Kaikki tapahtumat saavat oman osansa no-showsta – eli ihmisistä, jotka ilmoittautumisestaan huolimatta eivät saavu paikalle. Moni tapahtumajärjestäjä tuntee tilanteen: osallistujalistalla on 120 nimeä, ja webinaarin alkaessa linjoilla on puolet siitä. Markleticin vuonna 2021 tekemässä selvityksessä virtuaalitapahtumien no-show-osuus oli keskimäärin 35 %. Goldcastin tuoreimmassa webinaarivertailussa, joka perustuu yli 26 000 B2B-webinaariin vuodelta 2025, ilmoittautuneista osallistui keskimäärin 40 %. No-show-osuus oli siis noin 60 %. Onneksi siihen ei tarvitse tyytyä! Kokosimme 5+1 keinoa, joilla saat ilmoittautuneet paikalle niin verkossa kuin paikan päällä.
Mitä no-show tarkoittaa?
No-show on englanninkielinen termi, joka tarkoittaa suomeksi saapumatta jäänyttä ilmoittautujaa tai poisjääntiä. Termi on tuttu hotelleista, ravintoloista ja lentoyhtiöistä, mutta tapahtumissa se näkyy erityisen selvästi.
Tunnemme ilmiön omista webinaareistamme. Vuonna 2021 Eventillan webinaareihin ilmoittautuneista osallistui 61 %. Vuonna 2025 osuus oli enää 45 %: 2 171 ilmoittautuneesta paikalle tuli siis 975. No-show-osuutemme kasvoi siis neljässä vuodessa 39 %:sta noin 55 %:iin. Tutkimukset ja oma datamme kertovat samaa: no-show on etenkin virtuaalisssa tapahtumissa noussut vuosi vuodelta.
Miksi ilmoittautuneet jättävät tulematta?
Ilmoittautuneet jättävät tulematta useimmiten siksi, että ilmoittautuminen ei vaatinut heiltä sitoutumista. Kutsu kilahtaa sähköpostiin, ilmoittautuminen vie kaksi klikkausta ja tapahtuma on maksuton. Moni ilmoittautuu varmuuden vuoksi ja päättää vasta tapahtumapäivänä, ehtiikö.
Virtuaalitapahtumissa taustalla on myös digiväsymys. Kun päivä on jo täynnä etäpalavereita, iltapäivän webinaari jää helposti väliin. Stanfordin tutkija Jeremy Bailenson tunnisti Zoom-väsymykselle neljä syytä: jatkuva lähikatsekontakti, oman kuvan seuraaminen, liikkumisen rajoittuminen ja kasvanut kognitiivinen kuorma. Sama näkyy alan arjessa. Esimerkiksi B2B-markkinoinnin johtaja Jacob Stuart kertoo LinkedIn-julkaisussaan, että virtuaalitapahtumien ilmoittautumiset ja osallistuminen ovat hiipuneet vuodesta 2023 lähtien.
Virtuaalitapahtumissa ilmiötä selittää myös tallennteiden yleistyminen. Kun ohjelma tulee jälkikäteen sähköpostiin, livelähetyksen väliin jättäminen ei tunnu menetykseltä. Mitä siis tehdä? Anna ilmoittautuneelle syy sitoutua ja muistuta tapahtumasta oikealla hetkellä.
Virtuaalitapahtumien erityispiirteistä kuulet lisää Kaikki tapahtumista(ni) -webinaarin jaksossa virtuaalitapahtumien haasteista.
Näin vähennät no-showta: 5+1 keinoa
- Pyydä sitoumus: maksullinen lippu tai no-show-maksu
- Muistuta oikeaan aikaan
- Anna syy osallistua livenä
- Rajaa osallistujamäärä ja ota jonotuslista käyttöön
- Luo kuhinaa tapahtumasi ympärille
1. Pyydä sitoumus: maksullinen lippu tai no-show-maksu
Maksullinen lippu lisää sitoutumista tehokkaasti, sillä rahaa käyttänyt osallistuja yrittää myös päästä paikalle. Jos koko tapahtuman muuttaminen maksulliseksi tuntuu liialta, tarjoa kaksi lippua: maksuton perussisältö ja maksullinen lippu kaikilla herkuilla.
Toinen vaihtoehto on no-show-maksu. Tapahtuma on maksuton, mutta perit maksun niiltä, jotka jäävät pois perumatta. Se sopii erityisesti tapahtumiin, joissa paikkoja on rajallisesti tai joissa tarjoilut tilataan osallistujamäärän mukaan. Kerro maksusta ja sen ehdoista selvästi jo ilmoittautumisvaiheessa, jotta lasku ei tule kenellekään yllätyksenä.
2. Muistuta oikeaan aikaan
Muistutusviesti on yksi helpoimmista keinoista vähentää no-showta. Lähetä muistutus pari päivää ennen tapahtumaa ja toinen juuri ennen alkua. Lisää jokaiseen viestiin osallistumislinkki, jotta kukaan ei joudu kaivamaan vahvistusviestiä sähköpostin syövereistä.
Eventillassa ajastat muistutukset suhteessa tapahtuman alkuun, esimerkiksi kaksi päivää ja tuntia ennen. Webinaarissa jokainen osallistuja saa viestiin oman henkilökohtaisen liittymislinkkinsä, ja kalenterilinkillä tapahtuma tallentuu suoraan kalenteriin. Lue lisää tapahtumaviestinnästä ennen tapahtumaa ja sen jälkeen.
Vinkki: pyydä ilmoittautuneita vahvistamaan osallistumisensa muutamaa päivää ennen tapahtumaa. Vahvistamatta jättäneet kertovat, kuinka moni todennäköisesti jää pois.
3. Anna syy osallistua livenä
Osallistuja tulee paikalle, kun livelähetys tarjoaa jotain, mitä tallenne ei tarjoa. Kerro kutsussa ja muistutuksissa, mitä vain paikalla olleet saavat: mahdollisuus kysyä puhujalta, verkostoitua tai osallistua arvontaan. Myös pelillistäminen toimii. Osallistujat voivat kerätä pisteitä esitetyistä kysymyksistä tai työpajoihin osallistumisesta.
Houkutteleva kutsu kertoo miksi tapahtumaan kannattaa tulla linjoille reaaliajassa. Katso vinkit tehokkaaseen tapahtumakutsuun.
4. Rajaa osallistujamäärä ja ota jonotuslista käyttöön
Rajattu osallistujamäärä saa ilmoittautuneet miettimään ilmoittautumistaan tarkemmin. Kun paikat ovat loppuneet ja jonossa odottaa muita, harva haluaa viedä paikan toiselta, joka varmasti pääsisi osallistumaan. Kerro jonotuslistasta ilmoittautuneille selkeästi, niin estyneet osaavat perua paikkansa.
Eventillassa otat jonotuslistan käyttöön lippukohtaisesti. Kun lippu täyttyy, uudet ilmoittautujat jäävät jonoon. Kun joku peruu, jonon seuraava saa sähköpostiin henkilökohtaisen linkin, jolla hän lunastaa vapautuneen paikan määräajassa. Voit valita, lähteekö tieto vapautuneesta lipusta automaattisesti vai vasta sinun hyväksynnälläsi.
5. Luo kuhinaa tapahtumasi ympärille
Mitä enemmän tapahtumastasi puhutaan, sitä useampi saapuu paikalle. FOMO eli fear of missing out on tapahtumajärjestäjän paras kaveri: tunne siitä, että kaikki muut ovat tulossa, houkuttelee empijätkin mukaan. Markkinoi tapahtumaa julkisesti, vaikka suurin osa osallistujista tulisikin sähköpostikutsun kautta. Ole aktiivinen somessa ja nosta esiin puhujia ja ohjelmaa ennen tapahtumaa.
Eventillan tapahtumasivulle saat sosiaalisen median jakopainikkeet, joilla ilmoittautuneet ja kiinnostuneet nostavat tapahtumaa esiin omissa kanavissaan. Määritä jakoa varten oma somekuva ja oletusteksti, niin jaetut julkaisut näyttävät siisteiltä.
+1. Tee perumisesta helppoa
Helppo peruminen vähentää no-showta, koska estynyt ilmoittautuja kertoo poisjäännistään etukäteen. Saat tarkemman kuvan todellisesta osallistujamäärästä ja osaat varautua oikein. Kun käytössä on jonotuslista, peruttu paikka siirtyy jonossa odottavalle.
Mitä teet niille, jotka jäivät pois?
Pidä poisjääneet mukana viestinnässä, sillä he ovat ilmoittautumalla osoittaneet kiinnostusta tapahtumaasi kohtaan ja kuuluvat todennäköisesti kohderyhmääsi. Lähetä heille oma viesti, jossa harmittelet, etteivät he päässeet paikalle, ja jaa tallenne tai materiaalit. Paikalla olleille lähtee kiitosviesti ja palautekysely.
Eventillassa kohdennat jälkiviestit läsnäolon mukaan: kiitos ja palautekysely paikalla olleille, tallenne ja harmitteluviesti poisjääneille. Läsnäolo kirjautuu check-inillä tai webinaarialustan osallistumistiedoista, joten sinun ei tarvitse jakaa listoja käsin.
Saadaanko ilmoittautuneet paikalle?
Usein kysyttyjä kysymyksiä:
- Mitä no-show tarkoittaa suomeksi? No-show tarkoittaa ilmoittautunutta, joka ei saavu tapahtumaan eikä peru paikkaansa. Suomeksi puhutaan myös saapumatta jääneistä tai poisjäänneistä.
- Kuinka suuri no-show-osuus on tavallinen? Se vaihtelee tapahtumatyypin mukaan. Markleticin vuoden 2021 selvityksessä virtuaalitapahtumien no-show-osuus oli 35 %, Goldcastin vuoden 2025 webinaariaineistossa jo noin 60 %. Eventillan omissa webinaareissa osuus oli vuonna 2025 noin 55 %.
- Voiko maksuttomasta tapahtumasta periä no-show-maksun? Kyllä, kun maksu ja sen ehdot kerrotaan selvästi ennen ilmoittautumista. Kerro myös, mihin mennessä ilmoittautumisen voi perua maksutta.
- Kannattaako webinaarin tallenteesta luopua? Ei kannata. Tallenne palvelee niitä, jotka eivät pääse paikalle, eikä se juuri vie osallistujia livelähetykseltä: Goldcastin aineistossa vain noin 3 % ilmoittautuneista katsoi pelkän tallenteen. Anna mieluummin syy osallistua livenä, esimerkiksi mahdollisuus esittää kysymyksiä puhujalle.
- Miten Eventilla auttaa vähentämään no-showta? Eventillassa ajastat muistutukset, lisäät viesteihin henkilökohtaiset liittymislinkit ja otat käyttöön jonotuslistan, joka tarjoaa perutut paikat jonossa odottaville. Katso, miten webinaarit hoituvat Eventillalla.
Kirjoittajasta
Kirjoittajasta
