Tapahtuman ilmoittautumislomakkeen rakentaminen on olennainen osa tapahtuman valmisteluja. Ilmoittautumislomake kannattaa myös suunnitella tapahtuman tarkoitus mielessä pitäen. Joihinkin tapahtumiin riittää yksinkertaisesti yhteystietojen kysyminen, mutta esimerkiksi markkinointimielessä järjestetty tapahtuma vaatii aivan erilaisen ilmoittautumislomakkeen. Ilmoittautumislomake on loistava paikka kysyä ilmoittautujista sinua kiinnostavia tietoja – näitä tietoja voit hyödyntää niin uusasiakashankinnassa kuin olemassa olevien asiakassuhteiden hoidossa. Ilmoittautumistietoja on myös mahdollista hyödyntää tulevien tapahtumien markkinoinnissa – kun kartoitat lomakkeella osallistujan kiinnostuksen kohteita osaat markkinoida hänelle juuri sopivia tapahtumia!
Mistä kannattaa lähteä liikkeelle tapahtuman ilmoittautumislomaketta rakennettaessa?
Aloita lomakkeen rakennus pakollisista tiedoista. Nimi ja sähköposti ovat tällaisia monesti välttämättömiä tietoja, joita tarvitset toimittaaksesi tapahtumaviestinnän onnistuneesti perille osallistujille. Mikäli tapahtumasi on maksullinen, kannattaa mahdolliset laskutustiedot kerätä muototarkistetuin kentin, jotta niihin kirjoitetut tiedot ovat varmasti oikein.
Ideoita ilmoittautumislomakkeelle
Pakollisten tietojen jälkeen voit lähteä miettimään, mitä muuta osallistujista olisi mukava tietää. Esimerkiksi yritystapahtumissa osallistujan edustama yritys ja titteli voivat olla arvokkaita tietoja ja livetapahtumassa jossa on tarjoilu on ehdottoman tärkeää muistaa kysyä ruokavaliotiedot. Mikäli tapahtuman tarkoitus on myynnillinen, voi ilmoittautumislomakkeella aivan hyvin kartoittaa osallistujien kiinnostusta tapahtumassa esiteltäviin tuotteisiin.
Ideoita ilmoittautumislomakkeelle:
- Onko tapahtumanhallinnan kehittäminen yrityksellenne ajankohtaista juuri nyt?
- Oletko jo meidän asiakas?
- Osallistutko tapahtumaan ensimmäistä kertaa?
- Millaisiin tapahtumiin olet kiinnostunut osallistumaan jatkossa?
- Mitä aihetta toivot käsiteltävän puheenvuorossa?
- Toivotko yhteydenottoa meiltä tapahtuman jälkeen?
Erityistarpeiden kartoitus
Osallistujien erityistarpeiden kartoitus voi tuntua tapahtuman järjestäjästä hankalalta. Liikuntaesteistä ja erityisistä tarpeista kysyminen voi tuntua turhaan lokeroivalta, mutta silti tällaisista asioista tapahtumajärjestäjän olisi hyvä tietää, jotta jokaisen osallistuminen tapahtumaan sujuu vaivatta. Hyvä keino kiertää tätä haastetta on lisätä lomakkeen loppuun avoin tekstikenttä, esimerkiksi otsikolla “Terveiseni tapahtumajärjestäjälle”. Tähän kenttään on mukavampi kirjoittaa esimerkiksi omasta saattajan tai avustajan tarpeestaan, kuin yrittää valita juuri omaan tilanteeseen sopiva boksi monivalintakentästä.
Ilmoittautumislomakkeen tiivistys
Kun kaikki mahdolliset ideat ilmoittautumislomakkeelle on keksitty, on aika karsia lopulliselle lomakkeelle niistä vain tärkeimmät. Tapahtuman ilmoittautumislomakkeen ei koskaan tule olla niin pitkä, että osallistuja ei jaksa sitä täyttää! Sen, mitkä kentät kannattaa ilmoittautumislomakkeella asettaa pakollisiksi näkee parhaiten kokeilemalla. Jos kysymyksiä ei ole lomakkeella liikaa, ja lomake on visuaalisesti selkeä kokonaisuus, voi aivan hyvin kokeilla laittaa kaikki ilmoittautumislomakkeen kysymykset pakollisiksi vastaajille. Kovin avoimien kysymysten, missä ilmoittautuja saattaa joutua pohtimaan omaa vastaustaan ei kuitenkaan kannata olla pakollisia, sillä pahimmillaan ilmoittautuminen jää tekemättä mikäli ilmoittautuja ei juuri sillä hetkellä keksi hyvää vastausta tällaiseen kysymykseen.
Muista rekisteriseloste ja markkinointilupa
Rekisteriselosteen hyväksymisen lisäksi on hyvä miettiä, täytyykö osallistujilta pyytää markkinointilupa. Markkinointilupa tulee kysyä, mikäli aiot käyttää osallistujien tietoja markkinointitarkoituksiin. Tapahtumaviestinnän ja esimerkiksi palautekyselyn lähettämiseen markkinointilupaa sen sijaan ei tarvitse.
Kun rakennat ilmoittautumislomaketta, pidä mielessä, että selkeys ja käytettävyys ovat avainasemassa. Varmista myös, että lomake on responsiivinen eri laitteille ja että mahdolliset vaihtoehdot ovat helposti ymmärrettäviä. Harkitse myös, pitäisikö osallistujilla olla mahdollisuus muokata ilmoittautumislomakkeelle antamiaan tietoja jälkikäteen tai peruuttaa ilmoittautumisensa itsenäisesti.
GDPR:n mukainen ilmoittautumislomake
Kannattaa myös muistaa, että lomakkeella kysytyt osallistujatiedot ovat henkilötietoja, joita ei kannata kerätä huvinvuoksi itselleen säilytettäväksi. Henkilötiedoista päästäänkin ilmoittautumislomakkeen tietoturvaan. GDPR:n mukaan osallistujien on tiedettävä, miten heidän tietojaan tullaan käyttämään. Ilmoittautumislomakkeena kannattaakin käyttää vain sellaisia lomakkeita, joihin rekisteriselosteen saa linkitettyä ja sen hyväksymisen asetettua ilmoittautujille pakolliseksi.
Lue lisää siitä, miten tapahtumajärjestäjän tulee huomioida GDPR henkilötietoja käsitellessään!
Muista rekisteriseloste ja markkinointilupa
Rekisteriselosteen hyväksymisen lisäksi on hyvä miettiä, täytyykö osallistujilta pyytää markkinointilupa. Markkinointilupa tulee kysyä, mikäli aiot käyttää osallistujien tietoja markkinointitarkoituksiin. Tapahtumaviestinnän ja esimerkiksi palautekyselyn lähettämiseen markkinointilupaa sen sijaan ei tarvitse.
Kun rakennat ilmoittautumislomaketta, pidä mielessä, että selkeys ja käytettävyys ovat avainasemassa. Varmista myös, että lomake on responsiivinen eri laitteille ja että mahdolliset vaihtoehdot ovat helposti ymmärrettäviä. Harkitse myös, pitäisikö osallistujilla olla mahdollisuus muokata ilmoittautumislomakkeelle antamiaan tietoja jälkikäteen tai peruuttaa ilmoittautumisensa itsenäisesti.
