Tapahtumanhallinta ennen tapahtumaa
Tapahtumasivuilta ilmoittautumaan
Ennen tapahtumaa tapahtumanhallinta onnistuu tehokkaimmin, kun kaikki tehdään yhden tapahtumanhallintajärjestelmän avulla. Eventilla tuo tapahtumat omille verkkosivuillesi tapahtumakalenterina tai -listauksena ja auttaa rakentamaan jokaiselle tapahtumalle oman, tyylikkään tapahtumasivun sekä täysin kustomoitavan ilmoittautumislomakkeen. Kutsujen lähetys voidaan automatisoida, ja ilmoittautumisten kertymistä seuraat reaaliaikaisilta raporteilta – tämä on käytännön tapahtumahallintaa, joka säästää aikaa.
Automaattinen tapahtumakalenteri
Tapahtumanhallinnan työkaluilla tuot tapahtumasi verkkosivullesi tapahtumakalenterin tai tapahtumalistauksen muodossa. Verkkosivuille nousevat tapahtumat valitaan tapahtumanhallintajärjestelmässä erikseen, joten myös sisäiset tapahtumat on mahdollista järjestää samalla tapahtumanhallintaohjelmistolla kuin asiakastapahtumat.
- Tapahtumat suoraan omille verkkosivuille
- Mahdollisuus useisiin eri tapahtumakalentereihin
- Suodatukset kalenterissa esimerkiksi paikkakunnan mukaan
Tyylikäs tapahtumasivu
Tapahtumahallinta helpottuu, kun tapahtumasivun tekeminen ei vaadi koodaamista tai uuden sivun luomista omille verkkosivuille. Tapahtumanhallintaohjelmistolla luot tapahtumasivun muutamassa minuutissa syöttämällä tapahtuman tiedot selkeään käyttöliittymään. Tapahtumasivun välilehdille lisäät ohjelman ja esiintyjien esittelyt niin, että sivu pysyy selkeänä ja konvertoi.
- Tapahtumasivu aina oman brändinne mukaan
- Valittavissa useita erilaisia teemoja
- Helppo ilmoittautujalle ja tapahtuman järjestäjälle
Kustomoitu ilmoittautumislomake
Ilmoittautumislomakkeella kysyt osallistujilta turvallisesti kaikki tarvittavat tiedot. Tapahtumanhallintajärjestelmä mahdollistaa niin ilmaisten kuin maksullistenkin tapahtumien järjestämisen, ja kysymykset ovat täysin kustomoitavissa. Kun ilmoittautumiset ja osallistujatyypit hoituvat yhden tapahtumanhallintaohjelmiston kautta, koko tapahtumanhallinta pysyy hallittavana.
- Aina kustomoitu ilmoittautumislomake
- Ehdolliset kysymykset, lisämaksulliset osuudet ja muut juuri tapahtumiin tärkeät ominaisuudet
- Niin monta osallistumistyyppiä ja ilmoittautumislomaketta kuin on tarpeen
Tapahtumanhallinta tapahtuman aikana
Sisäänpääsy ja läsnäolotiedot
Tapahtumanhallinta tapahtuman aikana tarkoittaa etenkin sujuvaa sisäänpääsyä ja läsnäolotietojen hallintaa. Eventillan mobiiliapplikaatiolla EventillaAppilla kirjaat osallistujat kätevästi läsnäolleiksi. EventillaApp toimii kaikissa älypuhelimissa ja kuuluu maksutta jokaiselle Eventilla-käyttäjälle. Tapahtumanhallintajärjestelmä tukee myös verkkotapahtumia – webinaari-integraatiot tuovat läsnäolotiedot suoraan järjestelmään, jolloin tapahtumahallinta pysyy yhtenäisenä kanavasta riippumatta.
Läsnäolotiedot tapahtumista
Livetapahtumissa ihmiset on vaivatonta kirjata sisään QR-koodillisten lippujen avulla. Verkkotapahtumissa läsnäolotietoja voidaan seurata linkkiseurannan tai webinaari-integraation avulla. Näin tapahtumanhallintaohjelmisto tuottaa luotettavan kuvan osallistumisesta ja tukee tapahtumaviestintää.
- Lipunlukijasovellus kaikkiin älypuhelimiin
- Läsnäolotiedot verkkotapahtumista helposti
- Kohdenna tapahtumaviestintä läsnäolotietojen mukaan
Tapahtumanhallinta tapahtuman jälkeen
Tapahtumadatan hallinta ja tapahtumien jatkuva kehitys
Tapahtuman jälkeen tapahtumanhallinta jatkuu datan, raportoinnin ja palautteen kautta. Tapahtumista kertyvä data sisältää henkilötietoja, joten sen käsittelyyn tarvitaan tietoturvallinen tapahtumanhallintajärjestelmä. Jos osallistujatietoja tarvitsee jakaa eteenpäin, tähän on olemassa turvalliset, aikarajatut raportit. Kun palaute kerätään suoraan tapahtumanhallintaohjelmistossa, kehität tapahtumiasi tehokkaasti ja pitkäjänteisesti.
Tapahtumadata tietoturvallisesti
Tapahtumanhallintajärjestelmä mahdollistaa osallistujatietojen tietoturvallisen hallinnan juuri siihen käyttötarkoitukseen kehitetyssä järjestelmässä. Kun käytössäsi on oikeat tapahtumahallinnan työkalut, suojaat henkilötiedot ja viet datan integraatioilla oikeaan järjestelmään.
- Jaa osallistujatietoja turvallisilla raporteilla
- Suojaa henkilötiedot ja vie data integraatioilla oikeaan järjestelmään
- Anonymisoi tarpeettomat tiedot automatisoidusti
Palautekysely ja jälleenmarkkinointi
Lähetä tapahtuman jälkeen palautekysely osallistuneille ja kehitä tapahtumiasi! Muista myös hyödyntää tapahtumista kertyvät yhteystiedot markkinoidessasi tulevia tapahtumia. Näin tapahtumanhallinta palvelee myös seuraavaa tapahtumaa.
- Palautekysely suoraan tapahtumanhallinnan järjestelmästä
- Hyödynnä palaute ja muu kertynyt data kehittäessäsi tapahtumiasi!
Tapahtumahallinnan työkalut – mitä moderni järjestelmä sisältää?
Moderni tapahtumanhallintaohjelmisto kokoaa kaikki tärkeät tapahtumahallinnan työkalut yhteen paikkaan. Kun tapahtumanhallintajärjestelmä hoitaa ilmoittautumiset, viestinnän ja raportoinnin, voit keskittyä itse tapahtuman onnistumiseen – ja tapahtumanhallinta pysyy hallittavana myös tiukassa aikataulussa.
- Tapahtumakalenteri ja tapahtumasivut verkkosivuille
- Kustomoitavat ilmoittautumislomakkeet ja osallistujatyypit
- Maksut, liput ja laskutuksen tuki tarpeen mukaan
- Läsnäolotiedot ja sisäänpääsyn sujuvoittaminen
- Kohdennettu ja personoitu tapahtumaviestintä
- Raportointi, tietoturva ja integraatiot muihin järjestelmiin
Integraatiot
Tapahtumanhallinta vie datasi perille.
Tapahtumahallinta ei ole vain tapahtuman järjestämistä, vaan myös datan viemistä oikeaan paikkaan. Eventilla tapahtumanhallintajärjestelmä vie osallistujatiedot, talousdatan, verkkomaksut ja myynnin tärkeät prospektit sinne missä niitä tarvitaan – luotettavasti ja turvallisesti. Kun integraatiot ovat osa tapahtumanhallintaohjelmistoa, säästät aikaa ja varmistat yhtenäisen prosessin.
Aika laittaa tapahtumanhallinta kuntoon?
Muutakin kuin softa
Tapahtumanhallinta palveluna
Asiantuntijamme ovat rakentaneet tuhansia tapahtumaprosesseja tyytyväisille asiakkaillemme. Helppokäyttöiseen tapahtumanhallintajärjestelmään kuuluu henkilökohtainen käyttöönottoprosessi, jonka aikana varmistamme että saatte tapahtumanhallintaohjelmistosta juuri teille tärkeimmät ominaisuudet käyttöönne. Järjestämme myös maksuttomia onlinekoulutuksia, joiden avulla pystymme kehittämään tapahtumanhallintaa yhdessä pitkäjänteisesti.
Tapahtumanhallintajärjestelmä hinta
Kysyttävää Eventilla tapahtumanhallinnasta?
Ota yhteyttä, niin kerromme lisää. Voit myös varata demon suoraan asiantuntijaltamme.
Lisää materiaalia tapahtumanhallinnasta
Tutustu tapahtumanhallintaa käsitteleviin sisältöihin.
Syvennä osaamistasi tehokkaassa tapahtumanhallinnassa. Artikkeleistamme löydät vinkkejä tapahtumanhallintajärjestelmän hyödyntämiseen, tapahtumasivujen optimointiin sekä tietoturvalliseen tapahtumahallintaan ennen tapahtumaa ja sen jälkeen.
Artikkeli: Millainen on hyvä tapahtumasivu?
Tapahtumasivu on keskeinen osa tapahtumanhallintaa. Tässä artikkelissa opit, miten rakennat selkeän ja konvertoivan tapahtumasivun omalle tapahtumallesi.
Artikkeli: Ilmoittautumislomake osana tapahtumanhallintaa
Ilmoittautumiset ovat tärkeä osa tapahtumahallintaa. Lue, miten rakennat tehokkaan lomakkeen ja hyödynnät tapahtumanhallintaohjelmiston ominaisuuksia parhaalla mahdollisella tavalla.
Artikkeli: GDPR haltuun tapahtumanhallinnassa
Tietoturvallinen tapahtumanhallintajärjestelmä on olennainen osa modernia tapahtumanhallintaa. Tässä artikkelissa käydään läpi GDPR:n tärkeimmät näkökulmat ja datan hallinta tapahtuman jälkeen.
