Kuinka automatisoida tapahtumajärjestelyt? – 5 keinoa helppoon tapahtumanhallintaan

01.10.2020
Jaa

Oli kyse sitten pienistä illanistujaisista tai satojen henkilöiden yleisötapahtumasta, on yksi asia varmaa: tapahtuman järjestäminen vaatii työtä – ja on usein myös melko stressaavaa. Onneksi taakkaa voidaan helpottaa erilaisilla työkaluilla ja monet toiminnot myös automatisoida lähes kokonaan. Tässä artikkelissa jaamme parhaat vinkkimme helpompaan tapahtumanhallintaan.

Tapahtumanhallinnalla tarkoitetaan erilaisten tapahtumajärjestelyjen koordinoimista.

Perinteisesti tapahtumajärjestelyihin kuuluvat:

  • Tapahtuman markkinointi
  • Kutsujen lähettäminen
  • Ilmoittautumisten tai rekisteröitymisten kerääminen
  • Ilmoittautumisten ja maksujen hallinta
  • Tapahtumaviestintä
  • Palautteet tapahtumista

Parhaimmillaan tapahtumat toimivat erinomaisena osana markkinointistrategiaasi. Älä kuitenkaan anna niiden viedä liikaa tehokasta työaikaasi: oikeiden toimien automatisoiminen vähentää koko järjestäjätiimin kuormaa selkeästi ja kiireessä sattuvat unohdukset vähenevät.

Listasimme viisi keinoa, joilla helpotat tapahtumanhallintaasi. Kerromme myös kuinka Eventilla toimii apunasi niiden toteuttamisessa.

Kutsujen ja muistutusten automatisoiminen

Tapahtuman luonteesta riippuen kutsut on hyvä lähettää vähintään muutamaa viikkoa ennen tapahtumaa – joskus kuitenkin jopa kuukausia ennen H-hetkeä. Erityisesti näissä tapauksissa on kuitenkin tärkeää myös muistuttaa osallistujaa hänen vastaanottamastaan kutsusta ja tapahtuman lähestymisestä.

Eventillalla voit automatisoida kutsujen lähettämisen tietylle hetkelle ennen tapahtumaa. Lisäksi sinun kannattaa automatisoida muistutuskutsut kohdennettuna niille, jotka eivät vielä ensimmäisestä kutsusta ilmoittautuneet paikalle. Jo ilmoittautuneille kannattaa myös automatisoida muistutusviestintää esimerkiksi edellisenä päivänä tapahtumasta. Eventillassa voit helposti kohdentaa viestintää osallistujatiedon perusteella.

Ilmoittautumisten ja maksujen kerääminen verkossa

Tätä emme voi tarpeeksi painottaa: älä missään nimessä vaivaudu keräämään ilmoittautumisia sähköpostitse tai puhelimitse, esimerkiksi Excel-tiedostoon. Se on aivan turhaa työtä, ja virheiden mahdollisuus suuri. Luo sen sijaan ilmoittautumissivu, jonka rekisteröintilomakkeella osallistujat voivat ilmoittautua mukaan ja kertoa itsestään tarvitsemasi tiedot. Lomakkeen valintoja kannattaa hyödyntää luovasti: voit kysyä esimerkiksi erityisruokavalioista tai majoitustarpeista.

Myös ilmoittautumismaksujen tai laskutustietojen kerääminen ja eteenpäin lähettäminen kannattaa automatisoida. Eventilla tarjoaa tapahtumasivun, ilmoittautumislomakkeen, ilmoittautumismaksuprosessin ja tietysti selkeät raportit osallistujatiedoista. Raportit päivittyvät reaaliaikaisesti jaettavassa verkko-osoitteessa, mutta tarvittaessa voit myös tulostaa ne esimerkiksi Excel-muotoon.

Tässä näet esimerkin Eventillan omasta ilmoittautumislomakkeesta ja automatisoidusta viestinnästä päivää ennen webinaarikoulutusta.

Viestinnän automatisoiminen

Tapahtumaviestintä on tärkeä osa järjestelyjä. Tarvittava viestintä ja tiedottaminen vaihtelevat tapahtuman luonteen mukaan, mutta yleissääntönä voidaan pitää, että osallistujat haluavat kuulla sinusta sekä ennen, että jälkeen tapahtuman.

Automatisoi siis tapahtumaviestintää ennen ja jälkeen tapahtuman. Eventillan kautta voit viestiä osallistujille sähköpostitse sekä tekstiviestitse. Voit myös kohdistaa erilaista viestintää paikallaolotietojen perusteella, jotta esimerkiksi palautekysely lähetetään vain tapahtumaan mukaan päässeille henkilöille.

Esimerkkejä tapahtumaviestinnän automaatioista:

  • Ilmoittautumisvahvistus rekisteröitymisen jälkeen
  • Muistutusviesti viikko ennen tapahtumaa
  • Tekstiviesti ohjelmamuutoksista tapahtumapäivänä
  • Saapumisohjeet edellisenä päivänä
  • Kiitosviesti tapahtuman jälkeen
  • “Unohditko jotain” viesti paikalle unohdettujen tavaroiden noutamisesta

Tapahtumaraporttien jakaminen ja anonymisoiminen

Erityisesti useamman järjestäjän tapahtumissa osallistujatiedoille voi olla hyvinkin erilaisia tarpeita: catering ehkä tarvitsee tietoonsa osallistujamäärän sekä erikoisruokavaliot, majoittaja taas osallistujien huonetoiveet. Siksi suosittelemmekin luomaan ja automatisoimaan erilaisia raportteja. Eventillan raporttityökalu segmentoi tarvittavat tiedot yhteen raporttiin, joka voidaan tarvittaessa myös suojata salasanalla.

Automaattisesti luodun raportin lähettäminen sujuu helposti ja kaikki data on koostettuna yhteen, eikä sinun tarvitse kerätä tietoja useammasta excelistä tai eri henkilöiltä.

GDPR:n mukaisesti on myös tärkeää anonymisoida tarpeeton tieto oikeana ajankohtana. Raporttien anonymisoinnit tai tietojen poistamisen voit ajastaa Eventillassa. Taas yksi asia vähemmän muistettavana tapahtuman aikana!

Palautekyselyn automatisoiminen

Luo palautekysely jo etukäteen ja ajasta sen lähetys tapahtuman jälkeen. Näin palautetta tulee varmasti kerättyä ja tapahtuma on osallistujien mielessä tuoreena, kun pyydät heiltä kehitysehdotuksia. Eventillassa voit halutessasi myös määritellä palautekyselyn lähteväksi vain paikalla olleille osallistujille, jotta saat palautetta vain tapahtumassa olleilta.

+ Vinkki: Tapahtumien monistaminen

Loitko erinomaisen tapahtumasivun, viestinnän ja palautekyselyt? Älä turhaan toista prosessia kahdesti: Eventillalla voit kopioida tapahtuman kaikkine asetuksineen, vain eri ajankohdalle. Julkaise suoraan, ja olet valmis!

 

Tutustu myös muihin Eventillan automaatiomahdollisuuksiin:

Jäikö jokin mietityttämään? Ota yhteyttä myyntitiimiimme, niin mietitään yhdessä kuinka juuri teidän tapahtumanne työtaakkaa voidaan parhaiten automatisoida. 

Kysyttävää?

Ota yhteyttä, niin kerromme lisää.