TALLENNE: Kaikki tapahtumista(ni): Tapahtumasuunnitelma joka kestää mitä vaan – näin varaudut yllätyksiin

Tapahtumasuunnitelma näyttää hyvältä paperilla, mutta sen todellinen kestävyys mitataan vasta yllätysten edessä. Miten rakennat suunnitelman, joka kantaa 1 500 osallistujan kansainvälisessä tapahtumassa, vaikka tiimi koostuu vapaaehtoisista ja projekti kestää vuosia?

Eventillan Kaikki tapahtumista(ni) -webinaarissa vieraana oli tapahtuma-alan ammattilainen Satu Kontio, joka toimi projektipäällikkönä Nuorkauppakamarien Eurooppakokouksessa Oulussa. Keskustelimme siitä, miten massiivinen tapahtumakokonaisuus pidetään kasassa ja miten odottamattomiin tilanteisiin varaudutaan.

Katso webinaaritallenne tästä:

Mikäli upotus ei näy, voit katsoa tallenteen myös suoraan YouTubesta.

1. Aloita ajoissa ja lukitse kirkas teema

Ilman tiloja ei ole tapahtumaa. Kun olet ajoissa liikkeellä, pystyt neuvottelemaan kaupungin, tilantarjoajien ja jopa liikenneyhtiöiden kanssa ratkaisuista, jotka saattavat aluksi vaikuttaa kiveen hakatuilta.

Pitkässä projektissa olennaisinta on kuitenkin yksi, kirkas kattoteema. Se toimii sateenvarjona kaikille päätöksille: kun jokainen ohjelmaidea tai kumppanuusehdotus peilataan valittuun teemaan, huonot ideat karsiutuvat luonnostaan jo ennen johtoryhmän käsittelyä. Markkinointi kannattaa aloittaa rohkeasti heti, kun raamit ovat selvät – näyttävä visuaalisuus vakuuttaa osallistujat ja kumppanit, vaikkei koko ohjelmisto olisikaan vielä julki.

2. Valjasta ilmoittautumislomake ja tunne yleisösi

Liian usein tapahtuma syntyy pelkän idean eikä yleisön tarpeiden ehdoilla. Rakenna selkeät osallistujaprofiilit ja hyödynnä ilmoittautumislomaketta tiedonkeruussa.

Ilmoittautumislomake on ainoa paikka, jossa saat varmasti jokaisen osallistujan kiinni. Eventillan lomakkeilla voit kysyä suoraan osallistujien kiinnostuksen kohteita ja kohdentaa esimerkiksi rajoitetun paikkamäärän työpajat juuri oikealle kohderyhmälle. Kun tunnet yleisösi, kumppanuuksien myyminen helpottuu: et myy pelkkää logotilaa roll-upissa, vaan aitoja kohtaamisia juuri oikean kohderyhmän kanssa.

3. Jaa vastuu ja varaudu yllätyksiin

Massiivisessa projektissa ihmisiä vaihtuu. Varmista jatkuvuus nimeämällä jokaiselle vastuualueelle vetäjän (lead) lisäksi varahenkilö (co-lead). Näin vältytään tuhoisilta tietokatkoksilta, jos joku joutuu yllättäen jättäytymään pois. Myös turvallisuuden ja kriisiviestinnän suunnitelmat on paitsi tehtävä, myös koulutettava koko henkilöstölle – hätätilanteessa kenenkään ei pitäisi joutua arvailemaan, kuka johtaa viestintää.

Mokiakin aina sattuu. Satun tiimissä gaalaillallisen erikoisruokavaliomerkinnät (eriväriset valotikut) menivät jakovaiheessa sekaisin, mikä uhkasi aiheuttaa vaaratilanteita allergioiden kanssa. Katastrofi vältettiin ketterällä reagoinnilla: ovelle pystytettiin lennosta tarkastuspiste, jossa jokaisen osallistujan tikku tarkistettiin, ja 1 500 vierasta ohjattiin turvallisesti oikean annoksen ääreen. Suunnitelma kantaa, kun tiimi pysyy rauhallisena ja tietää roolinsa.

Haluatko tapahtumasuunnitelman, joka kestää mitä vaan? Eventilla tarjoaa saumattomat työkalut ilmoittautumislomakkeiden räätälöintiin, kohdennettuun kumppaniviestintään ja osallistujahallintaan, jotta sinä voit keskittyä turvallisen ja elämyksellisen tapahtuman rakentamiseen.