ne tapahtumasi pituuteen ja luonteeseen.
- Heti ilmoittautumisen jälkeen: vahvistusviesti, joka kuittaa ilmoittautumisen onnistuneeksi ja kertaa olennaiset tiedot.
- Noin viikkoa ennen: käytännön ohjeistukset – sijainti tai osallistumislinkki, aikataulu, valmistautumisohjeet.
- Päivää ennen: muistutusviesti, joka virittää tunnelmaan ja varmistaa, ettei tapahtuma pääse unohtumaan.
- Tapahtuman aikana: tarvittaessa nopeat muutos- tai ohjeviestit, mieluiten tekstiviestinä.
- Heti tapahtuman jälkeen: kiitosviesti ja palautekysely.
- Muutama päivä jälkeen: materiaalit ja mahdollinen tallenne.
Muista lisätä tärkeimmät tiedot jokaiseen tapahtumaviestiin: olemme huomanneet että lippu kannattaa lähettää sekä vahvistusviestissä että muistutusviesteissä, jotta se löytyy vaivatta ovella eikä ruuhkia synny. Jos liität sähköpostiin lipun QR-koodin kuvana, lisää viestiin myös linkki lippuun – näin osallistuja löytää QR-koodin, vaikka sähköpostiohjelma ei näyttäisikään kuvia automaattisesti.
2. Tapahtumaviestinnän tyyli
Tapahtumaviestinnän tyyli riippuu tapahtumasi genrestä ja tyylistä. Tärkeintä on pitää koko tapahtumakokonaisuuden äänensävy yhtenäisenä. Tapahtumanhallinnan työkalu helpottaa yhtenäisen viestinnän rakentamista, sillä voit rakentaa tapahtumaviestinnän etukäteen, ilman kiirettä ja huolellisesti. Ajastamalla sähköpostit ja tekstiviestit osallistujille varmistat laadukkaan viestinnän.
Esimerkkejä erilaisesta tapahtumaviestinnästä
Sama asia voidaan viestiä hyvin eri sävyllä. Vertaa näitä kahta vahvistusviestiä – molemmat kertovat saman, mutta luovat täysin eri mielikuvan järjestäjästä.
”Hyvä osallistuja, kiitos ilmoittautumisestasi Eventillan koulutukseen. Koulutus alkaa maanantaina klo 10:00. Pyydämme sinua saapumaan paikalle tai avaamaan webinaarilähetyksen viimeistään 5 minuuttia aikaisemmin, jotta pääsemme käyttämään koulutusajan tehokkaasti. Koulutusmateriaalit löydät materiaalipankista, johon sait aiemmin salasanan. Kysyttävää? Ota meihin yhteyttä: myynti@eventilla.com”
”Hei tiimi! Mahtavaa päästä oppimaan uutta yhdessä ja täydentämään osaamistamme. Toivottavasti olet yhtä innoissasi kuin me järjestäjät! Jotta saamme hyödynnettyä läpikäyntiin varatun ajan tehokkaasti, pyydämme sinua saapumaan linjoille jo viittä minuuttia ennen. Etkö millään malttaisi odottaa? Emme mekään! Onneksi voit tutustua materiaalipankkiimme jo etukäteen, salasanan löydät edellisestä viestistä. Onko sinulla kysyttävää tai haluatko jakaa innostustasi? Ota meihin yhteyttä: myynti@eventilla.com Nähdään huomenna!”
Huomasit varmasti eron. Älä siis aliarvioi tapahtumaviestinnän tyylin merkitystä edes lyhyimpien tekstiviestien kohdalla. Tapahtumaviestintä rakentaa brändimielikuvaa osallistujien silmissä, joten pidä viestinnän sävy yhtenäisenä läpi koko tapahtuman.
3. Tapahtumaviestinnän kohdentaminen
Sopivan viestintätyylin lisäksi on tärkeää miettiä, kuinka tapahtuman viestintä kohdennetaan yleisölle. Onko parasta, että kaikki osallistujat saavat saman viestin, vai pitäisikö viestin sisällön riippua osallistujatyypistä? Esimerkiksi hybriditapahtumissa vaaditaan erilaista viestintää paikalle saapuville ja verkkoyhteyksien kautta osallistuville. Joissakin tapahtumissa taas halutaan lähettää erilainen viesti perjantain ja lauantain osallistujille, tai VIP-lippujen ja pressipassien haltijoille. Webinaareissa palautekyselyviestit voidaan kohdistaa paikalla olleille ja webinaaritallenne heille, jotka eivät päässeet linjoille.
Sopiva tapahtumaviestinnän järjestelmä, kuten Eventilla, auttaa sinua kohdentamaan tapahtumaviestintää oikealle yleisölle esimerkiksi lomakevalintojen tai osallistumistietojen perusteella.
Vinkki! Älä unohda kohdentaa viestintää myös tapahtuman puhujille, vapaaehtoisille ja sponsoreille. Voit tuoda heidät Eventillaan omalla piilotetulla lipputyypillään, jotta voit hallinnoida kaiken tapahtumaviestinnän samasta järjestelmästä.
4. Tapahtumaviestintä ennen tapahtumaa
Ennen tapahtumaa lähetettävä viestintä luo pohjan koko osallistujakokemukselle. Se vahvistaa osallistujan päätöksen, antaa käytännön tiedot ja virittää tunnelmaan. Huomaa, että tapahtuman markkinointi ennen ilmoittautumista on oma kokonaisuutensa – siihen saat vinkit erillisestä artikkelistamme tapahtuman markkinoinnista. Tässä keskitymme viestintään, joka alkaa ilmoittautumisesta.
Vahvistusviesti on tapahtumaviestinnän tärkein ensikosketus
Vahvistusviesti on usein osallistujan ensimmäinen varsinainen kosketus tapahtumaviestintään ilmoittautumisen jälkeen. Hyvin laadittu vahvistusviesti kertoo selkeästi, että ilmoittautuminen on onnistunut, vahvistaa osallistujan päätöstä ja vähentää epävarmuutta ennen tapahtumaa.
Tapahtumaviestinnässä vahvistusviesti kannattaa lähettää automaattisesti heti ilmoittautumisen jälkeen. Sen kannattaa sisältää vähintään tapahtuman nimi, ajankohta, paikka tai osallistumislinkki sekä tieto tulevista muistutusviesteistä ja käytännön ohjeistuksista. Jos sinulla on erillinen ohjesivu tai infopankki, linkitä se mukaan vahvistusviestiin.
Olemme huomanneet, että vahvistusviesti on yksi tärkeimmistä osista tapahtumaviestintää – jos vahvistusviestiä ei kuulu heti ilmoittautumisen jälkeen, osallistuja alkaa nopeasti epäillä menikö prosessi läpi vai ei. Vaikka tapahtumaan saisi paikan vasta erillisen hyväksynnän jälkeen tai osallistuja ilmoittautuisi jonotuslistalle, kannattaa onnistuneesta tietojen vastaanottamisesta aina laittaa jokin kuittaus!
Vinkki! Aseta tapahtuman nimi vahvistusviestin otsikkoon muuttujalla tapahtumanhallintajärjestelmässä. Näin vahvistusviesti on aina helppo löytää sähköpostin saapuneista haun avulla.
Ohjeistukset ja muistutukset
Tapahtumaviestinnän tärkein tehtävä on tehdä osallistumisesta helppoa. Ennen paikalle saapumista tai webinaariyhteyden avaamista osallistuja tarvitsee tietoa tapahtuman luonteesta ja mahdollisesta etiketistä. Millainen on pukukoodi? Tarvitseeko osallistujan ottaa jotakin mukaansa tai muutoin valmistautua tapahtumaan? Tuleeko webinaariohjelmisto tai muu sovellus ladata etukäteen? Toivotaanko etäosallistujien pitävän kuvayhteyden päällä? Kysymyksiä voi nousta paljonkin. Käy koko osallistujan polku läpi etukäteen ja pyydä vaikka tuttavaasi miettimään, mitä tietoja et ole vielä huomannut kertoa tapahtumastasi. Lähetä ohjeistukset selkeänä listauksena hyvissä ajoin ennen tapahtumaa ja muistuta niistä tarvittaessa.
Vinkki! Voit hyödyntää tapahtumasivun välilehtiä infopankkina, josta osallistujat voivat aina tarkistaa ajantasaiset ohjeet.
Innostaminen ja preppaaminen
Yhtä tärkeää kuin ohjeistaminen on innostaa ja prepata osallistujia tapahtuman tunnelmaan jo etukäteen. Pari päivää tai tuntia ennen H-hetkeä on mukava saada innostava viesti, joka huomioi osallistujat ja heidän mahdolliset kysymyksensä sekä virittää päivän tunnelmaan.
5. Viestintä tapahtuman aikana
Ohjeistukset ja muistutukset
Tapahtuman aikana lähetettävä viestintä voi olla hyvinkin nopeatempoista. Siksi suosittelemme lähettämään esimerkiksi äkilliset ohjelmamuutokset tai turvallisuusohjeistukset tekstiviestillä sähköpostin sijaan. Tekstiviestit tavoittavat yleisön todennäköisesti nopeammin, kun osallistujat eivät juuri silloin seuraa sähköpostiaan.
Tekstiviestillä voit muistuttaa osallistujia esimerkiksi seuraavista ohjelmanumeroista ja sijainneista – tämä on hyvin tarpeellista esimerkiksi isoilla messualueilla – tai tavaroiden noutamisesta narikasta.
Materiaalien lähettäminen
Tapahtuman aikana voit lähettää osallistujille esimerkiksi seuraavan koulutusaiheen materiaalit. Lähettäminen kannattaa automatisoida, niin voit itse keskittyä muihin järjestelyihin ja materiaalit saapuvat varmasti ajallaan.
6. Tapahtumaviestintä tapahtuman jälkeen
Älä unohda osallistujia, vaikka varsinainen tapahtuma-aika päättyykin. Tapahtuman jälkeen voit huomioida osallistujia monella tapaa.
Kiitosviestit
Tapahtumasi ei ole mitään ilman sen osallistujia. On siis tärkeää muistaa kiittää heitä saapumisesta paikan päälle tai verkkoyhteyksien päähän. Käyttiväthän he arvokasta aikaansa juuri sinun tapahtumasi parissa.
Palautekyselyt
Palautteen pyytäminen tapahtuman jälkeen tulisi olla itsestäänselvyys. Kysymällä palautetta saat osallistujasi tuntemaan, että heidän kokemuksellaan on sinulle merkitystä. Palaute on myös ensiarvoisen tärkeää seuraavia tapahtumiasi silmällä pitäen: kuinka muuten osaisit tehdä seuraavasta tapahtumasta vieläkin paremman?
Psssst… Tutustu Eventilla Surveys -kyselytyökalun mahdollisuuksiin täältä.
Materiaalien lähettäminen
Lähetä tapahtumassa tai koulutuksessa käsitelty materiaali osallistujille jälkikäteen, jotta he voivat perehtyä siihen rauhassa. Näin heidän ei tarvitse tehdä muistiinpanoja tapahtuman aikana, vaan he voivat keskittyä nauttimaan kokonaisuudesta.
Jälkimarkkinointi seuraavaa tapahtumaa varten
Kun pyydät markkinointiluvan jo ilmoittautumisen yhteydessä, voit hyödyntää osallistujien yhteystietoja kutsuessasi heitä seuraavaan tapahtumaasi. Osallistuja ilahtuu varmasti kutsusta esimerkiksi edistyneiden kurssille käytyään juuri perusteiden koulutuksen. Tarkemmin henkilötietojen käsittelystä voit lukea Tapahtumajärjestäjän GDPR -blogitekstistä.
Tehdäänkö tapahtumaviestinnästä helppoa?
Usein kysyttyjä kysymyksiä tapahtumaviestinnästä
-
Mitä tapahtumaviestintä tarkoittaa?
Tapahtumaviestintä kattaa kaiken viestinnän, jota käydään osallistujien kanssa ennen tapahtumaa, sen aikana ja jälkeen. Se sisältää esimerkiksi vahvistusviestit, muistutukset, ohjeistukset, materiaalien jakamisen sekä palautekyselyt. -
Miksi vahvistusviesti on tärkeä osa tapahtumaviestintää?
Vahvistusviesti on usein osallistujan ensimmäinen varsinainen kosketus tapahtumaviestintään ilmoittautumisen jälkeen. Selkeä vahvistusviesti vähentää epävarmuutta, parantaa osallistujakokemusta ja varmistaa, että osallistuja saa heti olennaiset tiedot tapahtumasta. -
Mitä tietoja vahvistusviestin tulisi sisältää?
Hyvä vahvistusviesti sisältää vähintään tapahtuman nimen, ajankohdan, sijainnin tai osallistumislinkin, yhteystiedot sekä tiedon tulevista muistutusviesteistä. Tapahtumaviestinnässä vahvistusviestiin kannattaa lisätä myös linkki lisäohjeisiin tai infopankkiin. -
Milloin tapahtumaviestintä kannattaa automatisoida?
Tapahtumaviestintä kannattaa automatisoida erityisesti vahvistusviestien, muistutusten ja materiaaliviestien osalta. Automaatio säästää järjestäjän aikaa ja varmistaa, että viestit lähtevät osallistujille oikeaan aikaan ilman inhimillisiä virheitä. -
Voiko tapahtumaviestintää kohdentaa eri osallistujaryhmille?
Kyllä. Tapahtumaviestintää voidaan kohdentaa esimerkiksi lähi- ja etäosallistujille, eri lipputyypeille tai tapahtumapäiville. Näin jokainen osallistuja saa juuri hänelle relevanttia viestintää, mikä parantaa kokonaiskokemusta. - Mitä viestejä tapahtuman jälkeen kannattaa lähettää?
Tapahtuman jälkeen tapahtumaviestintään kuuluvat tyypillisesti kiitosviestit, palautekyselyt, materiaalien jakaminen ja mahdollinen jälkimarkkinointi. Jälkiviestintä viimeistelee osallistujakokemuksen ja tukee tulevien tapahtumien onnistumista.
Kirjoittajasta
Kirjoittajasta
