Meillä Eventillalla ollaan viimeisen vuoden aikana laitettu lisää paukkuja omien tapahtumien järjestämiseen.
Järjestämämme tapahtumat ovat virtuaalisia käyttökoulutuksia tai webinaareja, joten tässäkin blogitekstissä esiin nostetut sudenkuopat liittyvät pitkälti virtuaalisiin toteutuksiin. Vaikka meidän tiimillä onkin rautainen kokemus tapahtumien järjestämisestä ja moneen yritykseen verrattuna heti alusta alkaen loistavat välineet homman suorittamiseen, ei kommelluksilta silti voi täysin välttyä. Kuten niin monet muutkin yritykset ja yhdistykset, me järjestämme tapahtumia kaiken muun arkisen aherruksen ohessa mikä on omiaan mahdollistamaan pieniä stipluja jos jonnekin päin tapahtumajärjestelyjä. Älä tee niinkuin teen, tee niinkuin sanon pätee tässäkin tilanteessa!
Kokosimme nyt tähän pienen listan sudenkuoppia, jotka pystyt välttämään pienellä huolellisuudella helposti.
1. Aloitat turhan tiukalla aikataululla
Tapahtumia on mahdollista puristaa kasaan alkuinnostuksissaan hirmuista tahtia, mutta maltti on tässä hommassa valttia. Katso tapahtumien aikatauluttamisessa isoa kuvaa – virtuaalisetkin tapahtumat kannattaa suunnitella etukäteen vähintään puolen vuoden sykleissä. Tapahtumia ei myöskään kannata ahneuksissaan laittaa kalenteriin liian tiiviisti, sillä ennakkoon tiedetyn järjestelytyön oheen tuppaa tulemaan aina pieniä yllätyksiä jotka vaativat reagointia ennen tapahtuman alkua. Mieluummin siis vähemmän mutta laadukkaasti kuin paljon kiireellä!
2. Kokeilet uusia toimintatapoja vauhdissa
Tuliko hyvä idea uudesta teknisestä toteutuksesta viikko ennen tapahtuman alkua? Aijaijai, vältä näitä viimeiseen asti! Älä ymmärrä väärin, toimintatapojen jatkuva kehittäminen on tärkeää ja uusia ideoita kannattaa hyödyntää tekemisessä. Teknisellä puolella ollaan kuitenkin yleensä tilanteessa jossa kaikki vaikuttaa kaikkeen, eli yhden järjestelmän tai alustan vaihtaminen voikin keikauttaa teknisen toteutuksen pois raiteiltaan jollain muulla tapahtuman osa-alueella. Tee siis muutokset harkiten ja ajan kanssa, ja muista selvittää mitkä kaikki tiedot tapahtumasi automaatioissa liikkuvat minkäkin järjestelmän kautta.
3. Et automatisoi, koska ehtiihän sitä käsinkin tehdä
Tapahtumia suunnitellessa saattaa välillä tulla mieliteko ottaa turhan paljon asioista hoidettavaksi käsin. Esimerkiksi, ehkäpä vaan lähetän tallenteen tilaisuuden jälkeen käsin, kun en etukäteen ole varma kauanko videon viimeistelyssä julkaisukuntoon menee… Eihän se iso homma ole yhtä sähköpostiviestiä lähettää tapahtuman jälkeen! Juu ei ole iso homma lähettää yhtä viestiä, mutta näin toimittaessa niitä käsin tehtäviä hommia onkin kohta vino pino eivätkä automaatiot tee omaa osuuttaan tapahtuman sujuvoittamisessa. Eli aina automatisoi etukäteen! Kaikki mitä voit! Ihan tosissaan.
4. Unohdat hyödyntää omaa tiimiä
Kaikki on helpompaa porukalla! Oli kyse sitten tapahtuman konseptista, käsikirjoituksesta tai yleisön osallistamisesta, kannattaa mahdollisuuksien mukaan ideoita heitellä yhdessä. Meillä on myös tapana itse ilmoittautua omiin tapahtumiimme ja hypätä linjoille aina uuden tapahtuman alkaessa. Näin esiintyjä tietää, että linjoilla on tuttua porukkaa joka tietää miten tapahtuman on tarkoitus edetä ja mahdollisiin teknisiin haasteisiin voidaan puuttua heti. Omaa porukkaa kannattaa hyödyntää myös virtuaalitapahtuman chatin käynnistämisessä!
5. Otat tapahtuman järjestämisen liian vakavasti
Vaikka tässäkin tekstissä varoitellaan tekemästä virheitä, on kuitenkin todettava että virheiden pelossa ei kannata jättää asioita tekemättä. Tapahtumien järjestäminen on prosessi jonka oppii vain tekemällä, eivätkä mahdolliset mokat yleensä ole maailmaa kaatavia. Mokan sattuessa ihmiset ovat yleensä hyvin ymmärtäväisiä, kunhan virheensä myöntää ja pyytää sitä anteeksi. Eli stiplun sattuessa hattu kouraan ja pahoittelut, ja ei muuta kuin uusia tapahtumajärjestelyjä kohti!
Kun otat nämä pienet sudenkuopat huomioon aloittaessasi tapahtumien järjestämisen, pääset vauhtiin oikein hyvin. Jos tapahtumaviestinnän automaatiot tai ilmoittautumistietojen kerääminen tuottaa päänvaivaa eikä teillä vielä ole käytössä tapahtumanhallinnan työkalua joka näissä auttaisi, ota ihmeessä yhteyttä! Me Eventillalla autamme mielellämme.
