Tapahtumatekniikka ja hybriditoteutukset voivat aiheuttaa harmaita hiuksia kokeneemmallekin tapahtumajärjestäjälle. Eventillan Kaikki tapahtumista(ni) -webinaarisarjassa markkinointipäällikkömme Vilma Autio ja Scene Artsin toimitusjohtaja Joonatan Niemi sukelsivat tapahtumatekniikan syvään päätyyn.
Tässä webinaarissa pureuduttiin siihen, milloin kannattaa valita hybriditoteutus, miten vältät yleisimmät väärinkäsitykset tekniikkakumppanin kanssa ja kuinka tilan valinta vaikuttaa tapahtuman tunnelmaan.
Katso webinaaritallenne:
Mikäli upotus ei näy, voit katsoa tallenteen myös suoraan YouTubesta.
1. Hybriditapahtuma on käytännössä kaksi tapahtumaa yhtä aikaa
Koronan jälkeen etäosallistumisen mahdollisuudesta on tullut lähes standardi. Hybriditapahtumilla säästetään kustannuksissa, kun esimerkiksi kansainvälisiä puhujia ei tarvitse lennättää paikalle, ja tavoitetaan ne tärkeät henkilöt, joilla ei ole mahdollisuutta matkustaa fyysisesti paikalle.
Joonatan Niemi muistuttaa kuitenkin yhdestä yleisestä harhaluulosta: hybriditapahtuma ei ole vain yksi tapahtuma, johon on lisätty kamera. Se on kahden tapahtuman järjestämistä yhtä aikaa. Molempien kohderyhmien – liveyleisön ja etäosallistujien – asiakasmatka ja kokemus on suunniteltava erikseen alusta loppuun. Digitaalinen tapahtuma-alusta, kuten Eventtee, voi palvella kätevästi molempia kohderyhmiä tarjoamalla interaktiivisia työkaluja ja mobiilisovelluksen.
2. Milloin on aika palkata tekniikan ammattilainen?
Tapahtumajärjestäjän on tärkeä arvostaa omaa työaikaansa. Vaikka tekniikan hoitaminen itse tuntuisi säästöltä, siihen kuluva aika saattaa yllättäen olla moninkertainen odotettuun nähden. Itse tekeminenkään ei ole ilmaista.
Harkitse ammattilaisen palkkaamista ainakin silloin, kun tapahtumaan osallistuu asiakkaita tai tärkeitä sidosryhmiä, joiden edessä halutaan antaa huoliteltu ja ammattimainen kuva. Vaikka firman sisäisissä tapahtumissa pieni säätö olisikin sallittua, asiakastilaisuuksissa sujuvuus on osa brändikokemusta.
3. Vältä väärinkäsitykset tekniikkakumppanin kanssa
Tarjouspyyntövaiheessa sattuu eniten väärinkäsityksiä, sillä tilaajan ja toimittajan oletukset saattavat poiketa toisistaan merkittävästi.
- Määrittele tarpeet tarkasti: ”Pelkkä striimi” on usein harmaa alue. Tilaajalle se voi tarkoittaa koko tilan äänentoistoa, esitysmateriaalien hallintaa ja etäpuhujien integrointia, kun taas tekniikkakumppanille se saattaa tarkoittaa vain yhtä kameraa ja äänen lähettämistä.
- Pyydä ideoita: Uskalla pyytää tarjouspyyntö vasta idean pohjalta. Ammattilaiset auttavat mielellään sparraamaan ja voivat ehdottaa ratkaisuja, joita et tullut edes ajatelleeksi.
- Hyödynnä visuaaleja: Jos sinulla on referenssikuvia toivotusta tunnelmasta tai valaistuksesta, jaa ne kumppanille. Myös tekniikkatoimittaja voi tehdä sinulle 3D-mallinnoksia tilan valaistuksesta päätöksenteon tueksi.
4. Tilan valinta ja tunnelman luominen
Ihmiset pitävät valosta. Hyvällä valaistuksella ja brändiväreillä voidaan luoda tilaan upea tunnelma. Tekniikan näkökulmasta ihanteellisessa tapahtumatilassa on otettu huomioon muutama perusasia:
- Huonekorkeus: Hieman normaalia huonekorkeutta korkeampi tila antaa pelivaraa valojen ja tekniikan ripustamiselle.
- Kiinteä nettiyhteys: Striimauksessa luotettava verkko, vähintään 100/100-nopeus, on elinehto.
- Logistiikka: Hissi on tekniikkatiimin paras ystävä. Kiviportaat ja raskaat laitteet ovat yhdistelmä, joka hidastaa rakentamista merkittävästi.
5. Turvallisuus on aina järjestäjän vastuulla
Vaikka ulkoistaisit tekniikan ja alihankkijat tekisivät työn, viimekätinen vastuu tapahtuman turvallisuudesta lepää aina järjestäjän harteilla. Kun ihmisten pään päälle ripustetaan tekniikkaa tai ulkotapahtumissa yhdistetään sähkö ja vesi, ammattilaisen käyttö ja säännösten noudattaminen on turvallisuussyistä ehdotonta.
Tekniikan parissa voi silti sattua inhimillisiä virheitä. Joonatan jakoi webinaarissa oman kauhuskenaarionsa alkuajoiltaan: hän onnistui vahingossa sammuttamaan kaikki teltan valot kesken tilaisuuden painamalla vieraasta valopöydästä väärää ”Clear”-nappia – ja sai tästä ansaitusti lempinimen Jorma Clear. Yllätyksiä sattuu, mutta ammattilaiset osaavat ratkoa ne paineenkin alla ja niistä selvitään.
Haluatko rakentaa tyylikkään ja toimivan hybriditapahtuman ilman harmaita hiuksia? Eventilla tarjoaa työkalut osallistujien hallintaan, ja Scene Artsin kaltaiset ammattilaiset pitävät huolen siitä, että tekniikka toimii moitteettomasti.
Kirjoittajasta
Kirjoittajasta
