Tapahtumakokemuksen personointi tarkoittaa tapahtuman sisällön, viestinnän ja osallistujapolun mukauttamista osallistujan tarpeiden, kiinnostuksen kohteiden ja osallistumistavan mukaan. Kun osallistuja kokee, että tapahtuma on rakennettu juuri häntä varten, sitoutuminen vahvistuu ja tapahtuman vaikuttavuus kasvaa.
Tapahtumat ovat enemmän kuin ohjelmaa, puhujia ja aikatauluja. Ne ovat kokemuksia. Tämän päivän osallistujat odottavat tapahtumilta merkityksellisyyttä, sujuvuutta ja tunnetta siitä, että heidän tarpeensa on huomioitu. Siksi tapahtumakokemuksen personointi on yksi tärkeimmistä keinoista onnistuneen tapahtuman rakentamiseen.
Personointi ei tarkoita vain osallistujan nimen lisäämistä sähköpostiin. Se tarkoittaa oikeanlaista viestintää, relevanttia sisältöä, sopivia ohjelmasuosituksia ja osallistujan tilanteeseen sopivaa tapahtumapolkua ennen tapahtumaa, sen aikana ja tapahtuman jälkeen.
- Mitä tapahtumakokemuksen personointi tarkoittaa?
- Miksi personointi on tärkeää tapahtuman onnistumiselle?
- Miten tapahtumakokemusta voi personoida?
- Tapahtumaviestinnän personointi
- Esimerkkejä personoiduista tapahtumista
1. Mitä tapahtumakokemuksen personointi tarkoittaa?
Tapahtumakokemuksen personointi tarkoittaa tapahtuman räätälöimistä osallistujan mukaan joko yksilöllisesti tai osallistujaryhmittäin. Käytännössä tämä voi näkyä esimerkiksi ilmoittautumislomakkeen kysymyksissä, kohdennetussa tapahtumaviestinnässä, ohjelmasuosituksissa, verkostoitumismahdollisuuksissa tai tapahtuman jälkeisessä viestinnässä.
Hyvin toteutettu personointi alkaa jo ennen tapahtumaa. Kun osallistujalta kysytään ilmoittautumislomakkeella oikeita asioita, tapahtumanjärjestäjä saa arvokasta tietoa osallistujan tavoitteista, kiinnostuksen kohteista ja tarpeista. Tätä tietoa voidaan hyödyntää koko tapahtumapolun ajan.
2. Miksi personointi on tärkeää tapahtuman onnistumiselle?
Personoitu tapahtumakokemus auttaa osallistujaa tuntemaan, että tapahtuma on hänelle relevantti. Tämä parantaa osallistujakokemusta ja voi vaikuttaa suoraan siihen, ilmoittautuuko osallistuja seuraavaan tapahtumaan, suositteleeko hän tapahtumaa muille tai eteneekö hän asiakkaaksi.
- Syvempi yhteys: Kun osallistuja kokee tulevansa nähdyksi ja kohdatuksi, suhde tapahtumaan ja sen järjestäjään vahvistuu.
- Ikimuistoisempi kokemus: Relevantit sisällöt, kohtaamiset ja pienet henkilökohtaiset yksityiskohdat jäävät paremmin mieleen.
- Parempi tapahtuman tulos: Onnistunut osallistujakokemus voi lisätä sitoutumista, suosittelua, uudelleenosallistumista ja lisämyyntiä.
- Tehokkaampi viestintä: Kun viestit kohdennetaan oikein, osallistuja saa vain hänelle olennaista tietoa.
3. Miten tapahtumakokemusta voi personoida?
Kerää oikeat osallistujatiedot
Personointi onnistuu vain, jos osallistujista tiedetään muutakin kuin nimi ja sähköpostiosoite. Ilmoittautumislomakkeella kannattaa kysyä tietoja, jotka auttavat rakentamaan osallistujalle paremman kokemuksen.
- Mihin ohjelmaosuuksiin osallistuja on kiinnostunut osallistumaan?
- Osallistuuko hän paikan päällä vai etänä?
- Onko hän ensikertalainen vai aiemmin osallistunut?
- Mistä aiheista hän haluaa kuulla lisää?
- Toivooko hän verkostoitumismahdollisuuksia tietyn alan ammattilaisten kanssa?
Segmentoi osallistujat
Kaikkia osallistujia ei tarvitse kohdella samalla tavalla. Segmentoinnin avulla voit jakaa osallistujat esimerkiksi kiinnostuksen kohteiden, osallistumistavan, asiakkuuden vaiheen tai tapahtuman tavoitteen mukaan. Näin sama tapahtuma voi tuntua eri osallistujille henkilökohtaisemmalta.
Esimerkiksi etäosallistujalle kannattaa lähettää selkeät osallistumislinkit ja tekniset ohjeet, kun taas paikan päälle tuleva tarvitsee saapumisohjeet, pysäköintitiedot ja mahdolliset verkostoitumisvinkit. Molemmat saavat parempaa palvelua, kun viesti on kohdennettu oikein.
Hyödynnä tapahtumateknologiaa
Tapahtumanhallintajärjestelmä helpottaa personointia, koska osallistujatietojen kerääminen, käsittely ja hyödyntäminen onnistuu ilman manuaalista työtä. Eventillan avulla voit esimerkiksi rakentaa ilmoittautumislomakkeita, kerätä osallistujatietoja, hallita osallistujalistoja ja lähettää kohdennettua tapahtumaviestintää.
Muista kuitenkin, että personointi ei saa tapahtua tietoturvan kustannuksella. Tapahtuman yhteydessä kerätyt henkilötiedot tulee käsitellä huolellisesti ja säilyttää turvallisesti.
4. Tapahtumaviestinnän personointi
Tapahtumaviestinnän personointi on yksi helpoimmista tavoista parantaa osallistujakokemusta. Kun osallistuja saa oikeaa tietoa oikeaan aikaan, tapahtumaan osallistuminen tuntuu sujuvalta jo ennen varsinaista tapahtumapäivää.
- Hyödynnä muuttujia: Käytä viestinnässä osallistujan nimeä ja muita ilmoittautumisen yhteydessä kerättyjä tietoja.
- Kohdenna viestit: Älä lähetä saapumisohjeita etäosallistujille tai webinaarilinkkiä heille, jotka osallistuvat vain paikan päällä.
- Muokkaa viestinnän tyyliä: Asiantuntijatapahtuma voi vaatia erilaista sävyä kuin rento asiakastilaisuus tai sisäinen henkilöstötapahtuma.
- Jatka personointia tapahtuman jälkeen: Lähetä materiaalit, palautekyselyt ja jatkosisällöt sen perusteella, mihin osallistuja osallistui tai mistä hän oli kiinnostunut.
5. Esimerkkejä personoiduista tapahtumista
Konferenssi: Osallistujat valitsevat ilmoittautumisen yhteydessä kiinnostavat teemat ja saavat niiden perusteella ohjelmasuosituksia sekä henkilökohtaisen aikataulun.
Seminaari: Osallistujat jaetaan kiinnostuksen kohteiden mukaan pienempiin ryhmiin, jolloin verkostoituminen ja keskustelut ovat relevantimpia.
Yritystapahtuma: Asiakkaille tarjotaan heidän tarpeisiinsa sopivia tuote-esittelyjä, tapaamisia tai sisältöjä asiakkuuden vaiheen perusteella.
Webinaari: Osallistujille lähetetään tapahtuman jälkeen tallenne, materiaalit ja jatkovinkit sen perusteella, mihin aiheisiin he ilmoittautuivat tai mitä kysymyksiä he esittivät.
Muista: personointi on ennen kaikkea parempaa osallistujan huomioimista
Tapahtumakokemuksen personointi ei ole vain teknologiaa, automaatioita tai dataa. Se on ennen kaikkea osallistujan tarpeiden ymmärtämistä ja niiden huomioimista tapahtuman jokaisessa vaiheessa.
Kun tunnet osallistujasi, voit rakentaa tapahtumia, jotka tuntuvat merkityksellisiltä, sujuvilta ja muistettavilta. Eventilla auttaa keräämään ja hyödyntämään osallistujatietoja niin, että tapahtuman järjestäminen on helpompaa ja osallistujakokemus parempi.
Tehdäänkö seuraavasta tapahtumastasi personoitu?
Usein kysytyt kysymykset tapahtumakokemuksen personoinnista
- Mitä tapahtumakokemuksen personointi tarkoittaa? Se tarkoittaa tapahtuman sisällön, viestinnän ja osallistujapolun mukauttamista osallistujan tarpeiden, kiinnostuksen kohteiden ja osallistumistavan mukaan.
- Miten tapahtumaviestintää voi personoida? Viestintää voi personoida esimerkiksi osallistujan nimen, osallistumistavan, valittujen ohjelmaosuuksien tai kiinnostuksen kohteiden perusteella.
- Mitä tietoja ilmoittautumislomakkeella kannattaa kysyä? Nimen ja yhteystietojen lisäksi kannattaa kysyä esimerkiksi osallistumistapaa, kiinnostuksen kohteita, ohjelmavalintoja, erityistarpeita ja verkostoitumistoiveita.
- Miten tapahtumanhallintajärjestelmä auttaa personoinnissa? Tapahtumanhallintajärjestelmä auttaa keräämään osallistujatietoja, segmentoimaan osallistujia ja lähettämään kohdennettua tapahtumaviestintää ilman manuaalista työtä.
Kirjoittajasta
Kirjoittajasta
