Tapahtumaviestintä ja tapahtumamarkkinointi ovat suuressa roolissa tapahtuman osallistujakokemuksen luomisessa. Tapahtumaviestinnällä voit vaikuttaa koko tapahtuman onnistumiseen: osuva kommunikaatio on tärkeää niin tapahtuman markkinoinnissa ja ohjeistuksissa kuin pienten mokien paikkailussakin.
Me Eventillalla tapaamme jakaa tapahtumaviestinnän kolmeen osaan: viestintä ja tapahtumamarkkinointi ennen tapahtumaa, viestintä tapahtuman aikana ja sen jälkeen. Omana osanaan toimii myös tapahtumien kriisiviestintä poikkeustilanteissa.
Yleensä tapahtumaviestinnässä enemmän on enemmän – tapahtumasi ilmoittautujat ovat osoittaneet kiinnostuksensa sinua ja tapahtumaasi kohtaan, joten harvoin voit viestiä liikaa! Tässä postauksessa kertaamme parhaat oppimme tapahtumaviestinnän toteuttamiseen, oli tapahtumasi sitten live- tai verkkotapahtuma.
Haluatko syventyä tapahtumaviestintään webinaaritallenteen parissa? Katso Onnistu tapahtumaviestinnässä! -koulutuksen tallenne Youtubesta.
Tästä artikkelista löydät…
- Tapahtumaviestinnän tyyli
- Tapahtumaviestinnän kohdentaminen
- Viestintä ja tapahtuman markkinointi ennen tapahtumaa
- Viestintä tapahtuman aikana
- Viestintä tapahtuman jälkeen
Tapahtumaviestinnän tyyli
Tapahtumaviestinnän tyyli riippuu tapahtumasi genrestä ja tyylistä. Tärkeintä on pitää koko tapahtumakokonaisuuden äänensävy yhtenäisenä. Tapahtumanhallinnan työkalu helpottaa yhtenäisen viestinnän rakentamista, sillä voit rakentaa koko viestintäputken etukäteen kerralla. Ajastamalla sähköpostit ja tekstiviestit osallistujille varmistat laadukkaan viestinnän jo etukäteen!
Esimerkkejä erilaisesta tapahtumaviestinnästä:
”Hyvä osallistuja, Kiitos ilmoittautumisestasi Eventillan koulutukseen. Koulutus alkaa maanantaina klo 10:00. Pyydämme Sinua saapumaan paikalle tai avaamaan webinaarilähetyksen viimeistään 5 minuuttia aikaisemmin, jotta pääsemme käyttämään koulutusajan tehokkaasti. Koulutusmateriaalit löydät materiaalipankista, johon sait aiemmin salasanan. Kysyttävää? Ota meihin yhteyttä: myynti@eventilla.com”
”Hei tiimi! Mahtavaa päästä oppimaan uutta yhdessä ja täydentämään osaamistamme. Toivottavasti olet yhtä innoissasi, kuin me järjestäjät! Jotta saamme hyödynnettyä kaiken super-kiinnostavan materiaalimme läpikäyntiin varatun ajan tehokkaasti, pyydämme sinua saapumaan linjoille jo viittä minuuttia ennen. Etkö millään malttaisi odottaa? Emme mekään! Onneksi voit tutustua materiaalipankkiimme jo etukäteen, salasanan löydät edellisestä viestistä. Onko sinulla kysyttävää tai haluatko jakaa innostustasi? Ota meihin yhteyttä: myynti@eventilla.com Nähdään huomenna, jipii!”
Huomasit varmasti eron? Älä siis aliarvioi tapahtumaviestinnän tyylin merkitystä edes lyhyimpien tekstareiden kohdalla. Tapahtumaviestintä rakentaa brändimielikuvaa osallistujien silmissä, joten pidä viestinnän sävy yhtenäisenä!
Tapahtumaviestinnän kohdentaminen
Sopivan viestintätyylin lisäksi on tärkeää miettiä, kuinka tapahtuman viestintä kohdennetaan yleisölle. Onko parasta, että kaikki osallistujat saavat saman viestin vai pitäisikö viestin sisällön riippua osallistujatyypistä? Esimerkiksi hybriditapahtumissa vaaditaan erilaista viestintää paikalle saapuville ja verkkoyhteyksien kautta osallistuville. Joissakin tapahtumissa taas halutaan lähettää erilainen viesti perjantain sekä lauantain osallistujille, tai VIP-lippujen ja pressipassien omaaville. Webinaareissa taas voidaan kohdistaa palautekyselyviestit paikalla olleille ja webinaaritallenne heille, ketkä eivät tulleet linjoille.
Sopiva tapahtumaviestinnän järjestelmä, kuten Eventilla, auttaa sinua kohdentamaan tapahtumaviestintää oikealle yleisölle esimerkiksi lomakevalintojen tai osallistumistietojen perusteella.
Viestintä ja markkinointi ennen tapahtumaa
Tapahtuman markkinointi
Tapahtuman markkinointi ennen ilmoittautumista ja H-hetkiä on kriittistä osallistujamäärän kasvattamisen kannalta, ja vaikuttaa näin koko tapahtuman kannattavuuteen sekä menestykseen. Digitaalisen tapahtumamarkkinoinnin voit ohjata brändisi näköiselle laskeutumissivulle, jolta osallistuja löytää lisätietoja tapahtumasta ja pääsee ilmoittautumaan mukaan. Voit markkinoida tapahtumaasi esimerkiksi…
- Omalla verkkosivustollasi, hyödyntämällä tapahtumakalenteria
- Organisaatiosi sosiaalisen median kanavissa
- Sosiaalisen median ryhmissä
- Maksetuilla digitaalisilla mainoksilla
- Henkilökohtaisilla kutsuviesteillä
- Uutiskirjeillä uutiskirjejärjestelmästäsi, kuten LianaMailerista
Tarkista myös, että kaikki tapahtumasi markkinointimateriaalit seuraavat brändisi linjaa ja jakavat tapahtumasta yhtenäistä kuvaa teksti- ja kuvavalintojen kautta.
Vinkkejä tapahtuman markkinointikampanjaan löydät täältä!
Ohjeistukset ja muistutukset
Ennen paikalle saapumista tai webinaariyhteyden avaamista osallistujan tulee tietää tapahtuman luonteesta ja mahdollisesta etiketistä. Millainen on pukukoodi? Tarvitseeko osallistujan ottaa jotakin mukaansa tai muutoin valmistautua tapahtumaan? Tuleeko webinaariohjelmisto tai muu sovellus ladata etukäteen? Toivotaanko etäosallistujien pitävän kuvayhteyden päällä videopalavereissa? Kysymyksiä voi nousta paljonkin. Käy koko osallistujan polku läpi etukäteen ja pyydä vaikka tuttavaasi miettimään, mitä tietoja et ole vielä huomannut kertoa tapahtumastasi. Lähetä ohjeistukset selkeänä listauksena hyvissä ajoin ennen tapahtumaa ja muistuta niistä tarvittaessa.
Vinkki! Voit hyödyntää tapahtumasivun välilehtiä infopankkina, josta osallistujat voivat aina tarkistaa ajantasaiset ohjeet!
Innostaminen ja preppaaminen
Yhtä tärkeää kuin ohjeistaminen on tietysti innostaa ja prepata osallistujia tapahtuman fiilikseen jo etukäteen. Pari päivää tai tuntia ennen H-hetkiä on mukavaa saada innostava viesti, joka huomioi osallistujat sekä heidän mahdolliset kysymyksensä ja virittää päivän tunnelmaan.
Viestintä tapahtuman aikana
Ohjeistukset ja muistutukset
Tapahtuman aikana lähetettävä viestintä voi olla hyvinkin nopeatempoista. Siksi suosittelemme lähettämään esimerkiksi äkilliset ohjelmamuutokset tai turvallisuusohjeistukset SMS-viestillä sähköpostien sijaan. Tekstiviestit tavoittavat yleisön todennäköisesti pikaisemmin.
Tekstiviestillä voit muistuttaa osallistujia esimerkiksi seuraavista ohjelmanumeroista ja sijainneista (hyvin tarpeellista esim. isoilla messualueilla), tavaroiden noutamisesta takkisäilytyksestä tai muutoin ohjeistaa esimerkiksi toimia vaativista kriittisistä tilanteista.
Materiaalien lähettäminen
Tapahtuman aikana voit lähettää osallistujille esimerkiksi seuraavan koulutusaiheen materiaalit. Lähettäminen kannattaa automatisoida, niin voit itse keskittyä muihin järjestelyihin ja materiaalit saapuvat varmasti ajallaan.
Viestintä ja markkinointi tapahtuman jälkeen
Älä unohda osallistujia, vaikka varsinainen tapahtuma-aika päättyykin. Tapahtuman jälkeen voit muistaa osallistujia monella tapaa:
Kiitosviestit
Tapahtumasi ei ole mitään ilman sen osallistujia. On siis tärkeää muistaa kiittää heitä saapumisesta paikan päälle tai verkkoyhteyksien päähän. Käyttiväthän he arvokasta aikaansa juuri sinun tapahtumasi parissa!
Palautekyselyt
Palautteen pyytäminen tapahtuman jälkeen tulisi olla itsestäänselvyys. Kysymällä palautetta saat osallistujasi tuntemaan, että heidän kokemuksellaan on todella sinulle merkitystä. Palaute on myös ensiarvoisen tärkeää seuraavia tapahtumiasi silmällä pitäen: kuinka muuten osaisit tehdä seuraavasta tapahtumasta vieläkin paremman?
Psssst… Tutustu Eventilla Surveys-kyselytyökalun mahdollisuuksiin täältä.
Materiaalien lähettäminen
Lähetä tapahtumassa tai koulutuksessa käsitelty materiaali osallistujille jälkikäteen, jotta he voivat perehtyä siihen kaikessa rauhassa. Näin heidän ei myöskään tarvitse tehdä mustiinpanoja tapahtuman aikana, vaan he voivat keskittyä nauttimaan kokonaisuudesta.
Uudelleenmarkkinointi
Markkinointiluvan kysyminen osallistumisen yhteydessä kannattaa, sillä voit hyödyntää osallistujien yhteystietoja markkinoimalla heille myös seuraavaa tapahtumaasi. Myös osallistuja ilahtuu varmasti kutsusta esimerkiksi edistyneiden kurssille käytyään juuri perusteiden koulutuksen. Tarkemmin henkilötietojen käsittelystä voit lukea Tapahtumajärjestäjän GDPR-blogitekstistä.
Joko teidän yrityksenne hyödyntää tapahtumaviestinnän järjestelmää? Katsotaan yhdessä, miten Eventilla voisi hyödyttää juuri teidän toimintaanne. Ota rohkeasti yhteyttä!
Katso lisää vinkkejä tapahtumaviestintään ”Onnistu tapahtumaviestinnässä!” -webinaaritallenteelta
