Tapahtumaviestintä ja -markkinointi – mitä tapahtumasta tulisi viestiä?

Tapahtumaviestintä ja tapahtumamarkkinointi ovat entistä suuremmassa roolissa verkkotapahtumien suosion kasvamisen myötä. Viestinnällä voit vaikuttaa koko tapahtumakokonaisuuden onnistumiseen: osuva kommunikaatio on tärkeää niin tapahtuman markkinoinnissa ja ohjeistuksissa kuin pienten mokien paikkailussakin.

Me Eventillalla tapaamme jakaa tapahtumaviestinnän kolmeen osaan: viestintä ja tapahtumamarkkinointi ennen tapahtumaa, viestintä tapahtuman aikana ja sen jälkeen. Omana osanaan toimii myös tapahtumien kriisiviestintä poikkeustilanteissa.

Hyvänä nyrkkisääntönä pidämme, että osallistujan tulisi kuulla sinusta ainakin nämä kolme kertaa, yleensä enemmänkin. Tässä postauksessa kertaamme parhaat oppimme tapahtumaviestinnän toteuttamiseen, oli tapahtumasi sitten live- tai verkkotapahtuma.

Tästä artikkelista löydät…

1. Tapahtumaviestinnän tyyli
2. Tapahtumaviestinnän kohdentaminen
3. Viestintä ja tapahtuman markkinointi ennen tapahtumaa
4. Viestintä tapahtuman aikana
5. Viestintä tapahtuman jälkeen
   

Tapahtumaviestinnän tyyli

Tapahtumaviestinnän tyyli riippuu pitkälti tapahtumasi genrestä ja tyylistä. Tärkeintä on pitää koko tapahtumakokonaisuuden äänensävy yhtenäisenä. 

Esimerkkejä erilaisesta tapahtumaviestinnästä:

”Hyvä osallistuja, Kiitos ilmoittautumisestasi Eventillan koulutukseen. Koulutus alkaa maanantaina klo 10:00. Pyydämme Sinua saapumaan paikalle tai avaamaan webinaarilähetyksen viimeistään 5 minuuttia aikaisemmin, jotta pääsemme käyttämään koulutusajan tehokkaasti. Koulutusmateriaalit löydät materiaalipankista, johon sait aiemmin salasanan. Kysyttävää? Ota meihin yhteyttä: myynti@eventilla.com”

”Hei tiimi! Mahtavaa päästä oppimaan uutta yhdessä ja täydentämään osaamistamme. Toivottavasti olet yhtä innoissasi, kuin me järjestäjät! Jotta saamme hyödynnettyä kaiken super-kiinnostavan materiaalimme läpikäyntiin varatun ajan tehokkaasti, pyydämme sinua saapumaan linjoille jo viittä minuuttia ennen. Etkö millään malttaisi odottaa? Emme mekään! Onneksi voit tutustua materiaalipankkiimme jo etukäteen, salasanan löydät edellisestä viestistä. Onko sinulla kysyttävää tai haluatko jakaa innostustasi? Ota meihin yhteyttä: myynti@eventilla.com Nähdään huomenna, jipii!”

Huomasit varmasti eron? Älä siis aliarvioi viestinnän merkitystä edes lyhyimpien tekstareiden kohdalla. Pitämällä tapahtumasi äänensävyn yhtenäisenä voit vaikuttaa osallistujan mielikuvaan koko brändistäsi. 

Tapahtumaviestinnän kohdentaminen

Sopivan viestintätyylin lisäksi on tärkeää miettiä, kuinka tapahtuman viestintää kohdennetaan yleisölle. Onko parasta, että kaikki osallistujat saavat saman viestin vai pitäisikö viestin sisällön riippua osallistujatyypistä? Esimerkiksi hybriditapahtumissa vaaditaan erilaista viestintää paikalle saapuville ja verkkoyhteyksien kautta osallistuville. Joissakin tapahtumissa taas halutaan lähettää erilainen viesti perjantain sekä lauantain osallistujille, tai VIP-lippujen ja pressipassien omaaville. Webinaareissa taas voidaan kohdistaa palautekyselyviestit paikalla olleille ja webinaaritallenne heille, ketkä eivät tulleet linjoille.

Sopiva tapahtumaviestinnän järjestelmä, kuten Eventilla, auttaa sinua kohdentamaan tapahtumaviestintää oikealle yleisölle esimerkiksi lomakevalintojen tai osallistumistietojen perusteella.

Viestintä ja markkinointi ennen tapahtumaa

Tapahtuman markkinointi

Tapahtuman markkinointi ennen ilmoittautumista ja H-hetkiä on kriittistä osallistujamäärän kasvattamisen kannalta, ja vaikuttaa näin koko tapahtuman kannattavuuteen sekä menestykseen. Digitaalisen tapahtumamarkkinoinnin voit ohjata brändisi näköiselle laskeutumissivulle, jolta osallistuja löytää lisätietoja tapahtumasta ja pääsee ilmoittautumaan mukaan. Voit markkinoida tapahtumaasi esimerkiksi…

• Omalla verkkosivustollasi, hyödyntämällä vaikkapa tapahtumakalenteria
• Organisaatiosi sosiaalisen median kanavissa
• Sosiaalisen median ryhmissä
• Maksetuilla digitaalisilla mainoksilla
• Henkilökohtaisilla kutsuviesteillä
• Uutiskirjeillä uutiskirjejärjestelmästäsi, kuten LianaMailerista

Tarkista myös, että kaikki tapahtumasi markkinointimateriaalit seuraavat brändisi linjaa ja jakavat tapahtumasta yhtenäistä kuvaa teksti- ja kuvavalintojen kautta.

Ohjeistukset ja muistutukset

Ennen paikalle saapumista tai webinaariyhteyden avaamista osallistujan tulee tietää tapahtuman luonteesta ja mahdollisesta etiketistä. Millainen on pukukoodi? Tarvitseeko osallistujan ottaa jotakin mukaansa tai muutoin valmistautua tapahtumaan? Tuleeko webinaariohjelmisto tai muu sovellus ladata etukäteen? Toivotaanko etäosallistujien pitävän kuvayhteyden päällä videopalavereissa? Kysymyksiä voi nousta paljonkin. Käy koko osallistujan polku läpi etukäteen ja pyydä vaikka tuttavaasi miettimään, mitä tietoja et ole vielä huomannut kertoa tapahtumastasi. Lähetä ohjeistukset selkeänä listauksena hyvissä ajoin ennen tapahtumaa ja muistuta niistä tarvittaessa.

Innostaminen ja preppaaminen

Yhtä tärkeää kuin ohjeistaminen on tietysti innostaa ja prepata osallistujia tapahtuman fiilikseen jo etukäteen. Pari päivää tai tuntia ennen H-hetkiä on mukavaa saada innostava viesti, joka huomioi osallistujat sekä heidän mahdolliset kysymyksensä ja virittää päivän tunnelmaan.
 

Tapahtuman aikana

Ohjeistukset ja muistutukset 

Tapahtuman aikana lähetettävä viestintä voi olla hyvinkin nopeatempoista. Siksi suosittelemme lähettämään esimerkiksi äkilliset ohjelmamuutokset tai turvallisuusohjeistukset SMS-viestillä sähköpostien sijaan. Tekstiviestit tavoittavat yleisön todennäköisesti pikaisemmin.

Tekstiviestillä voit muistuttaa osallistujia esimerkiksi seuraavista ohjelmanumeroista ja sijainneista (hyvin tarpeellista esim. isoilla messualueilla), tavaroiden noutamisesta takkisäilytyksestä tai muutoin ohjeistaa esimerkiksi toimia vaativista kriittisistä tilanteista.

Materiaalien lähettäminen

Tapahtuman aikana voit lähettää osallistujille esimerkiksi seuraavan koulutusaiheen materiaalit. Lähettäminen kannattaa automatisoida, niin voit itse keskittyä muihin järjestelyihin ja materiaalit saapuvat varmasti ajallaan.

Tapahtuman jälkeen

Älä unohda osallistujia, vaikka varsinainen tapahtuma-aika päättyykin. Tapahtuman jälkeen voit muistaa osallistujia monella tapaa:

Kiitosviestit

Tapahtumasi ei ole mitään ilman sen osallistujia. On siis tärkeää muistaa kiittää heitä saapumisesta paikan päälle tai verkkoyhteyksien päähän. Käyttiväthän he arvokasta aikaansa juuri sinun tapahtumasi parissa 🙂

Palautekyselyt

Palautteen pyytäminen tapahtuman jälkeen tulisi olla itsestäänselvyys. Kysymällä palautetta saat osallistujasi tuntemaan, että heidän kokemuksellaan on todella sinulle merkitystä. Palaute on myös ensiarvoisen tärkeää seuraavia tapahtumiasi silmällä pitäen: kuinka muuten osaisit tehdä seuraavasta tapahtumasta vieläkin paremman?

Materiaalien lähettäminen

Lähetä tapahtumassa tai koulutuksessa käsitelty materiaali osallistujille jälkikäteen, jotta he voivat perehtyä siihen kaikessa rauhassa. Näin heidän ei myöskään tarvitse tehdä mustiinpanoja tapahtuman aikana, vaan he voivat keskittyä nauttimaan kokonaisuudesta.

Uudelleenmarkkinointi

Markkinointiluvan kysyminen osallistumisen yhteydessä kannattaa, sillä voit hyödyntää osallistujien yhteystietoja markkinoimalla heille myös seuraavaa tapahtumaasi. Myös osallistuja ilahtuu varmasti kutsusta esimerkiksi edistyneiden kurssille käytyään juuri perusteiden koulutuksen.

Joko teidän yrityksenne hyödyntää tapahtumaviestinnän järjestelmää? Katsotaan yhdessä, miten Eventilla voisi hyödyttää juuri teidän toimintaanne. Ota rohkeasti yhteyttä!