Kurssin tai koulutuksen järjestäminen

Kurssin tai koulutuksen järjestäminen on palkitsevaa puuhaa, mutta se vaatii myös paljon työtä. Tässä postauksessa käymme läpi parhaat käytännöt kurssin tai koulutuksen järjestelyihin, alusta loppuun saakka.

Järjestätkö koulutuksen etänä? Näillä ohjeilla onnistut myös verkossa – tai hybridinä.

Tarvitset:

• Tapahtumanhallinnan järjestelmän, jolla onnistuu ilmoittautumisten hallinta sekä tapahtumaviestintä
• Webinaarijärjestelmän (vain jos koulutuksesi järjestetään verkossa)

Aloitetaan:

1. Markkinointi
2. Kutsut
3. Ilmoittautuminen
4. Esimateriaalien jakaminen
5. Ohjeistukset ja viestintä
6. Mahdollinen webinaariyhteys
7. Nimikyltit
8. Osallistujatodistukset
9. Tallenne
10. Palautekyselyt
11. Kiitosviestit ja uudelleenmarkkinointi
     

Markkinointi

Kurssin tai koulutuksen markkinointi tapahtuu tehokkaimmin verkossa. Luo kurssille tapahtumasivu, jolta osallistuja löytää tarvitsemansa tiedot ja ilmoittautuu mukaan tai ostaa pääsylipun.

Suosittelemme markkinoimaan koulutussivua…

• Omilla verkkosivuillasi (automaattisesti päivittyvän koulutuskalenterin voit rakentaa esimerkiksi Eventillan WordPress-pluginin avulla)
• Sosiaalisessa mediassa
• Uutiskirjeessä (tiesitkö, että Eventilla integroituu natiivisti LianaMailer- ja Liana Marketing Automation -järjestelmiin?)
• Henkilökohtaisilla kutsuilla (esimerkiksi Eventillan viestinnän kautta, kontaktit listalta tai suoraan CRM-järjestelmästäsi)
   

Kutsut

Markkinoinnin lisäksi kannattaa lähettää myös suoria henkilökohtaisia kutsuja tapahtumaan, mikäli sinulla on sopiva lista potentiaalisista osallistujista. Eventillan viestinnässä voit kohdentaa viestintää tietylle sähköpostilistallesi. Integraatiolla markkinoinnin automaatiojärjestelmään (esimerkiksi LianaMailer) voit myös poimia haluamasi tapahtumien osallistujat Eventillasta ja ajastaa viestintää heille.

Vinkki! Kun kysyt markkinointiluvan ilmoittautumislomakkeella, voit lähettää kutsuja edellisen koulutuksen osallistujille. Lähetä esimerkiksi peruskurssin osallistujalle kutsu edistyneiden kurssin ennakkoilmoittautumiseen.

Eventillan esimerkkikutsu koulutuswebinaariin

Ilmoittautuminen

Luo kurssille oma ilmoittautumislomake, jossa kysyt osallistujilta tarvittavat tiedot. Tarvitset ainakin heidän nimensä ja sähköpostiosoitteensa, mutta voit hyödyntää tätä mahdollisuutta myös luovemmin. Haluatko tietää osallistujien lähtötason kurssin aiheessa? Ehkä myös tiedustella tarvitsevatko he majoituspaikkaa kurssin aikana? Myös erityisruokavaliot ovat tärkeää tietoa live-koulutusten järjestäjille. 

Vinkki! Voit kysyä ilmoittautumislomakkeella osallistujien ennakkokysymyksiä koulutettavaan aiheeseen liittyen. Näistä kysymyksistä voit sitten Eventillassa luoda jaettavan raportin, jonka lähetät suoraan kouluttajalle. Näin kouluttaja saa selkeän listauksen ennakkoon lähetetyistä kysymyksistä ja osaa vastata niihin koulutuksen aikana. 
 

Esimateriaalien jakaminen

On usein hyvä käytäntö jakaa koulutuksen ennakkomateriaali tai jopa varsinainen koulutusmateriaali jo etukäteen. Tämä onnistuu helposti, kun osallistujien tiedot on tallennettu järjestelmään, josta saat myös lähetettyä viestintää. Eventillaa käyttäessäsi voit myös upottaa materiaalit (esim. PDF-tiedosto) suoraan tapahtumasivulle, jolloin ne ovat kaikkien nähtävillä.
 

Ohjeistukset ja viestintä

Koulutuksiin liittyy myös monenlaisia ohjeistuksia. Kulje osallistujan polku mielessäsi läpi aina tapahtumaan ilmoittautumisesta sen loppumiseen saakka. Mitä kaikkea osallistujan tulee tietää? Olivat ne sitten reittiohjeita, mukaan pakattavien tavaroiden listoja tai muita valmistautumisbriefejä, voit lähettää ohjeistukset suoraan Eventillasta. Tärkeää tapahtumaviestintää voi myös automatisoida, mikä lyhentää omaa muistilistaasi.

Akuutit ohjeistukset (kuten ohjelmamuutokset) kannattaa lähettää tekstiviesteinä, pidemmät versiot taas sähköpostitse.
 

Mahdollinen webinaariyhteys

Jos koulutus tapahtuu verkkoyhteydellä, tarvitset käyttöösi webinaariohjelmiston. Näitä ovat esimerkiksi Zoom, GoToWebinar sekä Microsoft Teams. Lue lisää webinaarien järjestämisestä ja sopivan webinaarijärjestelmän valitsemisesta aiemmista postauksistamme.

Jotta tapahtumaviestintä ja muut järjestelyt muodostaisivat yhtenäisen kokonaisuuden myös verkkotapahtumissa, kanattaa webinaarijärjestelmä integroida tapahtumanhallintaan. Ja tottahan toki tämä myös helpottaa omaa työtäsi tapahtumanjärjestäjänä. Eventillan integraatiot mahdollistavat brändin mukaisen viestinnän ja esimerkiksi osallistujien kirjautumisaikojen seuraamisen, jos tarvitset läsnäolotietoja esimerkiksi koulutuksen hyväksilukemiseen. 

Nimikylttien tulostaminen

Live-koulutuksissa opitaan paljon uutta, ja kaiken tämän omaksuttavan tiedon lisäksi osallistujan voi olla vaikeaa painaa mieleensä uusien tuttavuuksien nimet. Hämmennysten välttämiseksi voitkin tarjota osallistujille nimikyltit. Printtaa kyltteihin myös titteli, tiimin nimi tai muuta tarvitsevaasi tietoa, ja muista muotoilla ne brändisi näköisiksi. Nimikyltit voit myös tilata suoraan Eventillalta tapahtumanhallintasi yhteydessä.

Osallistujatodistukset 

Useimmista koulutuksista annetaan osallistujille jokin todistus tai sertifikaatti, joka kertoo heidän hyväksytystä suorituksestaan. Tämä voi olla

• Virallinen todistus, jota tarvitaan osoittamaan jokin pätevyys tai suoritus
• Todistus, joka kertoo kurssin sisällön ja agendan
• Tai vain mukava muisto käydystä kurssiviikonlopusta

Eventillalta voit tilata brändisi mukaisen todistuspohjan, jonka voit toimittaa eteenpäin osallistujillesi joko tulostettuna tai sähköisesti PDF-tiedostona.

Tallenne

Yksi verkkotapahtumien hyviä puolia on, että ne voidaan helposti taltioida. Osa webinaariohjelmistoista sallii myös automaattisen tallennuksen. Ja toki voit kuvata myös livetapahtuman tallenteeksi!

Toimita tallenne osallistujille sähköpostitse koulutuksen jälkeen. Voit myös pyytää heitä liittymään uutiskirjelistallesi tallenteen ladatakseen.

Vinkki! Luo tallenteen lataamiselle Eventillassa uusi lomake, jonka täyttämällä osallistuja saa vahvistusviestissä tallenteen itselleen. Näin voit myös pitää kirjaa ketkä olivat kiinnostuneita tallenteesta.

Palautekyselyt 

Emme voi tarpeeksi korostaa, kuinka tärkeää sinun on pyytää palautetta koulutuksestasi. Kuinka muuten tietäisit onnistumisista ja kehityskohteista? Muista hyödyntää palautetta seuraaviin tapahtumiin ja kirjata onnistumisista kertovat lainaukset ylös myös markkinointitarkoituksiin.

Eventillan palautekyselytyökalua voit käyttää myös erillisenä kyselynä aivan ilman tapahtumia.

Esimerkki Eventillan palautekyselystä webinaarin jälkeen 

Kiitosviestit ja uudelleenmarkkinointi

Hyödynnä osallistujien yhteystietoja markkinoimalla heille myös seuraavaa heille sopivaa koulutusta. Esimerkiksi perusteiden kurssilta kannattaa tietysti ohjata suoraan jatkokurssille.

Kurssin jälkeistä viestintää voidaan helposti automatisoida ja ajastaa. Myös Eventillan Liana®Cloud Marketing Automation -integraation avulla voit ajastaa erilaisia viestinnän automaatioita nykyisestä tai tulevasta koulutuksestasi.

Jäitkö miettimään jotakin koulutuksen järjestämisestä? Kysy meiltä, autamme mielellämme!